Обіг документів у компанії

Що таке обіг документів у компанії? Візьмемо приклад кошторису та купівлі будь-якого продукту:

• особа, відповідальна за закупівлі, шукає продукти відповідно до початкових вимог
• збираємо кошториси, пропозиції або просто ціни цих продуктів
• у цей момент особа з технічними знаннями повинна перевірити, чи продукти з зібраних пропозицій справді відповідають вимогам
• іноді шеф або хтось інший мусить остаточно затвердити купівлю
• подається замовлення, яке має бути оплачене бухгалтерією або шефом на основі рахунку-фактури pro-forma або остаточного

У цю процедуру залучено кілька осіб. Якщо ця процедура виконується без участі інформаційної системи, це може призвести до помилок і затримок. Тому в Contractors - Enterprise System ми впровадили систему акцепту документів, кроки якої довільно налаштовуються. Можна ввести багато категорій (напр., купівля обладнання, укладання угод) з різними кроками. Крім того, можна прикріплювати документи до конкретних записів у системі, тобто напр., рахунок-фактуру за купівлю матеріалів можна прикріпити до цієї купівлі, щоб підтримувати порядок і легко знаходити потрібний документ.