Il flusso dei documenti in azienda

Che cos’è il flusso dei documenti in azienda? Prendiamo l’esempio della valutazione e dell’acquisto di un qualsiasi prodotto:

• la persona responsabile degli acquisti cerca i prodotti che corrispondono ai requisiti iniziali
• raccogliamo valutazioni, offerte o semplicemente i prezzi di quei prodotti
• a questo punto chi ha le competenze tecniche dovrebbe verificare che i prodotti delle offerte raccolte soddisfino davvero i requisiti
• a volte il titolare o qualcun altro deve approvare definitivamente l’acquisto
• si inoltra l’ordine, che deve essere pagato dall’amministrazione o dal titolare sulla base di una fattura pro-forma o definitiva

Nella procedura sopra descritta sono coinvolte diverse persone. Se la procedura viene svolta senza l’ausilio di un sistema informatico, possono verificarsi errori e ritardi. Per questo in Contractors - Enterprise System abbiamo introdotto un sistema di approvazione dei documenti i cui passaggi sono configurabili in modo completamente libero. Si possono introdurre molte categorie (per esempio l’acquisto di attrezzature, la stipula dei contratti) con passaggi diversi. Inoltre si possono allegare documenti a record specifici nel sistema, cioè ad esempio la fattura per l’acquisto di materiali può essere collegata a quell’acquisto, così da mantenere l’ordine e ritrovare facilmente il documento che ci interessa.

Scopri come i documenti e gli altri dati aziendali si raccolgono in un unico posto.