Polityka prywatności

Ta Polityka opisuje, kto przetwarza dane osobowe w związku z korzystaniem z aplikacji Contractors.es, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, komu je udostępniamy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Polityka jest sporządzana zgodnie z art. 13 i 14 RODO.

Słowa pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Warunkach świadczenia usługi. Jeżeli w danej kwestii Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych odchodzi od tej Polityki, rozstrzyga Umowa powierzenia.

ADMINISTRATOR DANYCH

DWIE ROLE

W odniesieniu do tych samych danych nie jesteśmy administratorem w każdym przypadku. Rozróżnienie ma znaczenie prawne: w pierwszym wypadku sami decydujemy, w jakim celu i jak przetwarzamy dane, w drugim — decyduje wyłącznie klient.

Jeżeli należysz do personelu klienta korzystającego z Contractors.es, administratorem twoich danych jest ten klient, a nie my. Twoje dane zostały przekazane nam przez klienta — jako źródło danych. W takim przypadku skieruj swoją prośbę do klienta, a nie do nas. Jeżeli nie wiesz, kim jest administrator Twoich danych, skontaktuj się z nami pod adresem podanym wyżej.

CELE I PODSTAWY PRAWNE

Podajemy podstawę prawną osobno dla każdego celu. Nie opieramy się na jednej ogólnej zgodzie.

Nie przetwarzamy danych w celu profilowania ani nie podejmujemy wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym nie przekazujemy ich do podmiotów podwykonawców. Czat Pomocy przypisuje użytkownikowi techniczny identyfikator sesji, służący wyłącznie do utrzymania połączenia czatu; funkcje AI podwykonawcy tawk.to wykorzystujemy do tłumaczenia rozmów i do automatycznej pierwszej linii pomocy.

KATEGORIE DANYCH I ICH ŹRÓDŁO

Przetwarzamy następujące kategorie danych: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko), dane kontaktowe (adres e-mail, telefon, adres siedziby), dane uwierzytelniania (hasło w postaci zabezpieczonej, identyfikatory sesji), dane podatkowe i rozliczeniowe (NIP lub VAT UE, adres do faktury, numer rachunku), dane techniczne (adres IP, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, znaczniki czasu zdarzeń), historię komunikacji ze wsparciem technicznym, treść rozmów prowadzonych w Czacie Pomocy wraz z danymi kontaktowymi podanymi w ich trakcie oraz identyfikatorami sesji czatu, a także dane dotyczące korzystania z usługi w postaci zanonimizowanej.

Źródłem danych są: osoba, której dane dotyczą, oraz podmiot zewnętrzny, w przypadku gdy administratorem jest klient — ten klient. W odniesieniu do danych przekazanych przez klienta nie zebraliśmy ich bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Dane rozmów Czat Pomocy zbiera bezpośrednio od użytkownika podwykonawca tawk.to, z którym zawarliśmy umowę powierzenia.

Dane osobowe wprowadzane przez klienta do systemu nie są przez nas przetwarzane w celu marketingu ani nie są przekazywane podmiotom trzecim w celach własnych.

ODBIORYCY DANYCH I PODWYKONAWCY

Odbiorcami danych osobowych są:

1. Podwykonawcy przetwarzający — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia. Ich wykaz, wraz z usługą, lokalizacją przetwarzania i podstawą ewentualnego przekazywania poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, znajduje się w wykazie podwykonawców i stanowi Załącznik nr 3 do Umowy powierzenia. Zmiana podwykonawcy wymaga wcześniejszego poinformowania klienta co najmniej 30 dni, a klient może wnieść sprzeciw, a jeżeli nie zostanie uwzględniony — wypowiedzieć umowę bez obciążeń. Czat Pomocy obsługuje podwykonawca tawk.to, Inc. — szczegóły w sekcji „Czat Pomocy”.
2. Dostawcy usług księgowych, prawnych, telekomunikacyjnych i doradczy — w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celów wskazanych w tabeli podstaw prawnych. Podmioty te przetwarzają dane na nasze polecenie.
3. Organy publiczne — w zakresie, w jakim jest to wymagane przepisami prawa, w szczególności organy podatkowe i sądy.
4. Organy w państwach trzecich, w których przetwarzają podwykonawcy — w zakresie, w jakim jest to konieczne do realizacji zobowiązań wynikających z prawa państwa odbioru danych. W takim przypadku informujemy administratora danych przed przetwarzaniem, chyba że prawo zabrania ujawnienia informacji.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

