У будівництві електронна пошта - це дещо більше, ніж листування - це доказ. Угода, домовленість з керівником, рекламація постачальника, термін платежу. Все, що потім треба знайти при розрахунку проєкту. Якщо ці листи залишаться в приватній скринці працівника, компанія їх не має.
Contractors.es вирішує це у два кроки.
1. Виділена e-mail адреса для архівації
Кожен користувач системи отримує унікальну адресу в домені @contractors.es, яку може вказувати клієнтам, постачальникам і партнерам. Кожен лист, надісланий на цю адресу, автоматично архівується в системі та потрапляє до вхідної скриньки відповідного працівника - готовий для подальшого призначення до проєкту, рахунку, пропозиції чи будь-якого запису.
На практиці це виглядає так: клієнт пише на archive+twojafirma+jan+xyz@contractors.es → лист потрапляє у вашу скриньку в Contractors.es → одним кліком ви прикріплюєте його до проєкту, якого він стосується. Навіть якщо працівник піде з компанії, листування залишається в системі.
Це рішення для всіх, хто дотепер архівував листи вручну, пересилав їх з приватних скриньок або - що гірше - взагалі не архівував.
2. Вхід до Microsoft 365 одним кліком
Якщо ви використовуєте Microsoft 365 (Outlook, Office 365, корпоративні та приватні акаунти live.com / outlook.com), ви можете тепер під’єднати свою поштову скриньку до Contractors.es без паролів додатка та без ручного налаштування сервера.
Достатньо вибрати постачальника, натиснути Під’єднати та підтвердити авторизацію у вікні Microsoft. Система отримує токен OAuth і відтепер:
- листи з вашої скриньки завантажуються автоматично,
- нові повідомлення можуть архівуватися у фоні,
- пароль до скриньки не зберігається в Contractors.es - авторизація працює на основі токена, який ви можете будь-коли відкликати з рівня свого акаунта Microsoft.
3. Акаунти Gmail - через пароль додатка
Для акаунтів Google / Gmail ми надаємо перевірений шлях входу паролем додатка Google. У системі ви знайдете детальну інструкцію крок за кроком, що веде через:
- увімкнення двоетапної перевірки на акаунті Google,
- генерація одноразового пароля додатка в налаштуваннях акаунта,
- вставлення його в полі пароля в Contractors.es.
Це рішення рекомендоване самим Google для зовнішніх програм. Пароль ви можете будь-коли видалити в налаштуваннях Google - не мусите його ніде зберігати.
Що це змінює на практиці
- Власник компанії має впевненість, що проєктне листування не зникне з приватної скриньки працівника.
- Керівник офісу під’єднує акаунт Microsoft одним кліком - без прохання ІТ-відділу налаштувати сервер.
- Працівник не мусить пам’ятати додаткових паролів для Microsoft, а для Google проходить просте, одноразове налаштування.
Обидві функції вже доступні в розділі E-mail → Акаунти в панелі Contractors.es.
