Indirizzo e-mail per archiviare le mail dei dipendenti e accesso a Microsoft 365

In edilizia la posta elettronica è qualcosa di più della corrispondenza: è una prova. Contratto, accordo con il responsabile, reclamo al fornitore, scadenza di pagamento. Tutto ciò che poi bisogna ritrovare quando si chiude il bilancio di un progetto. Se queste email restano nella casella privata di un dipendente, per l’azienda non esistono.

Contractors.es risolve il problema in due passaggi.

1. Indirizzo e-mail dedicato per l’archiviazione

Ogni utente del sistema riceve un indirizzo univoco nel dominio @contractors.es, che può comunicare a clienti, fornitori e collaboratori. Ogni email inviata a questo indirizzo viene archiviata automaticamente nel sistema e finisce nella casella di posta del dipendente, pronta da abbinare in seguito a un progetto, a una fattura, a un’offerta o a un record qualsiasi.

In pratica funziona così: il cliente scrive a archive+tuazienda+gen+xyz@contractors.es -> l’email arriva nella tua casella in Contractors.es -> con un clic la alleghi al progetto a cui si riferisce. Anche se il dipendente lascia l’azienda, la corrispondenza resta nel sistema.

Questa è la soluzione per tutti quelli che finora archiviavano le email a mano, le inoltravano da caselle private o, peggio, non le archiviavano affatto. Come devono circolare documenti e corrispondenza in un’azienda lo descriviamo nell’articolo sul flusso dei documenti in azienda.

2. Accesso a Microsoft 365 con un clic

Se usi Microsoft 365 (Outlook, Office 365, account aziendali e privati live.com / outlook.com), ora puoi collegare la tua casella di posta a Contractors.es senza password per l’app e senza configurare manualmente il server.

Basta scegliere il provider, fare clic su Collega e confermare l’autorizzazione nella finestra di Microsoft. Il sistema recupera il token OAuth e da questo momento:

• le email dalla tua casella vengono scaricate automaticamente,
• i nuovi messaggi possono essere archiviati in background,
• la password della casella non viene memorizzata in Contractors.es: l’autorizzazione funziona tramite token, che puoi revocare in qualsiasi momento dal tuo account Microsoft.

3. Account Gmail: tramite password per l’app

Per gli account Google / Gmail offriamo il collaudato percorso di accesso tramite password per l’app di Google. Nel sistema trovi una guida dettagliata passo dopo passo, che passa da:

• l’attivazione della verifica in due passaggi sull’account Google,
• la generazione di una password per l’app monouso nelle impostazioni dell’account,
• l’incolla nel campo password in Contractors.es.

È la soluzione raccomandata da Google stesso per i programmi esterni. La password puoi revocarla in qualsiasi momento nelle impostazioni di Google: non devi conservarla da nessuna parte.

Che cosa cambia in pratica

• Il titolare dell’azienda ha la certezza che la corrispondenza di progetto non si perda nella casella privata di un dipendente.
• Il responsabile dell’ufficio collega l’account Microsoft con un clic, senza chiedere all’IT di configurare il server.
• Il dipendente non deve ricordare password aggiuntive per Microsoft, mentre per Google deve fare una semplice configurazione monouso.

Entrambe le funzioni sono già disponibili nella sezione E-mail -> Account del pannello di Contractors.es.

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