PRZEKAZYWANIE POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

W wariancie europejskim usługi dane są przechowywane i przetwarzane w Unii Europejskiej. Przekazywanie danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym zachodzi w zakresie określonym w wykazie podwykonawców — w szczególności w zakresie dostępu podwykonawcy przechowującego pliki (Akamai Technologies (Linode)) do przechowywanych plików z terytorium Stanów Zjednoczonych oraz przekazywania plików jego podwykonawcom, a także w zakresie danych Czat Pomocy, które są przetwarzane przez tawk.to w Stanach Zjednoczonych na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej przyjętych decyzją wykonawczą (UE) 2021/914, uzupełnionych o ocenę skutków przetwarzania dla ochrony danych.

W wariancie amerykańskim dane są przechowywane i przetwarzane w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej przyjętych decyzją wykonawczą (UE) 2021/914, uzupełnionych o ocenę skutków przetwarzania dla ochrony danych, albo — w odniesieniu do podwykonawcy certyfikowanego w ramach EU-US Data Privacy Framework — na podstawie tych ram, wraz z rozszerzeniami na Wielką Brytanię i Szwajcarię.

Funkcje sztucznej inteligencji aplikacji są realizowane w Unii Europejskiej w obu wariantach. Funkcje AI Czat Pomocy (tłumaczenie rozmów i automatyczna pierwsza linia pomocy) realizuje tawk.to w Stanach Zjednoczonych.

OKRESY PRZECHOWYWANIA

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy usuwamy dane w terminie 30 dni, z wyjątkiem kopii zapasowych usuwanych w cyklu retencji nie dłuższym niż 12 miesięcy oraz danych, których przechowywanie nakazują przepisy prawa. Bieg okresu, po którego braku korzystania z usługi Umowa wygasa z mocy jej postanowień, opisuje § 12.8 Warunków.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

W odniesieniu do danych, których administratorem jesteśmy, masz prawo do:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
2. sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO);
3. usunięcia danych (art. 17 RODO);
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. przenoszenia danych (art. 20 RODO);
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21 RODO), w szczególności wobec przetwarzania w celach bezpieczeństwa;
7. wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO);
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO);
9. sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji (art. 22 RODO) — nie podejmujemy takich decyzji.

Skargę możesz wnieść do Prezesa UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. W odniesieniu do danych, których administratorem jest klient, Twoje żądanie skieruj do tego klienta — jesteśmy zobowiązani go wesprzeć, ale to on decyduje.

Odpowiadamy w terminie do miesiąca od otrzymania żądania. Jeżeli żądanie jest oczywiście nieuzasadnione, w szczególności gdy jest powtarzane, lub wymagałoby nadmiernych działań, możemy odmówić realizacji, informując o przyczynie.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH — NIE WYZNACZONY

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Nie spełniamy przesłanek z art. 37 ust. 1 RODO. W sprawach dotyczących danych osobowych, w szczególności w celu realizacji praw opisanych w sekcji powyżej, kontaktuj się z nami pod adresem podanym na początku Polityki.

OBOWIĄZKOWOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia i korzystania z usługi. Bez nich nie możemy utworzyć Konta Organizacji ani udostępnić usługi. Podanie danych do faktury jest niezbędne w przypadku przekroczenia bezpłatnego progu kont. Podanie danych kontaktowych w celach marketingowych jest dobrowolne i oparte na zgodzie.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO, w tym szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień, obowiązkowe uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla personelu, rejestrowanie zdarzeń, regularne kopie zapasowe, udokumentowaną procedurę reagowania na incydenty oraz okresowe testy bezpieczeństwa. Szczegółowy opis środków znajduje się w Umowie powierzenia.

Żadna metoda transmisji ani przechowywania elektronicznego nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa. W razie naruszenia ochrony danych osobowych informujemy administratora niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego wykrycia, wraz z informacjami wymaganymi przez art. 33 ust. 3 RODO.

FUNKCJE SZTUCZNEJ INTELIGENCJI

Część funkcji usługi wykorzystuje modele sztucznej inteligencji. Do funkcji AI należy każda funkcja usługi korzystająca z takich modeli, także dodana po dacie publikacji tej Polityki. Funkcje te przetwarzają dane wprowadzone przez klienta do usługi, w szczególności w celu rozpoznawania i wyodrębniania danych z dokumentów, klasyfikowania i dopasowywania danych oraz wyliczania wartości — na przykład rozpoznawanie tekstu w dokumentach, dopasowywania materiałów oraz wyceny i magazynu.

1. Jakie dane są przetwarzane. W ramach tych funkcji mogą być przetwarzane: treść dokumentów i plików wprowadzanych przez klienta oraz dane handlowe klienta, w tym pozycje cennika i wykazu materiałów.
2. Kto przetwarza te dane. Dane są przekazywane podwykonawcy AI wskazanemu w wykazie podwykonawców, w Unii Europejskiej, na podstawie umowy powierzenia.
3. Kto jest administratorem. Administratorem tych danych jest klient, który wprowadza je do systemu. My przetwarzamy je jako podmiot przetwarzający.
4. Trenowanie modeli. Dane osobowe i wyniki przetwarzania nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Wyłączyliśmy takie wykorzystanie w ustawieniach naszego konta u podwykonawcy AI.
5. Ograniczenia. Dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO oraz dane o niekaralności w rozumieniu art. 10 RODO nie powinny być przekazywane funkcjom AI.
6. Charakter wyniku. Wynik funkcji AI jest generowany maszynowo i może zawierać błędy. Nie jest on źródłem prawa ani rozstrzygającym źródłem informacji i powinien zostać zweryfikowany przez człowieka przed wykorzystaniem w księgach, ewidencji podatkowej, kalkulacji ofertowej lub obrocie prawnym.
7. Oznaczanie. Treści wygenerowane przez funkcje AI są oznaczone w sposób umożliwiający ich rozpoznanie i nie mogą być przedstawiane jako wytworzone przez człowieka.

Sekcja ta dotyczy wszystkich funkcji AI aplikacji. Czat Pomocy realizuje odrębny podwykonawca — tawk.to, Inc. — z wykorzystaniem funkcji AI; szczegóły w sekcji „Czat Pomocy”.

CZAT POMOCY

Czat Pomocy to czat świadczenia pomocy do aplikacji Contractors.es. Umożliwia kontakt z pomocą techniczną. Administratorem danych przekazanych w Czacie Pomocy jest klient — my przetwarzamy je jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia.

