Naujos sistemos diegimas dažnai siejamas su pokyčiais. Nauji įrankiai, naujos taisyklės ir poreikis mokyti darbuotojus naudotis dar viena programa. Todėl suprantama, kad statybos įmonės savininkas gali svarstyti, ar statybos įmonės valdymo sistema tikrai palengvins darbą, ar tiesiog įneš papildomų sudėtingumų.
Ypač kai įmonė daugelį metų naudojosi „Excel“, popieriniais dokumentais, telefono skambučiais ir savais informacijos dalijimosi būdais.
Ar tikrai būtina keisti nusistovėjusius įpročius?
Ne visada.
Sistema neturėtų keisti įmonės. Ji turėtų ją sutvarkyti.
Daugelis statybos įmonių per metus išsiugdė savo darbo organizavimo būdą. Sąnaudos fiksuojamos „Excel“, objekto vadovas su biuru bendrauja telefonu, o dokumentai ir informacija tarp darbuotojų perduodami įvairiais būdais.
Šis požiūris gali veikti labai gerai.
Kol įmonė sugeba visa tai kontroliuoti.
Problemų atsiranda, kai pradeda augti darbuotojų, sutarčių ir informacijos skaičius. Savininkas vienu metu turi sekti kelis statybos projektus, medžiagų sąnaudas, darbo valandas, užsakymus, įrangą ir projekto eigą.
Tuo metu tampa vis sunkiau pasikliauti atmintimi, telefono skambučiais ir atskirais failais statybos įmonės valdyme.
Būtent čia gali padėti statybos įmonės valdymo programinė įranga.
Gera sistema neturėtų versti įmonės visko pradėti nuo pradžių. Jos tikslas - pagerinti jau veikiančius procesus.
Didžiausias pokytis? Informacijos srautas
Praktiškai didžiausias pokytis po statybos įmonei skirtos sistemos diegimo nebūtinai yra paties darbo atlikimo būdas.
Svarbiausiai keičiasi informacijos dalijimosi būdas.
Užuot informacijai cirkuliavus tarp telefono skambučių, žinučių, užrašų ir „Excel“ lentelių, duomenys fiksuojami vienoje vietoje ir prieinami tiems, kuriems jų reikia.
Darbuotojas atlieka užduotį. Objekto vadovas mato eigą. Biuras gauna prieigą prie reikalingos informacijos. Sąnauda gali būti priskirta konkrečiam projektui. Savininkas gali pasitikrinti duomenis, nesukonstruodamas visos pokalbių istorijos.
Tai vienas svarbiausių statybos valdymo programinės įrangos privalumų.
Ar darbuotojai turi viską išmokti nuo nulio?
Ne.
Statybos įmonės valdymo programinės įrangos diegimas neturėtų reikšti, kad kiekvienas darbuotojas turi žinoti kiekvieną sistemos funkciją.
Statybos aikštelės darbuotojui reikalinga kitokia informacija nei biure dirbančiam žmogui. Objekto vadovas naudojasi kitomis funkcijomis nei įmonės savininkas.
Todėl sistema turėtų leisti naudotojams dirbti pagal savo vaidmenį.
Darbuotojai susikoncentruoja į savo užduotis.
Objekto vadovai stebi projekto eigą.
Biuras tvarko dokumentus ir atsiskaitymus.
Savininkas gauna sprendimams priimti reikalingą informaciją.
Ne visiems reikia visko žinoti. Kiekvienas turi turėti prieigą prie to, ko jam reikia.
Ar kartais verta keisti nusistovėjusius įpročius?
Žinoma. Kai kuriais atvejais sistemos diegimas reiškia tam tikrų įpročių keitimą.
Jei informacija daugelį metų buvo perduodama tik telefonu, gali būti verta pradėti ją fiksuoti.
Jei sąnaudos buvo registruojamos skirtingose lentelėse, gali būti verta sutvarkyti jų sekimo būdą.
Jei dokumentai buvo saugomi keliose skirtingose vietose, gali būti verta sukurti vieną bendrą prieigos vietą prie informacijos.
Tačiau tikslas - ne keisti dalykus dėl paties keitimo.
Tikslas - užtikrinti, kad įmonė nepriklausytų nuo to, kas atsimena konkretų informacijos fragmentą, kur yra saugomas tam tikras failas ar kas paskutinis kalbėjosi su objekto vadovu.
Ne visko reikia keisti vienu metu
Geras sistemos diegimas nebūtinai reiškia revoliuciją.
Galite pradėti nuo srities, kuri šiuo metu įmonei kelia daugiausiai problemų.
Vienai įmonei tai gali būti sąnaudų kontrolė. Kitai - komunikacija tarp biuro ir statybos aikštelės. Dar kitai - pirmiausiai reikia sutvarkyti dokumentus, darbo valandas, pirkimus ar informaciją apie vykstančius projektus.
Tik vėliau galima įvesti papildomus modulius.
Šis požiūris padaro statybos projektų valdymą labiau organizuotą, o darbuotojams suteikia laiko priprasti prie naujų sprendimų.
Kada verta apsvarstyti pokytį?
Ne todėl, kad kažkas sako, jog kiekvienai statybos įmonei reikia skaitmenizuotis.
Verta apsvarstyti, kai esamas darbo būdas pradeda riboti įmonę.
Kai savininkas vis dažniau turi klausti darbuotojų, kas vyksta statybos aikštelėje.
Kai informacija saugoma keliose skirtingose vietose.
Kai bereikalingi skambučiai ima kauptis.
Kai sunku greitai pasitikrinti projekto sąnaudas.
Kai įmonė tvarko vis daugiau sutarčių, o esami sprendimai tampa nepakankami.
Tuomet statybos įmonės valdymo sistema gali būti ne dar viena prievolė, o įrankis, padedantis susigrąžinti informacijos kontrolę.
Contractors.es - pagal jūsų įmonės darbo būdą pritaikyta sistema
Contractors.es sukurta statybos, montavimo ir remonto įmonėms, norinčioms sutvarkyti projektų, darbuotojų, sąnaudų, medžiagų ir dokumentacijos valdymą.
Tikslas - ne versti įmonę staiga atsisakyti visų esamų sprendimų.
Tikslas - užtikrinti, kad kasdien generuojama informacija nepasimestų tarp telefono skambučių, žinučių, popierinių dokumentų ir „Excel“ failų.
Nes kartais nereikia keisti viso įmonės valdymo būdo.
Tiesiog reikia pakeisti informacijos valdymo būdą.
