Una buena organización de la obra no empieza por otra hoja de Excel. Empieza por que la información adecuada llegue a la persona adecuada en el momento adecuado.
Con una sola obra es más fácil controlarlo todo. Con varios proyectos a la vez crece el número de empleados, materiales, equipos, documentos y decisiones que hay que coordinar al día.
¿Cómo gestionar una obra para no convertirla en un rosario de llamadas y búsquedas de información?
1. Empieza con un reparto claro de tareas
Todo el mundo debería saber de qué se ocupa y qué tareas tiene asignadas. Esto afecta por igual al jefe de obra, al jefe de brigada y a los empleados en la obra.
2. Vigila los plazos y el avance de los trabajos
El calendario por sí solo no basta. Conviene comprobar con regularidad qué se ha hecho, qué va retrasado y qué trabajos pueden afectar a las fases siguientes.
3. Recoge la información directamente de la obra
Los problemas, las fotos, la información sobre los trabajos realizados o las solicitudes de materiales conviene transmitirlos al momento, en lugar de reconstruirlos al final de la semana.
4. Controla los materiales
La falta de un material en el momento oportuno puede parar el trabajo de todo un equipo. Por eso conviene saber qué se necesita, para qué obra y cuándo debería estar allí el material.
5. Sabe dónde está el equipo
Con varias obras, la maquinaria y el equipo circula a menudo entre proyectos. Disponer de información actualizada sobre su ubicación, su entrega, su devolución o la necesidad de un mantenimiento facilita planificar los siguientes trabajos.
6. No permitas que la información se quede solo en el móvil
El móvil es rápido, pero los acuerdos tomados durante una llamada se pierden con facilidad más adelante. La información importante del proyecto debería estar disponible también para las personas que no participaron en la conversación.
7. Controla los costes durante la ejecución
No conviene mirar la rentabilidad del proyecto solo cuando ha terminado. El control continuo de los costes permite detectar antes que los gastos reales se están desviando de las previsiones.
8. Asegura el acceso a la documentación
Los contratos, los acuerdos, los documentos del proyecto o la información sobre la ejecución deberían ser fáciles de encontrar. Cuantos más proyectos gestione la empresa, más importante es una documentación ordenada.
9. Conecta la oficina con la obra
Uno de los mayores retos en la gestión de una empresa de construcción es el flujo de información. La oficina necesita información de la obra y los empleados en la obra necesitan decisiones e información de la oficina.
Por eso cada vez son más las empresas que utilizan software de gestión de obras, que permite conectar ambas áreas en un único sistema.
10. Mira la obra como una parte de toda la empresa
La obra no funciona al margen del resto de la empresa. Los proyectos, los empleados, los materiales, los equipos, los costes, las facturas y los clientes están relacionados entre sí.
Por eso, cuanto mayor es la empresa, más importante se vuelve no solo la gestión de una obra concreta, sino también un flujo de información eficaz entre todas las áreas de la empresa.
Una buena gestión de la obra no tiene por qué significar más llamadas
Lo más importante es que la información no se pierda por el camino.
Contractors.es conecta la gestión de proyectos, empleados, materiales, equipos, costes y documentación con la información que se transmite directamente desde la obra.
Gracias a esto, la oficina y la obra pueden trabajar con los mismos datos, y las personas responsables de la ejecución del proyecto tienen acceso a la información cuando la necesitan.
