En construcción, el correo electrónico es algo más que correspondencia: es una prueba. El contrato, el acuerdo con el jefe de obra, la reclamación al proveedor, el plazo de pago. Todo lo que más adelante habrá que localizar al liquidar el proyecto. Si esos correos se quedan en el buzón privado de un empleado, la empresa no los tiene.
Contractors.es lo resuelve en dos pasos.
1. Una dirección de correo propia para archivar
Cada usuario del sistema recibe una dirección única en el dominio @contractors.es, que puede facilitar a clientes, proveedores y colaboradores. Cada correo enviado a esa dirección se archiva automáticamente en el sistema y llega al buzón del empleado correspondiente, listo para asignarse más adelante a un proyecto, una factura, una oferta o cualquier registro.
En la práctica funciona así: el cliente escribe a archive+empresa+enero+xyz@contractors.es → el correo aterriza en su buzón de Contractors.es → con un solo clic lo adjunta al proyecto al que corresponde. Aunque el empleado se vaya de la empresa, la correspondencia se queda en el sistema.
Es la solución para todos los que hasta ahora archivaban los correos a mano, los reenviaban desde cuentas privadas o, peor aún, no los archivaban en absoluto.
2. Acceso a Microsoft 365 con un solo clic
Si utiliza Microsoft 365 (Outlook, Office 365, cuentas corporativas y cuentas privadas de live.com / outlook.com), ahora puede conectar su cuenta de correo con Contractors.es sin contraseñas de aplicación y sin configurar el servidor manualmente.
Basta con elegir el proveedor, pulsar Conectar y confirmar la autorización en la ventana de Microsoft. El sistema obtiene el token OAuth y a partir de ese momento:
- los correos de su buzón se descargan automáticamente,
- los mensajes nuevos pueden archivarse en segundo plano,
- la contraseña del buzón no se almacena en Contractors.es, ya que la autorización funciona mediante un token que puede revocar en cualquier momento desde su cuenta de Microsoft.
3. Cuentas de Gmail, mediante contraseña de aplicación
Para las cuentas de Google / Gmail ofrecemos una vía de acceso probada con contraseña de aplicación de Google. En el sistema encontrará una instrucción detallada paso a paso que le guiará por:
- la activación de la verificación en dos pasos en la cuenta de Google,
- la generación de una contraseña de aplicación de un solo uso en los ajustes de la cuenta,
- y su pegado en el campo de contraseña de Contractors.es.
Es la solución que recomienda el propio Google para programas externos. La contraseña se puede eliminar en cualquier momento desde los ajustes de Google, así que no hace falta guardarla en ninguna parte.
Qué cambia esto en la práctica
- El propietario de la empresa tiene la certeza de que la correspondencia del proyecto no se pierde en el buzón privado de un empleado.
- El jefe de oficina conecta su cuenta de Microsoft con un solo clic, sin pedirle a informática que configure el servidor.
- El empleado no tiene que recordar contraseñas adicionales de Microsoft y, para Google, solo debe hacer una configuración sencilla y de un solo uso.
Las dos funciones ya están disponibles en la sección Correo electrónico -> Cuentas del panel de Contractors.es.
