Zavedení nového systému se často spojuje se změnou. Nové nástroje, nová pravidla a nutnost naučit zaměstnce pracovat s ještě jedním programem. Je tedy pochopitelné, že se majitel stavební firmy ptá, zda říídicí systém pro stavební firmy práci skutečně usnadní, nebo jen přidá další komplikace.
Zejména když firma už roky používá Excel, papírové dokumenty, telefonátky a vlastní způsoby předávání informací.
Je změna zaběhlých zvyklostí skutečně nutná?
Vždy ne.
Systém nemá firmu měnit. Má ji dát do pořádku.
Mnoho stavebních firem si během let vytvořilo vlastní způsob organizace práce. Náklady se zaznamenávají v Excelu, vedoucí stavby komunikuje s kanceláří telefonicky a dokumenty si mezi sebou zaměstnanci předávají různými způsoby.
Tento přístup může fungovat velmi dobře.
Dokud ho firma dokáže udržet pod kontrolou.
Potíže vznikají, když začne růst počet zaměstnanců, smluv a informací. Majitel musí zároveň hlídat několik stavebních projektů, náklady na materiál, odpracované hodiny, objednávky, techniku a postup projektů.
V tomhle bodě je stále obtížnější spoléhat na paměť, telefonátky a jednotlivé soubory při řízení stavební firmy.
A právě tady může pomoci software pro řízení stavební firmy.
Dobrý systém by neměl nutit firmu začínat od nuly. Jeho účelem je zlepšit procesy, které už ve firmě fungují.
Největší změna? Tok informací
V praxi nemusí být největší změnou po zavedení systému pro stavební firmu způsob, jak se vlastní práce vykonává.
Především se mění způsob, jak se informace předávají.
Místo aby si informace kolovaly mezi telefonáty, zprávami, poznámkami a tabulkami v Excelu, se data zaznamenají na jednom místě a zpřístupní tomu, kdo je potřebuje.
Zaměstnanec dokončí úkol. Vedoucí stavby vidí postup prací. Kancelář má přístup k potřebným informacím. Náklad lze přiřadit ke konkrétnímu projektu. Majitel si může data ověřit, aniž by musel rekonstruovat celou historii komunikace.
To je jeden z nejdůležitějších přínosů softwaru pro řízení stavebnictví.
Musí se zaměstnanci všechno učit od nuly?
Ne.
Zavedení softwaru pro řízení stavební firmy by nemělo znamenat, že každý zaměstnanec musí znát každou funkci systému.
Pracovník na staveništi potřebuje jiné informace než někdo v kanceláři. Vedoucí stavby používá jiné funkce než majitel firmy.
Proto by systém měl umožnit uživatelům pracovat podle své role.
Zaměstnanci se soustředí na své úkoly.
Vedoucí stavby sledují postup projektů.
Kancelář spravuje dokumenty a vypořádání.
Majitel dostává informace potřebné k rozhodování.
Není potřeba, aby všemcovi věděli všechno. Každý by měl mít přístup k tomu, co potřebuje.
Někdy dává změna zaběhlých zvyklostí smysl?
Samozřejmě. V některých případech zavedení systému znamená změnu určitých zvyklostí.
Pokud se informace předávaly výhradně telefonicky roky, možná stojí za to začít je zaznamenávat.
Pokud se náklady evidovaly v různých tabulkách, možná stojí za to sjednotit způsob jejich sledování.
Pokud se dokumenty ukládaly na několik různých míst, možná stojí za to vytvořit jedno centrální místo pro přístup k informacím.
Ale cílem není měnit věci jen kvůli změně.
Cílem je zajistit, aby firma nezávisela na tom, kdo si vzpomene na určitou informaci, kde leží konkrétní soubor nebo kdo naposledy mluvil s vedoucím stavby.
Nemusíte měnit všechno najednou
Dobré zavedení systému nemusí znamenat revoluci.
Můžete začít oblastí, která firmě momentálně dělá největší problémy.
Jedné firmě to může být kontrola nákladů. Jiné komunikace mezi kanceláří a staveništěm. Další možná potřebuje zorganizovat dokumenty, odpracované hodiny, nákupy nebo informace o běžících projektech.
Další funkce lze doplnit až později.
Tento přístup dělá řízení stavebních projektů přehlednějším a zároveň dává zaměstnancům čas zvyknout si na nová řešení.
Kdy stojí za to změnu uvažovat?
Ne proto, že někdo říká, že každá stavební firma musí jít digitálně.
O změně stojí za to uvažovat tehdy, když začne současný způsob práce firmu omezovat.
Když musí majitel zaměstnce čím dál častěji ptát, co se děje na staveništi.
Když jsou informace uložené na několika různých místech.
Když se začnou hromadit zbytečné telefonátky.
Když je obtížné rychle ověřit náklady projektů.
Když firma zvládá stále více smluv a její dosavadní řešení už nestačí.
V tomhle bodě nemusí být říídicí systém pro stavební firmy další povinností, ale nástrojem, který pomůže získat zpět kontrolu nad informacemi.
Contractors.es - systém přizpůsobený tomu, jak vaše firma pracuje
Contractors.es vznikl pro stavební, montážní a renovacní firmy, které chtějí zorganizovat řízení projektů, zaměstnanců, nákladů, materiálu a dokumentace.
Cílem není nutit firmu, aby se rázem vzdala všech dosavadních řešení.
Cílem je zajistit, aby informace, které se každý den vytvářejí, nezanikaly mezi telefonáty, zprávami, papírovými dokumenty a soubory v Excelu.
Protože někdy nemusíte měnit způsob, jak vedete celou firmu.
Stačí změnit způsob, jak vaše firma hospodaří s informacemi.
