Wdrożenie nowego systemu często kojarzy się ze zmianą. Nowe narzędzia, nowe zasady i konieczność nauczenia pracowników kolejnego programu. Nic dziwnego, że właściciel firmy budowlanej może zastanawiać się, czy system do zarządzania firmą budowlaną rzeczywiście ułatwi pracę, czy raczej wprowadzi dodatkowe komplikacje.
Szczególnie wtedy, gdy firma od lat korzysta z Excela, papierowych dokumentów, telefonów i własnych sposobów przekazywania informacji.
Czy zmiana przyzwyczajeń jest konieczna?
Nie zawsze.
System nie powinien zmieniać firmy. Powinien ją uporządkować.
Wiele firm budowlanych przez lata wypracowało własny sposób organizacji pracy. Koszty są zapisywane w Excelu, kierownik budowy kontaktuje się z biurem telefonicznie, a dokumenty i informacje przekazywane są między pracownikami na różne sposoby.
Taki model może działać bardzo dobrze.
Dopóki firma jest w stanie nad nim panować.
Problem pojawia się wtedy, gdy liczba pracowników, kontraktów i informacji zaczyna rosnąć. Właściciel musi jednocześnie kontrolować kilka budów, koszty materiałów, czas pracy, zamówienia, sprzęt i postęp prac.
Wtedy coraz trudniej opierać zarządzanie firmą budowlaną wyłącznie na pamięci, telefonach i pojedynczych plikach.
I właśnie tutaj może pomóc program dla firmy budowlanej.
Dobry system nie powinien zmuszać firmy do rozpoczynania pracy od początku. Jego zadaniem jest usprawnić procesy, które już funkcjonują.
Największa zmiana? Sposób przepływu informacji
W praktyce największą zmianą po wdrożeniu systemu dla firmy budowlanej nie musi być sposób wykonywania samej pracy.
Zmienia się przede wszystkim sposób przekazywania informacji.
Zamiast informacji krążących pomiędzy telefonami, wiadomościami, notatkami i arkuszami Excel, dane mogą być rejestrowane w jednym miejscu i dostępne dla osób, które ich potrzebują.
Pracownik wykonuje zadanie. Kierownik widzi postęp prac. Biuro ma dostęp do potrzebnych informacji. Koszt może zostać przypisany do konkretnego projektu. Właściciel może sprawdzić dane bez konieczności odtwarzania całej historii rozmów.
To właśnie jedna z najważniejszych korzyści, jakie daje oprogramowanie dla firm budowlanych.
Czy pracownicy muszą nauczyć się wszystkiego od początku?
Nie.
Wdrożenie programu do zarządzania firmą budowlaną nie powinno oznaczać, że każdy pracownik musi znać wszystkie funkcje systemu.
Pracownik na budowie potrzebuje innych informacji niż osoba pracująca w biurze. Kierownik budowy korzysta z innych funkcji niż właściciel firmy.
Dlatego system powinien umożliwiać korzystanie z niego zgodnie z rolą użytkownika.
Pracownik wykonuje swoje zadania.
Kierownik kontroluje realizację prac.
Biuro zajmuje się dokumentami i rozliczeniami.
Właściciel otrzymuje informacje potrzebne do podejmowania decyzji.
Nie każdy musi wiedzieć wszystko. Każdy powinien mieć dostęp do tego, czego potrzebuje.
Czy zmiana przyzwyczajeń może być potrzebna?
Oczywiście. Czasami wdrożenie systemu oznacza konieczność zmiany pewnych przyzwyczajeń.
Jeżeli przez lata informacje były przekazywane wyłącznie telefonicznie, warto zacząć je rejestrować.
Jeżeli koszty były zapisywane w różnych arkuszach, warto uporządkować sposób ich ewidencji.
Jeżeli dokumenty znajdowały się w kilku miejscach, warto stworzyć jedno miejsce dostępu do informacji.
Nie chodzi jednak o zmianę dla samej zmiany.
Chodzi o to, żeby firma nie była uzależniona od tego, kto pamięta daną informację, gdzie znajduje się konkretny plik albo kto ostatnio rozmawiał z kierownikiem budowy.
Nie trzeba zmieniać wszystkiego jednocześnie
Dobre wdrożenie systemu nie musi oznaczać rewolucji.
Można zacząć od obszaru, który obecnie sprawia firmie największy problem.
Dla jednej firmy będzie to kontrola kosztów. Dla innej komunikacja między biurem a budową. Jeszcze inna będzie potrzebowała uporządkowania dokumentów, czasu pracy, zakupów czy informacji o realizowanych projektach.
Dopiero później można rozszerzać wykorzystanie kolejnych funkcji.
Takie podejście sprawia, że zarządzanie budową staje się bardziej uporządkowane, a pracownicy mają czas na przyzwyczajenie się do nowych rozwiązań.
Kiedy warto pomyśleć o zmianie?
Nie wtedy, kiedy ktoś mówi, że każda firma budowlana musi się zdigitalizować.
Warto o tym pomyśleć wtedy, kiedy obecny sposób pracy zaczyna ograniczać firmę.
Kiedy właściciel coraz częściej musi pytać pracowników, co dzieje się na budowie.
Kiedy informacje są w kilku miejscach.
Kiedy pojawiają się niepotrzebne telefony.
Kiedy trudno szybko sprawdzić koszty projektu.
Kiedy firma realizuje coraz więcej kontraktów i dotychczasowe rozwiązania przestają wystarczać.
Wtedy system do zarządzania firmą budowlaną może nie być kolejnym obowiązkiem, ale narzędziem, które pomaga odzyskać kontrolę nad informacją.
Contractors.es – system dopasowany do sposobu pracy firmy
Contractors.es został stworzony z myślą o firmach budowlanych, instalacyjnych i remontowych, które chcą uporządkować zarządzanie projektami, pracownikami, kosztami, materiałami i dokumentacją.
Nie chodzi o to, aby firma musiała nagle porzucić wszystkie dotychczasowe rozwiązania.
Chodzi o to, aby informacje, które już dziś powstają w firmie, nie ginęły pomiędzy telefonami, wiadomościami, papierowymi dokumentami i plikami Excel.
Bo czasami nie trzeba zmieniać sposobu prowadzenia całej firmy.
Wystarczy zmienić sposób, w jaki firma zarządza informacją.