L’adozione di un nuovo sistema viene spesso associata a un cambiamento. Nuovi strumenti, nuove regole e la necessità di far imparare ai dipendenti un altro programma. Non c’è da stupirsi che il titolare di un’impresa edile si chieda se il sistema di gestione per imprese edili semplifichi davvero il lavoro o piuttosto introduca complicazioni.
Soprattutto quando l’azienda da anni usa Excel, documenti cartacei, telefoni e propri metodi per passare le informazioni.
Il cambio di abitudini è necessario?
Non sempre.
Il sistema non dovrebbe cambiare l’azienda. Dovrebbe metterla in ordine.
Molte imprese edili hanno sviluppato nel tempo un proprio modo di organizzare il lavoro. I costi vengono annotati in Excel, il responsabile di cantiere contatta l’ufficio per telefono e documenti e informazioni passano tra i dipendenti in modi diversi.
Un modello del genere può funzionare molto bene.
Finché l’azienda riesce a tenerlo sotto controllo.
Il problema nasce quando il numero di dipendenti, contratti e informazioni inizia a crescere. Il titolare deve controllare contemporaneamente più cantieri, i costi dei materiali, il tempo di lavoro, gli ordini, i mezzi e l’avanzamento dei lavori.
A quel punto diventa sempre più difficile basare la gestione dell’impresa edile solo su memoria, telefonate e singoli file.
Ed è proprio qui che può aiutare un programma per l’impresa edile.
Un buon sistema non dovrebbe costringere l’azienda a ripartire da zero. Il suo compito è rendere più efficienti i processi che già funzionano.
Il cambiamento più grande? Il modo in cui circolano le informazioni
Nella pratica, dopo l’implementazione di un sistema per l’impresa edile, il cambiamento più grande non deve essere il modo in cui il lavoro viene svolto.
Cambia soprattutto il modo in cui le informazioni vengono trasmesse.
Invece di informazioni che circolano tra telefonate, messaggi, appunti e fogli Excel, i dati possono essere registrati in un unico posto e messi a disposizione di chi ne ha bisogno.
Il dipendente svolge il suo compito. Il responsabile vede l’avanzamento dei lavori. L’ufficio ha accesso alle informazioni necessarie. Il costo può essere attribuito a un progetto concreto. Il titolare può verificare i dati senza dover ricostruire tutta la storia delle conversazioni.
È proprio uno dei maggiori vantaggi offerti dal software per le imprese edili.
I dipendenti devono imparare tutto da capo?
No.
L’implementazione di un programma di gestione per imprese edili non dovrebbe significare che ogni dipendente deve conoscere tutte le funzioni del sistema.
Un dipendente in cantiere ha bisogno di informazioni diverse rispetto a chi lavora in ufficio. Il responsabile di cantiere usa funzioni diverse rispetto al titolare dell’azienda.
Per questo il sistema dovrebbe permettere di usarlo in base al ruolo dell’utente.
Il dipendente svolge i suoi compiti.
Il responsabile controlla l’esecuzione dei lavori.
L’ufficio si occupa di documenti e verifiche.
Il titolare riceve le informazioni necessarie per prendere decisioni.
Non tutti devono sapere tutto. Ognuno dovrebbe avere accesso a ciò di cui ha bisogno.
Come realizzarlo in pratica lo descriviamo nell’articolo su come convincere i dipendenti a usare l’app mobile.
Il cambio di abitudini può essere necessario?
Certamente. A volte l’implementazione di un sistema significa dover cambiare alcune abitudini.
Se per anni le informazioni sono state passate solo per telefono, conviene iniziare a registrarle.
Se i costi venivano annotati in fogli diversi, conviene uniformare il modo in cui vengono tenuti.
Se i documenti erano sparsi in più posti, conviene creare un unico punto di accesso alle informazioni.
Non si tratta però di cambiare per il gusto di cambiare.
Si tratta di fare in modo che l’azienda non dipenda da chi si ricorda una certa informazione, da dove si trova un determinato file o da chi ha parlato per ultimo con il responsabile di cantiere.
Non serve cambiare tutto in una volta
Una buona implementazione di un sistema non deve significare una rivoluzione.
Puoi cominciare dall’ambito che oggi crea più problemi all’azienda.
Per una sarà il controllo dei costi. Per un’altra la comunicazione tra ufficio e cantiere. Un’altra ancora avrà bisogno di mettere in ordine documenti, tempo di lavoro, acquisti o informazioni sui progetti in esecuzione.
Solo più tardi si potrà estendere l’uso delle altre funzioni.
Un approccio del tipo rende la gestione del cantiere più ordinata e dà ai dipendenti il tempo di abituarsi alle nuove soluzioni.
Quando vale la pena pensare al cambiamento?
Non quando qualcuno dice che ogni impresa edile deve digitalizzarsi.
Vale la pena pensarci quando il modo attuale di lavorare inizia a limitare l’azienda.
Quando il titolare deve chiedere sempre più spesso ai dipendenti che cosa succede in cantiere.
Quando le informazioni sono sparse in più posti.
Quando compaiono telefonate inutili.
Quando è difficile verificare rapidamente i costi di un progetto.
Quando l’azienda realizza sempre più contratti e le soluzioni finora adottate non bastano più.
A quel punto il sistema di gestione per l’impresa edile può non essere un altro obbligo, ma uno strumento che aiuta a riprendere il controllo sulle informazioni.
Contractors.es - un sistema adattato al modo di lavorare dell’azienda
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Non si tratta di costringere l’azienda ad abbandonare all’improvviso tutte le soluzioni adottate finora.
Si tratta di fare in modo che le informazioni, che già nascono in azienda, non si perdano tra telefonate, messaggi, documenti cartacei e file Excel.
Perché a volte non serve cambiare il modo di condurre l’intera azienda.
Basta cambiare il modo in cui l’azienda gestisce l’informazione.
