Eigene Archivadresse pro Mitarbeiter und Login bei Microsoft 365 mit einem Klick

Im Bauwesen ist E-Mail mehr als Korrespondenz - es ist ein Beweis. Der Vertrag, die Absprache mit dem Vorgesetzten, die Reklamation beim Lieferanten, das Zahlungsziel. Alles, was später bei der Projektabrechnung wiedergefunden werden muss. Bleiben diese Mails in der privaten Mailbox eines Mitarbeiters, hat das Unternehmen sie nicht.

Contractors.es löst das in zwei Schritten.

1. Eigene E-Mail-Adresse zur Archivierung

Jeder Nutzer des Systems erhält eine eindeutige Adresse in der Domäne @contractors.es, die er Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern nennen kann. Jede Mail an diese Adresse wird automatisch im System archiviert und landet im Postfach des jeweiligen Mitarbeiters - bereit, um später einem Projekt, einer Rechnung, einem Angebot oder einem beliebigen Datensatz zugeordnet zu werden.

In der Praxis sieht das so aus: Der Kunde schreibt an archive+deinefirma+jan+xyz@contractors.es → die Mail landet in Ihrem Postfach in Contractors.es → mit einem Klick ordnen Sie sie dem betreffenden Projekt zu. Auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bleibt die Korrespondenz im System.

Das ist die Lösung für alle, die Mails bisher manuell archiviert, aus privaten Postfächern weitergeleitet oder - schlimmer noch - gar nicht archiviert haben. Wie Dokumente und Korrespondenz in einem Unternehmen zirkulieren sollten, beschreiben wir im Artikel Dokumentenfluss im Unternehmen.

2. Anmeldung bei Microsoft 365 mit einem Klick

Wenn Sie Microsoft 365 nutzen (Outlook, Office 365, geschäftliche und private Konten bei live.com und outlook.com), können Sie Ihr Postfachkonto jetzt mit Contractors.es verbinden - ohne App-Passwörter und ohne manuelle Serverkonfiguration.

Wählen Sie einfach den Anbieter, klicken Sie auf Verbinden und bestätigen Sie die Autorisierung im Fenster von Microsoft. Das System holt einen OAuth-Token und übernimmt ab sofort:

• Mails aus Ihrem Postfach werden automatisch abgerufen,
• neue Nachrichten lassen sich im Hintergrund archivieren,
• das Passwort Ihres Postfachs wird nicht in Contractors.es gespeichert - die Autorisierung läuft über einen Token, den Sie jederzeit über Ihr Konto bei Microsoft widerrufen können.

3. Konten bei Gmail - über das App-Passwort

Für Konten bei Google und Gmail bieten wir den bewährten Anmeldeweg über das App-Passwort von Google. Im System finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, die durch folgende Schritte führt:

• die Aktivierung der Bestätigung in zwei Schritten im Google-Konto,
• die Erstellung eines einmaligen App-Passworts in den Kontoeinstellungen,
• das Einfügen in das Passwortfeld in Contractors.es.

Diese Lösung empfiehlt Google selbst für Programme von Drittanbietern. Sie können das Passwort jederzeit in den Google-Einstellungen löschen - Sie müssen es nirgends notieren.

Was das in der Praxis ändert

• Der Inhaber des Unternehmens weiß, dass die Projektkorrespondenz nicht in der privaten Mailbox eines Mitarbeiters verloren geht.
• Der Büroleiter verbindet das Konto bei Microsoft mit einem Klick - ohne die IT um eine Serverkonfiguration zu bitten.
• Der Mitarbeiter muss sich keine zusätzlichen Passwörter für Microsoft merken und nimmt für Google eine einfache einmalige Einrichtung vor.

Beide Funktionen sind bereits im Bereich E-Mail → Konten im Contractors.es-Panel verfügbar.

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