Впровадження нової системи часто асоціюється зі змінами. Нові інструменти, нові правила та необхідність навчити працівників ще одній програмі. Не дивно, що власник будівельної компанії може замислитися, чи система для управління будівельною компанією справді полегшить роботу, чи радше створить додаткові ускладнення.
Особливо тоді, коли компанія роками користується Excel-листами, паперовими документами, телефонами та власними способами передавання інформації.
Чи зміна звичок є необхідною?
Не завжди.
Система не повинна змінювати компанію. Вона повинна її впорядкувати.
Багато будівельних компаній роками виробили власний спосіб організації роботи. Витрати записуються в Excel, керівник будівництва контактує з офісом телефоном, а документи й інформація передаються між працівниками різними способами.
Така модель може працювати дуже добре.
Доки компанія здатна контролювати її.
Проблема з’являється тоді, коли кількість працівників, контрактів та інформації починає зростати. Власник мусить одночасно контролювати кілька будівництв, витрати на матеріали, робочий час, замовлення, обладнання та перебіг робіт.
Тоді дедалі важче спиратися на управління будівельною компанією виключно на пам’яті, телефонах та окремих файлах.
І саме тут може допомогти програма для будівельної компанії.
Якісна система не повинна змушувати компанію починати роботу з початку. Її завдання - вдосконалити процеси, які вже функціонують.
Найбільша зміна? Спосіб потоку інформації
На практиці найбільшою зміною після впровадження системи для будівельної компанії не мусить бути спосіб виконання самої роботи.
Змінюється перш за все спосіб передавання інформації.
Замість інформації, що циркулює між телефонами, повідомленнями, нотатками та Excel-аркушами, дані можуть реєструватися в одному місці та бути доступними для осіб, які їх потребують.
Працівник виконує завдання. Керівник бачить перебіг робіт. Офіс має доступ до потрібної інформації. Витрата може бути призначена до конкретного проєкту. Власник може перевірити дані без потреби відтворювати всю історію розмов.
Це одна з найважливіших переваг, які дає програмне забезпечення для будівельних компаній.
Чи працівники мусять навчитися всього занову?
Ні.
Впровадження програми для управління будівельною компанією не повинно означати, що кожен працівник мусить знати всі функції системи.
Працівник на будівництві потребує іншої інформації, ніж особа, що працює в офісі. Керівник будівництва користується іншими функціями, ніж власник компанії.
Тому система повинна дозволяти користуватися нею відповідно до ролі користувача.
Працівник виконує свої завдання.
Керівник контролює реалізацію робіт.
Офіс займається документами та розрахунками.
Власник отримує інформацію, потрібну для прийняття рішень.
Не кожен мусить знати все. Кожен повинен мати доступ до того, що йому потрібно.
Чи зміна звичок може бути потрібною?
Звісно. Іноді впровадження системи означає необхідність зміни певних звичок.
Якщо роками інформація передавалася виключно телефоном, варто почати її реєструвати.
Якщо витрати записувалися в різних аркушах, варто впорядкувати спосіб їх обліку.
Якщо документи знаходилися в кількох місцях, варто створити одне місце доступу до інформації.
Не йдеться про зміну заради самої зміни.
Йдеться про те, щоб компанія не залежала від того, хто пам’ятає певну інформацію, де знаходиться конкретний файл чи хто востаннє розмовляв із керівником будівництва.
Не треба обновити все одночасно
Якісне впровадження системи не мусить означати революцію.
Можна почати з ділянки, яка нині створює компанії найбільший головний біль.
Для однієї компанії це буде контроль витрат. Для іншої - комунікація між офісом і будівництвом. Ще інша потребуватиме впорядкування документів, робочого часу, закупівель чи інформації про реалізовані проєкти.
Лише потім можна розширювати використання наступних функцій.
Такий підхід робить управління будівництвом більш упорядкованим, а працівники мають час звикнути до нових рішень.
Коли варто подумати про зміну?
Не тоді, коли хтось каже, що кожна будівельна компанія мусить стати цифровою.
Варто подумати тоді, коли поточний спосіб роботи починає обмежувати компанію.
Коли власник дедалі частіше мусить питати працівників, що відбувається на будівництві.
Коли інформація знаходиться в кількох місцях.
Коли з’являються непотрібні дзвінки.
Коли важко швидко перевірити витрати проєкту.
Коли компанія реалізує дедалі більше контрактів, а наявні рішення перестають вистачати.
Тоді система для управління будівельною компанією може бути не черговим обов’язком, а інструментом, який допомагає відновити контроль над інформацією.
Contractors.es - система, адаптована до способу роботи компанії
Contractors.es створено з думкою про будівельні, монтажні та ремонтні компанії, які хочуть впорядкувати управління проєктами, працівниками, витратами, матеріалами та документацією.
Не йдеться про те, щоб компанія мусила раптово відмовитися від усіх наявних рішень.
Йдеться про те, щоб інформація, яка вже сьогодні створюється в компанії, не губилася між телефонами, повідомленнями, паперовими документами та Excel-файлами.
Бо іноді не треба змінювати спосіб ведення всієї компанії.
Достатньо змінити спосіб, у який компанія управляє інформацією.
