Adresse e-mail dédiée à l’archivage des messages pour chaque employé et connexion à Microsoft 365 en un clic

Dans le secteur du bâtiment, le courrier électronique ne sert pas seulement à communiquer - c’est une preuve. Un contrat, une décision convenue avec le responsable, une réclamation auprès d’un fournisseur, une échéance de paiement. Tout ce qu’il faudra retrouver plus tard lors du décompte du projet. Si ces e-mails restent dans la boîte privée d’un employé, l’entreprise n’en dispose pas.

Contractors.es résout ce problème en deux étapes.

1. Adresse e-mail dédiée à l’archivage

Chaque utilisateur du système reçoit une adresse unique dans le domaine @contractors.es, qu’il peut communiquer aux clients, fournisseurs et partenaires. Chaque e-mail envoyé à cette adresse est automatiquement archivé dans le système et arrive dans la boîte de réception de l’employé concerné - prêt à être affecté ultérieurement à un projet, une facture, un devis ou tout autre enregistrement.

Dans la pratique, le processus est le suivant : un client écrit à archive+twojafirma+jan+xyz@contractors.es → l’e-mail arrive dans votre boîte sur Contractors.es → vous le rattachez en un clic au projet concerné. Même si un employé quitte l’entreprise, la correspondance reste dans le système.

Cette solution convient à tous ceux qui jusqu’ici archivaient manuellement leurs e-mails, les transféraient depuis des boîtes privées ou - ce qui est pire - ne les archivaient pas du tout. La manière dont les documents et la correspondance doivent circuler dans une entreprise est présentée dans notre article La circulation des documents dans l’entreprise.

2. Connexion à Microsoft 365 en un clic

Si vous utilisez Microsoft 365 (Outlook, Office 365, comptes professionnels et personnels live.com / outlook.com), vous pouvez désormais relier votre compte de messagerie à Contractors.es sans mot de passe d’application et sans configurer manuellement le serveur.

Il suffit de sélectionner le fournisseur, de cliquer sur Connecter et de confirmer l’autorisation dans la fenêtre Microsoft. Le système récupère un jeton OAuth et, à partir de ce moment :

• les e-mails de votre boîte de réception sont récupérés automatiquement,
• les nouveaux messages peuvent être archivés en arrière-plan,
• le mot de passe de votre boîte de réception n’est pas conservé dans Contractors.es - l’autorisation repose sur un jeton que vous pouvez révoquer à tout moment depuis votre compte Microsoft.

3. Comptes Gmail - via un mot de passe d’application

Pour les comptes Google / Gmail, nous proposons une méthode de connexion éprouvée utilisant un mot de passe d’application Google. Le système contient des instructions détaillées, étape par étape, vous guidant à travers les opérations suivantes :

• l’activation de la validation en deux étapes sur votre compte Google,
• la génération d’un mot de passe d’application à usage unique dans les paramètres du compte,
• son collage dans le champ du mot de passe sur Contractors.es.

Cette solution est recommandée par Google lui-même pour les programmes tiers. Vous pouvez supprimer le mot de passe à tout moment dans les paramètres Google - il est inutile de l’enregistrer où que ce soit.

Ce que cela change dans la pratique

• Le propriétaire de l’entreprise a la certitude que la correspondance liée aux projets ne disparaîtra pas dans la boîte privée d’un employé.
• Le responsable de bureau connecte son compte Microsoft en un clic - sans devoir demander à l’IT de configurer le serveur.
• L’employé n’a pas à mémoriser de mots de passe supplémentaires pour Microsoft et bénéficie, pour Google, d’une configuration simple et unique.

Ces deux fonctionnalités sont déjà disponibles dans la section E-mail → Comptes du panneau Contractors.es.

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