1. Kiedy jest ładowany. Widget czatu, wraz z kodem go inicjalizującym, nie jest ładowany do czasu świadomego kliknięcia ikony czatu. Przed kliknięciem tawk.to nie otrzymuje żadnych danych ani identyfikatorów i nie zapisuje plików cookies ani pamięci lokalnej.
2. Jakie dane są przetwarzane. Treść rozmowy, dane podane przez użytkownika w formularzu czatu (np. imię, adres e-mail), adres IP, dane urządzenia i przeglądarki, identyfikatory online oraz dane o lokalizacji.
3. Kto przetwarza te dane. tawk.to, Inc., z siedzibą w Las Vegas w Stanach Zjednoczonych, na podstawie umowy powierzenia. Pozostajemy odpowiedzialni wobec administratora danych za wywiązanie się przez tawk.to z obowiązków ochrony danych.
4. Gdzie i na jakiej podstawie. tawk.to deklaruje, że całe przetwarzanie odbywa się w Stanach Zjednoczonych. Dane Czat Pomocy są zatem przekazywane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W wariancie europejskim nie jest to jedyny taki kanał — obok danych Czat Pomocy przekazywane są pliki przechowywane przez podwykonawcę Akamai Technologies (Linode), w zakresie dostępu do nich ze Stanów Zjednoczonych oraz przekazywania ich podwykonawcom podwykonawcy. Podstawą przekazania danych Czat Pomocy są standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, decyzja (UE) 2021/914, oraz ramy EU-US Data Privacy Framework wraz z rozszerzeniami na Wielką Brytanię i Szwajcarię. Podwykonawca jest wskazany w wykazie podwykonawców.
5. Zgoda i pliki cookies. Zapisywanie plików cookies i pamięci lokalnej tawk.to podlega wbudowanemu w tawk.to formularzowi zgody. Pliki są zapisywane dopiero po zaakceptowaniu zgody przez użytkownika; odmowa zgody uniemożliwia korzystanie z czatu.
6. Funkcje AI. Rozmowy są tłumaczone automatycznie, a na pytania proste odpowiada automatyczna pierwsza linia pomocy. Obie funkcje realizuje tawk.to w Stanach Zjednoczonych. Pierwsza linia pomocy jest budowana na instrukcjach i dokumentacji aplikacji — treść rozmów nie jest wykorzystywana do trenowania modeli, a od tawk.to wymagamy umownie, aby dane te nie były wykorzystywane również do trenowania jego własnych modeli.
7. Treść rozmowy. Czat jest kanałem wolnego tekstu i nie podlega automatycznej kontroli treści. Nie należy w nim przekazywać danych szczególnych kategorii ani danych o niekaralności.

PLIKI COOKIE

Wykorzystujemy pliki cookie wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania usługi:

Pozostałe pliki cookie, w tym analityczne i marketingowe, mogą być stosowane wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody. Zgoda jest dobrowolna i jej cofnięcie nie wpływa na dostęp do usługi. Pełną, aktualną listę plików cookie wraz z celem i czasem życia publikujemy w Witrynie.

ZMIANY POLITYKI

Politykę aktualizujemy w razie zmiany zakresu przetwarzania, dostawców, podstaw prawnych lub obowiązujących przepisów. O każdej istotnej zmianie informujemy pocztą elektroniczną na adres wskazany w Koncie Organizacji z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; zmiany nieistotne (poprawki redakcyjne, aktualizacje danych kontaktowych) obowiązują od dnia publikacji.

Dodanie nowej funkcji AI albo zmiana sposobu działania istniejącej funkcji AI nie stanowią same w sobie istotnej zmiany Polityki. Istotną zmianą jest każda zmiana: kategorii przetwarzanych danych; celów przetwarzania; odbiorców danych lub podwykonawców; podstawy prawnej przetwarzania; okresu przechowywania danych; podstawy przekazywania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli żadna z tych zmian nie zachodzi, Polityka nie wymaga aktualizacji.

Kontynuacja korzystania z Usługi po upływie 30 dni oznacza akceptację zmienionej Polityki; w przypadku braku akceptacji przysługuje Ci prawo wypowiedzenia Umowy ze skutem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego na podstawie § 2 Warunków. Poprzednie wersje Polityki udostępniamy na żądanie.

Polityka obowiązuje od dnia 2026-10-31.

KONTAKT

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu złożenia skargi, napisz na adres email dostępny na podstronie kontaktowej strony https://contractors.es/ lub listownie na adres siedziby spółki.