Dokumentenfluss im Unternehmen

Was ist der Dokumentenfluss in einem Unternehmen? Nehmen wir als Beispiel die Angebotserstellung und den Kauf eines beliebigen Produkts:

• die für den Einkauf zuständige Person sucht die Produkte heraus, die den ersten Anforderungen entsprechen,
• wir sammeln Angebote, Offerten oder schlicht Preise für diese Produkte,
• an dieser Stelle sollte die Person mit technischem Fachwissen prüfen, ob die Produkte aus den gesammelten Angeboten tatsächlich die Anforderungen erfüllen,
• manchmal muss der Chef oder jemand anderes den endgültigen Einkauf freigeben,
• der Auftrag wird gestellt, der von der Buchhaltung oder dem Chef auf Basis einer Pro-forma- oder Abschlussrechnung bezahlt werden muss,

An diesem Ablauf sind mehrere Personen beteiligt. Wird er ohne Unterstützung durch ein IT-System ausgeführt, kann es zu Fehlern und Verzögerungen kommen. Deshalb haben wir in Contractors - Enterprise System ein Dokumentenfreigabesystem eingeführt, dessen Schritte beliebig konfigurierbar sind. Es können mehrere Kategorien (z. B. Gerätebeschaffung, Vertragsabschluss) mit unterschiedlichen Schritten hinterlegt werden. Zusätzlich lassen sich Dokumente konkreten Datensätzen im System zuordnen: So kann etwa eine Rechnung für den Materialkauf dem jeweiligen Einkauf zugeordnet werden, um die Übersicht zu wahren und gewünschte Dokumente leicht wiederzufinden.

Sehen Sie, wie Dokumente und die übrigen Unternehmensdaten an einem Ort zusammenlaufen.