Ve stavebnictví je e-mail víc než korespondence - je to důkazní materiál. Smlouva, dohoda s vedoucím stavby, reklamace dodavatele, termín platby. Všechno, co budete později potřebovat najít při vypořádání projektu. Pokud takové zprávy zůstanou v osobní schránce zaměstnance, firma je nemá.
Contractors.es tohle řeší ve dvou krocích.
1. Vlastní archivní e-mailová adresa
Každý uživatel dostane jedinečnou adresu v doméně @contractors.es, kterou může sdílet s klienty, dodavateli a partnery. Jakýkoli e-mail poslaný na tuto adresu se automaticky archivuje v systému a objeví se ve schránce daného uživatele - připravený k přiložení k projektu, faktuře, nabídce nebo jakémukoli záznamu.
V praxi to vypadá takhle: klient napíše na archive+vasefirmy+jana+xyz@contractors.es → e-mail přistane ve schránce Jany v Contractors.es → jedním kliknutím ho přiloží k příslušnému projektu. I když zaměstnanka firmu opustí, korespondence zůstane v systému.
Tohle je pro každého, kdo e-maily dosud archivoval ručně, přeposílal je z osobních účtů, nebo - horší - je vůbec nearchivoval.
2. Přihlášení přes Microsoft 365 jedním kliknutím
Pokud používáte Microsoft 365 (Outlook, Office 365 nebo osobní účty live.com / outlook.com), můžete nyní propojit svou schránku s Contractors.es bez hesel aplikací a bez ručního nastavení serveru.
Vyberte poskytovatele, klikněte na Připojit a potvrďte autorizaci v okně Microsoftu. Systém získá OAuth token a od té chvíle:
- se zprávy z vaší schránky stahují automaticky,
- se nové zprávy mohou archivovat na pozadí,
- se heslo k vaší schránce neukládá v Contractors.es - autorizace používá token, který kdykoli zrušíte ve svém účtu Microsoft.
3. Účty Gmail - přes Google App Passwords
Pro účty Google / Gmail nabízíme osvědčené přihlášení přes Google App Password. V systému najdete podrobný návod krok za krokem, který vás provede:
- zapnutím dvoufázového ověření v účtu Google,
- vygenerováním jednorázového hesla aplikace v nastavení účtu,
- jeho vložením do pole s heslem v Contractors.es.
Je to způsob, který Google sám doporučuje pro aplikace třetích stran. Heslo můžete kdykoli zrušit v nastavení Google - není potřeba ho nikde uchovávat.
Co to v praxi změní
- Majitel firmy si je jistý, že projektová korespondence nezmizí v osobní schránce zaměstnance.
- Vedoucí kanceláře propojí Microsoft 365 jedním kliknutím - nemusí žádat IT o konfiguraci serveru.
- Zaměstnanec si nemusí pamatovat další hesla k Microsoftu a u Google stačí jednoduché jednorázové nastavení.
Obě funkce už jsou k dispozici v sekci E-mail → Účty v panelu Contractors.es.
