W budowlance poczta e-mail to coś więcej niż korespondencja — to dowód. Umowa, ustalenie z kierownikiem, reklamacja dostawcy, termin płatności. Wszystko, co później trzeba znaleźć przy rozliczeniu projektu. Jeśli te maile zostaną w prywatnej skrzynce pracownika, firma ich nie ma.
Contractors.es rozwiązuje to w dwóch krokach.
1. Dedykowany adres e-mail do archiwizacji
Każdy użytkownik systemu otrzymuje unikalny adres w domenie @contractors.es, który może podać klientom, dostawcom i współpracownikom. Każdy mail wysłany na ten adres jest automatycznie archiwizowany w systemie i trafia do skrzynki odbiorczej danego pracownika — gotowy do późniejszego przypisania do projektu, faktury, oferty lub dowolnego rekordu.
W praktyce wygląda to tak: klient pisze na archive+twojafirma+jan+xyz@contractors.es → mail ląduje w Twojej skrzynce w Contractors.es → jednym kliknięciem dołączasz go do projektu, którego dotyczy. Nawet jeśli pracownik odejdzie z firmy, korespondencja zostaje w systemie.
To rozwiązanie dla wszystkich, którzy do tej pory archiwizowali maile ręcznie, przesyłali je z prywatnych skrzynek albo — co gorsza — nie archiwizowali ich wcale.
2. Logowanie do Microsoft 365 jednym kliknięciem
Jeśli korzystasz z Microsoft 365 (Outlook, Office 365, konta firmowe i prywatne live.com / outlook.com), możesz teraz połączyć swoje konto pocztowe z Contractors.es bez haseł aplikacji i bez ręcznej konfiguracji serwera.
Wystarczy wybrać dostawcę, kliknąć Połącz i potwierdzić autoryzację w oknie Microsoft. System pobiera token OAuth i od tej pory:
- maile z Twojej skrzynki są pobierane automatycznie,
- nowe wiadomości mogą być archiwizowane w tle,
- hasło do skrzynki nie jest przechowywane w Contractors.es — autoryzacja działa w oparciu o token, który możesz w każdej chwili cofnąć z poziomu konta Microsoft.
3. Konta Gmail — przez hasło aplikacji
Dla kont Google / Gmail udostępniamy sprawdzoną ścieżkę logowania hasłem aplikacji Google. W systemie znajdziesz szczegółową instrukcję krok po kroku, która prowadzi przez:
- włączenie weryfikacji dwuetapowej na koncie Google,
- wygenerowanie jednorazowego hasła aplikacji w ustawieniach konta,
- wklejenie go w polu hasła w Contractors.es.
To rozwiązanie rekomendowane przez samo Google dla programów zewnętrznych. Hasło możesz w każdej chwili usunąć w ustawieniach Google — nie musisz go nigdzie zapisywać.
Co to zmienia w praktyce
- Właściciel firmy ma pewność, że korespondencja projektowa nie zginie z prywatnej skrzynki pracownika.
- Kierownik biura podłącza konto Microsoft jednym kliknięciem — bez proszenia IT o konfigurację serwera.
- Pracownik nie musi pamiętać dodatkowych haseł dla Microsoftu, a dla Google przechodzi prostą, jednorazową konfigurację.
Obie funkcje są już dostępne w sekcji E-mail → Konta w panelu Contractors.es.