El flujo de documentos en la empresa

¿Qué es el flujo de documentos en una empresa? Tomemos como ejemplo la cotización y la compra de cualquier producto:

• la persona responsable de compras busca los productos que cumplen los requisitos preliminares
• recopilamos cotizaciones, ofertas o simplemente los precios de esos productos
• en ese momento, la persona con los conocimientos técnicos debería verificar que los productos de las ofertas recopiladas cumplen realmente con los requisitos
• en ocasiones, el jefe u otra persona debe aprobar la compra definitivamente
• se tramita el pedido, que debe ser abonado por el departamento financiero o por el jefe a partir de una factura proforma o definitiva

En el procedimiento indicado intervienen varias personas. Si este procedimiento se realiza sin la intervención de un sistema informático, pueden producirse errores y retrasos. Por eso, en Contractors - Enterprise System hemos implantado un sistema de aprobación de documentos cuyos pasos son libremente configurables. Se pueden introducir muchas categorías (por ejemplo, compra de equipos, celebración de contratos) con distintos pasos. Además, se pueden vincular documentos a registros concretos del sistema, es decir, la factura de la compra de materiales se puede vincular a esa misma compra, para mantener el orden y encontrar con facilidad el documento que nos interesa.