V stavebníctve je e-mail viac než len korešpondencia - je to dôkaz. Zmluva, dohoda so stavbyvedúcim, reklamácia dodávateľa, termín platby. Všetko, čo neskôr potrebujete nájsť pri vyúčtovaní projektu. Ak tieto e-maily zostanú v osobnej schránke zamestnanca, firma ich jednoducho nemá.
Contractors.es to rieši dvoma krokmi.
1. Vlastná archivačná e-mailová adresa
Každý používateľ dostane jedinečnú adresu v doméne @contractors.es, ktorú môže zdieľať so zákazníkmi, dodávateľmi a partnermi. Akýkoľvek e-mail odoslaný na túto adresu sa automaticky archivuje v systéme a zároveň pristane v schránke daného používateľa - pripravený na priloženie k projektu, faktúre, ponuke či akémukoľvek záznamu.
V praxi to funguje takto: zákazník napíše na archive+vasefirma+janka+xyz@contractors.es → e-mail pristane v Jankinej schránke v Contractors.es → jedným kliknutím ho priloží k príslušnému projektu. Aj keď zamestnanec firmu opustane, korešpondencia zostane v systéme.
Toto ocenia všetci, ktorí doteraz archivovali e-maily ručne, preposielali ich z osobných účtov alebo - čo je najhoršie - nearchivovali ich vôbec.
2. Prihlásenie cez Microsoft 365 jedným kliknutím
Ak používate Microsoft 365 (Outlook, Office 365 alebo osobné účty live.com / outlook.com), teraz môžete svoju schránku pripojiť ku Contractors.es bez app hesiel a bez ručného nastavovania servera.
Vyberiete svojho poskytovateľa, kliknete na Pripojiť a potvrdíte autorizáciu v okne Microsoftu. Systém získa OAuth token a od toho momentu:
- sa e-maily z vašej schránky načítavajú automaticky,
- je možné archivovať nové správy na pozadí,
- heslo do schránky sa v Contractors.es neukladá - autorizácia využíva token, ktorý môžete kedykoľvek odvolať vo svojom Microsoft účte.
3. Gmail účty - s Google App Passwords
Pre Google / Gmail účty ponúkame osvedčené prihlásenie cez Google App Password. Priamo v systéme nájdete podrobný postup krok za krokom, ktorý vás prevedie:
- zapnutím dvojfaktorového overenia na vašom Google účte,
- vygenerovaním jednorazového app hesla v nastaveniach účtu,
- jeho vložením do poľa pre heslo v Contractors.es.
Ide o metódu, ktorú sám Google odporúča pre aplikácie tretích strán. Heslo môžete kedykoľvek odvolať v nastaveniach Google - nikde ho nemusíte uchovávať.
Čo sa tým mení v praxi
- Majiteľ firmy má istotu, že projektová korešpondencia sa nestratí v osobnej schránke zamestnanca.
- Kancelársky manažér pripojí Microsoft 365 jedným kliknutím - netreba žiadať IT o konfiguráciu servera.
- Zamestnanec si nemusí pamätať ďalšie heslá pre Microsoft a pre Google prejde jednoduchým jednorazovým nastavením.
Obe funkcie sú už dostupné v E-mail → Účty vo vašom Contractors.es paneli.
