Implantar un sistema nuevo suele asociarse a un cambio. Nuevas herramientas, nuevas normas y la necesidad de enseñar a los trabajadores otro programa. No tiene nada de extraño que el propietario de una empresa de construcción se pregunte si un sistema de gestión para empresas de construcción va a facilitar realmente el trabajo o, más bien, a introducir complicaciones adicionales.
Especialmente cuando la empresa lleva años usando Excel, documentos en papel, teléfonos y sus propias formas de transmitir información.
¿Es necesario cambiar las costumbres?
No siempre.
El sistema no debería cambiar la empresa. Debería ordenarla.
Muchas empresas de construcción han desarrollado con los años su propia forma de organizar el trabajo. Los costes se anotan en Excel, el jefe de obra llama a la oficina y los documentos y la información se transmiten entre trabajadores de mil maneras distintas.
Ese modelo puede funcionar muy bien.
Mientras la empresa sea capaz de tenerlo bajo control.
El problema aparece cuando empiezan a crecer el número de trabajadores, contratos e informaciones. El propietario tiene que controlar al mismo tiempo varias obras, los costes de materiales, el tiempo de trabajo, los pedidos, los equipos y el avance de los trabajos.
Entonces resulta cada vez más difícil apoyar la gestión de la empresa de construcción únicamente en la memoria, el teléfono y archivos sueltos.
Y es justo aquí donde puede ayudar un programa para empresas de construcción.
Un buen sistema no debería obligar a la empresa a empezar de cero. Su tarea es agilizar los procesos que ya funcionan.
¿El cambio más importante? La forma de circular la información
En la práctica, el cambio más importante tras implantar un sistema para empresas de construcción no tiene por qué ser la forma de hacer el trabajo en sí.
Lo que cambia sobre todo es la forma de transmitir la información.
En lugar de información que circula entre teléfonos, mensajes, notas y hojas de Excel, los datos pueden registrarse en un único lugar y estar disponibles para quienes los necesitan.
El trabajador realiza su tarea. El jefe de obra ve el avance de los trabajos. La oficina tiene acceso a la información necesaria. El coste puede asignarse a un proyecto concreto. El propietario puede consultar los datos sin necesidad de reconstruir todo el historial de conversaciones.
Ese es precisamente uno de los beneficios más importantes que aporta el software para empresas de construcción.
¿Los trabajadores tienen que aprenderlo todo desde el principio?
No.
La implantación de un programa de gestión para empresas de construcción no debería significar que cada trabajador tenga que conocer todas las funciones del sistema.
Un trabajador en la obra necesita una información distinta de la que necesita una persona de oficina. El jefe de obra usa funciones distintas de las que usa el propietario de la empresa.
Por eso el sistema debería permitir utilizarlo según el rol del usuario.
El trabajador realiza sus tareas.
El jefe de obra controla la ejecución de los trabajos.
La oficina se ocupa de los documentos y las liquidaciones.
El propietario recibe la información que necesita para tomar decisiones.
No todo el mundo tiene que saberlo todo. Todo el mundo debería tener acceso a lo que necesita.
¿Puede ser necesario cambiar las costumbres?
Por supuesto. A veces la implantación de un sistema implica cambiar determinadas costumbres.
Si hasta ahora la información se transmitía solo por teléfono, conviene empezar a registrarla.
Si los costes se anotaban en hojas distintas, conviene ordenar la forma de registrarlos.
Si los documentos estaban repartidos en varios sitios, conviene crear un único lugar de acceso a la información.
Pero de lo que se trata no es de cambiar por cambiar.
Se trata de que la empresa no dependa de quién recuerda cierta información, dónde está cada archivo o quién fue el último que habló con el jefe de obra.
No hace falta cambiarlo todo a la vez
Una buena implantación de un sistema no tiene por qué significar una revolución.
Se puede empezar por el área que ahora mismo representa el mayor problema para la empresa.
Para una empresa será el control de costes. Para otra, la comunicación entre la oficina y la obra. Otra necesitará ordenar los documentos, el tiempo de trabajo, las compras o la información sobre los proyectos en ejecución.
Más adelante ya se puede ampliar el uso de las siguientes funciones.
Este enfoque hace que la gestión de la obra resulte más ordenada y que los trabajadores tengan tiempo de acostumbrarse a las nuevas soluciones.
¿Cuándo conviene plantearse el cambio?
No cuando alguien dice que toda empresa de construcción tiene que digitalizarse.
Vale la pena plantearlo cuando la forma actual de trabajar empieza a limitar a la empresa.
Cuando el propietario tiene que preguntar cada vez más a los trabajadores qué está pasando en la obra.
Cuando la información está repartida en varios sitios.
Cuando aparecen llamadas innecesarias.
Cuando cuesta comprobar rápidamente los costes de un proyecto.
Cuando la empresa ejecuta cada vez más contratos y las soluciones hasta ahora dejan de ser suficientes.
En ese momento, un sistema de gestión para empresas de construcción puede dejar de ser otra obligación para convertirse en una herramienta que ayuda a recuperar el control de la información.
Contractors.es: un sistema adaptado a la forma de trabajar de la empresa
Contractors.es se ha creado pensando en empresas de construcción, instalaciones y reformas que quieren ordenar la gestión de proyectos, trabajadores, costes, materiales y documentación.
No se trata de que la empresa tenga que abandonar de golpe todas sus soluciones actuales.
Se trata de que la información que ya se genera en la empresa no se pierda entre teléfonos, mensajes, documentos en papel y archivos de Excel.
Porque a veces no hace falta cambiar la forma de gestionar toda la empresa.
Basta con cambiar la forma en que la empresa gestiona la información.
