Circuit des documents en entreprise

Qu’est-ce que le circuit des documents en entreprise ? Prenons l’exemple du devis et de l’achat de n’importe quel produit :

• la personne responsable des achats recherche des produits conformes aux exigences initiales
• nous collectons les devis, les propositions ou simplement les prix de ces produits
• à ce stade, la personne disposant des compétences techniques doit vérifier que les produits issus des offres collectées répondent effectivement aux exigences
• parfois, le directeur ou une autre personne doit approuver définitivement l’achat
• la commande est passée et doit être réglée par la comptabilité ou le directeur sur la base d’une facture pro forma ou définitive

Plusieurs personnes participent à cette procédure. Si elle est exécutée sans le recours à un système informatique, des erreurs et des retards peuvent survenir. C’est pourquoi, dans Contractors - Enterprise System, nous avons mis en place un système d’approbation des documents dont les étapes sont librement configurables. Il est possible de créer de nombreuses catégories (par exemple, achat de matériel, conclusion de contrats) avec des étapes différentes. De plus, il est possible d’associer des documents à des enregistrements spécifiques dans le système. Par exemple, une facture d’achat de matériaux peut être rattachée à cet achat, afin de maintenir l’ordre et de retrouver facilement le document recherché.

Découvrez comment les documents et les autres données de l’entreprise sont réunis au même endroit.