Wiederkehrende Aktionen für Mitarbeiter: Schulungen und Zertifikate im Griff

Neue Registerkarte: Wiederkehrende Aktionen in der Personalakte

In der Mitarbeiteransicht erscheint die Registerkarte Wiederkehrende Aktionen. Dort können Sie für die betreffende Person alles definieren, was in festen Abständen wiederkehrt: eine Schulung zur Arbeitssicherheit, eine Unterweisung am Arbeitsplatz, die Erneuerung eines Zertifikats, eine turnusmäßige ärztliche Untersuchung oder andere Tätigkeiten, die Vorschriften oder den internen Verfahren des Unternehmens verlangen.

Für jede Aktion legen Sie fest:

• Typ - Schulung, Zertifikat, ärztliche Untersuchung oder eine eigene Kategorie.
• Intervall in Tagen - nach wie vielen Tagen die Aktion wiederholt werden soll (zum Beispiel 365 für eine jährliche Schulung).
• Vorlaufzeit - wie viele Tage vor der Frist das System zu erinnern beginnt.
• Beschreibung - zusätzliche Angaben, etwa der Kursname oder die Nummer der Berechtigung.

Fristen sofort im Blick

Bei jeder Aktion sieht man das Datum der letzten Durchführung und die nächste Frist. Die Statusspalte zeigt, ob die Aktion noch gültig ist, ob die Erneuerung fällig wird oder ob die Frist bereits abgelaufen ist. Die Historie der Durchführungen (mit Datumsangaben und Notizen) ist direkt unter dem Datensatz erreichbar, sodass man weder Ordner durchsuchen noch separate Listen abhaken muss.

Eine Aktion lässt sich jederzeit als erledigt markieren - das System berechnet die nächste Frist anhand des Intervalls selbst.

Dashboard: Wer eine Erneuerung braucht

Auf dem Dashboard sind vier neue Widgets hinzugekommen:

• Mitarbeiter mit ausstehender Schulung
• Mitarbeiter mit ausstehender Zertifikatserneuerung
• Mitarbeiter mit ausstehender ärztlicher Untersuchung
• Mitarbeiter mit einer anderen ausstehenden Aktion

Jedes Widget zeigt eine Liste der Personen, deren Frist näher rückt oder bereits abgelaufen ist - mit einem direkten Link zu ihrer Akte. Das letzte, übergreifende Widget führt alle Kategorien in einer einzigen Liste zusammen, falls Sie lieber alles auf einmal sehen.

Agenda: Kennzeichnungen für wiederkehrende Termine und Nachfassaktionen

In der Agenda (dem CRM-Aufgabenkalender) erhalten Termine, die Teil einer wiederholten Serie sind, jetzt einen klaren Wiederholungskennzeichner. Aufgaben vom Typ Nachfassen haben einen eigenen Kennzeichner, sodass auf einen Blick sichtbar ist, welches Gespräch fortzuführen ist und welches nur einmal stattfindet.

Was sich geändert hat

Die Registerkarte Wiederkehrende Aktionen erscheint nur in Personenakten, die als Mitarbeiter oder Poliere von Nachunternehmern markiert sind - genau dort, wo Berechtigungen und Fristen tatsächlich überwacht werden müssen. In Kunden- und Partnerakten gibt es sie nicht, damit die Ansicht nicht überladen wird.

So genügt ein Blick auf das Dashboard, um zu wissen, wem eine Schulung oder Untersuchung ausgeht - ohne Ordner, E-Mails und Notizbücher durchzugehen.

Mehr dazu unter den Systemfunktionen für Mitarbeiter.