Como introducción
El tema del presupuesto y los costes para unos será algo sencillo y sin complicaciones, mientras que para otros quitará el sueño. Este proceso suele absorber una parte importante del tiempo planificado. Merece la pena plantearse cómo acelerar y agilizar ese proceso. Quizá cambiar las herramientas utilizadas, o analizar el procedimiento y prestar atención a los elementos que más tiempo consumen. En este artículo intentaré mostrar qué dirección tomar, a qué atenerse y en qué fijarse para que el proceso de presupuestar sea lo menos absorbente posible y, al mismo tiempo, agradable de preparar.
Presupuesto de obras de construcción - el presupuesto de obra
Tanto si se trata de una inversión grande, de la construcción de una vivienda o de una reforma, se prepara un documento que presenta el alcance de los trabajos, los costes, la mano de obra o el consumo estimado de materiales. Los presupuestos de obra son documentos de carácter financiero, por lo que son aceptados por las partes implicadas en el proceso de ejecución del proyecto asignado.
En el sector de la construcción podemos distinguir varios tipos de presupuesto:
- Presupuesto de inversión: lo prepara el promotor de la inversión. Normalmente se prepara por encargo suyo a través de una empresa que presta ese servicio. En él se estiman los importes de los trabajos de construcción antes de su inicio.
- Presupuesto de oferta: lo preparan los subcontratistas que se han presentado a un concurso. Se elaboran antes de firmar el contrato de ejecución de los trabajos. Puede incluir la relación de trabajos a realizar, su duración, los materiales necesarios y los costes asociados. A partir de la información incluida en la oferta se decide cuántos trabajadores hacen falta para ejecutar los trabajos que figuran en ella.
- Presupuesto de ejecución: se elabora una vez finalizados los trabajos. Se utiliza cuando, por algún motivo, no ha sido posible hacer la estimación previa o simplemente las partes han acordado ese modelo de colaboración. La liquidación se efectúa según el cierre actual de tiempo y materiales con las tarifas acordadas.
El presupuesto de oferta
En este artículo me centraré sobre todo en la preparación del presupuesto a partir del presupuesto de oferta. Un presupuesto de este tipo tiene que recoger muchos factores que influyen en el precio y en la capacidad de ejecución. Lo ideal sería anotarlos en una hoja y analizarlos uno por uno. También será útil planificar una visita al lugar donde se van a realizar los trabajos. Hay que reunir además los costes de los materiales y, si los tenemos almacenados, localizar las facturas de compra para comprobar a qué precio se adquirieron. A esto hay que añadir el análisis de los equipos de los que disponemos, o si estarán disponibles durante la ejecución: puede que se hayan alquilado o que estén en otra obra y ahora toque alquilarlos o comprar unos nuevos. Si echamos todas estas cuestiones en una bolsa sin la etiqueta adecuada, será difícil encontrarlas. Evidentemente, si la empresa ejecuta encargos en serie, es decir, empieza unos nuevos justo después de terminar los que ya había iniciado, probablemente estos problemas aparezcan menos a menudo. Todo esto es justo lo que condensa el software Contractors.es: reúne sobre la marcha toda esa información.
Un presupuesto de obras de construcción bien preparado:
- contiene los costes y la duración de los trabajos necesarios
- reúne las cantidades estimadas de materiales y sus costes
- ayuda a optimizar el proceso
- establece inicialmente el orden de ejecución
- facilita la conversación con los subcontratistas
- forma parte del análisis de ejecución, donde se podrán comparar los costes estimados en la fase de presupuesto con la ejecución real
