Die Einführung eines neuen Systems wird oft mit einer Veränderung gleichgesetzt. Neue Werkzeuge, neue Regeln und die Notwendigkeit, den Mitarbeitern noch ein Programm beizubringen. Kein Wunder, dass sich der Inhaber eines Bauunternehmens fragen kann, ob ein System zur Steuerung des Bauunternehmens die Arbeit wirklich erleichtert oder eher zusätzliche Komplexität bringt.
Besonders dann, wenn das Unternehmen seit Jahren mit Excel, Papierunterlagen, Telefonaten und eigenen Wegen zur Informationsweitergabe arbeitet.
Muss eine Änderung der Gewohnheiten sein?
Nicht immer.
Ein System sollte das Unternehmen nicht verändern. Es sollte es ordnen.
Viele Bauunternehmen haben sich über Jahre hinweg einen eigenen Weg der Arbeitsorganisation erarbeitet. Kosten stehen in Excel, die Bauleitung stimmt sich telefonisch mit dem Büro ab, und Dokumente und Informationen werden auf unterschiedlichen Wegen weitergegeben.
So ein Modell kann sehr gut funktionieren.
Solange das Unternehmen die Kontrolle darüber behält.
Das Problem entsteht, wenn die Zahl der Mitarbeiter, Verträge und Informationen zu wachsen beginnt. Der Inhaber muss dann mehrere Baustellen, Materialkosten, Arbeitszeit, Bestellungen, Ausstattung und Baufortschritt gleichzeitig im Blick behalten.
Und dann wird es immer schwerer, das Bauunternehmen ausschließlich über Gedächtnis, Telefonate und einzelne Dateien zu steuern.
Genau hier kann ein Programm für das Bauunternehmen helfen.
Ein gutes System sollte das Unternehmen nicht zwingen, bei null anzufangen. Seine Aufgabe ist es, die Prozesse zu verbessern, die bereits funktionieren.
Die größte Veränderung? Der Weg, auf dem Informationen fließen
In der Praxis muss die größte Veränderung nach der Einführung eines Systems für das Bauunternehmen nicht die Art und Weise sein, in der die Arbeit selbst ausgeführt wird.
Verändert wird vor allem der Weg, auf dem Informationen weitergegeben werden.
Statt dass Informationen zwischen Telefonaten, Nachrichten, Notizen und Excel-Tabellen kreisen, können die Daten an einem Ort erfasst werden und für alle verfügbar sein, die sie brauchen.
Der Mitarbeiter erledigt seine Aufgabe. Die Bauleitung sieht den Fortschritt. Das Büro hat die nötigen Informationen. Eine Kostenposition kann einem konkreten Projekt zugeordnet werden. Der Inhaber kann die Daten einsehen, ohne die gesamte Gesprächshistorie rekonstruieren zu müssen.
Genau darin liegt einer der wichtigsten Vorteile, die Software für Bauunternehmen bringt.
Müssen die Mitarbeiter alles von Anfang an lernen?
Nein.
Die Einführung eines Programms zur Steuerung des Bauunternehmens sollte nicht bedeuten, dass jeder Mitarbeiter alle Funktionen des Systems kennen muss.
Ein Mitarbeiter auf der Baustelle braucht andere Informationen als jemand im Büro. Die Bauleitung nutzt andere Funktionen als der Inhaber des Unternehmens.
Das System sollte daher eine Nutzung je nach Rolle der Anwender ermöglichen.
Der Mitarbeiter erledigt seine Aufgaben.
Die Bauleitung kontrolliert die Ausführung.
Das Büro kümmert sich um Dokumente und Abrechnungen.
Der Inhaber erhält die Informationen, die er für Entscheidungen braucht.
Nicht jeder muss alles wissen. Jeder sollte Zugriff auf das haben, was er braucht.
Wie das in der Praxis funktioniert, beschreiben wir im Artikel Wie überzeugt man Mitarbeiter von der mobilen App?.
Kann eine Änderung der Gewohnheiten trotzdem nötig sein?
Natürlich. Manchmal bedeutet die Einführung eines Systems, dass bestimmte Gewohnheiten angepasst werden müssen.
Wenn Informationen bisher ausschließlich telefonisch weitergegeben wurden, ist es sinnvoll, sie zu erfassen.
Wenn die Kosten in verschiedenen Tabellen standen, lohnt es sich, die Art der Erfassung zu ordnen.
Wenn Dokumente an mehreren Stellen lagen, ist es sinnvoll, einen einzigen Zugriffsort für Informationen zu schaffen.
Es geht jedoch nicht darum, der Veränderung willen zu ändern.
Es geht darum, dass das Unternehmen nicht davon abhängt, wer sich an eine bestimmte Information erinnert, wo eine konkrete Datei liegt oder wer zuletzt mit der Bauleitung gesprochen hat.
Man muss nicht alles auf einmal ändern
Eine gute Systemeinführung muss keine Revolution sein.
Man kann mit dem Bereich beginnen, der dem Unternehmen derzeit am meisten Probleme macht.
Für das eine Unternehmen wird es die Kostenkontrolle sein. Für ein anderes die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle. Ein weiteres braucht eine geordnete Erfassung von Dokumenten, Arbeitszeit, Einkäufen oder Informationen zu den laufenden Projekten.
Erst später lässt sich der Einsatz weiterer Funktionen ausbauen.
Ein solches Vorgehen sorgt dafür, dass das Bauwesen-Steuern geordneter wird und die Mitarbeiter Zeit haben, sich mit den neuen Lösungen vertraut zu machen.
Wann sollte man über eine Veränderung nachdenken?
Nicht dann, wenn jemand sagt, jedes Bauunternehmen müsse sich digitalisieren.
Darüber sollte man nachdenken, wenn die bisherige Art der Arbeit das Unternehmen zunehmend einschränkt.
Wenn der Inhaber immer öfter fragen muss, was auf der Baustelle passiert.
Wenn die Informationen an mehreren Stellen liegen.
Wenn unnötige Telefonate entstehen.
Wenn sich die Kosten eines Projekts nur schwer prüfen lassen.
Wenn das Unternehmen immer mehr Verträge umsetzt und die bisherigen Lösungen nicht mehr ausreichen.
Dann kann ein System zur Steuerung des Bauunternehmens nicht die nächste Pflichtaufgabe sein, sondern ein Werkzeug, das hilft, die Kontrolle über die Informationen zurückzugewinnen.
Contractors.es - ein System, das zur Arbeitsweise des Unternehmens passt
Contractors.es wurde für Bau-, Installations- und Sanierungsunternehmen entwickelt, die Projekte, Mitarbeiter, Kosten, Material und Dokumentation ordnen wollen.
Es geht nicht darum, dass das Unternehmen auf einen Schlag alle bisherigen Lösungen aufgeben muss.
Es geht darum, dass die Informationen, die heute schon im Unternehmen entstehen, nicht zwischen Telefonaten, Nachrichten, Papierunterlagen und Excel-Dateien verloren gehen.
Denn manchmal muss man nicht die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens ändern.
Es reicht, den Weg zu ändern, auf dem das Unternehmen Informationen steuert.
