Zavedenie nového systému sa často spája so zmenou. Nové nástroje, nové pravidlá a potreba naučiť zamestnancov pracovať s ďalším programom. Je preto pochopiteľné, že majiteľ stavebnej firmy môže premýšľať, či systém na riadenie stavebnej firmy skutočne uľahčí prácu alebo len prinesie ďalšie komplikácie.
Najmä ak firma roky používa Excel, papierové dokumenty, telefonáty a vlastné spôsoby zdieľania informácií.
Je naozaj potrebné meniť zaužívané návyky?
Nie vždy.
Systém by nemal meniť firmu. Mal by ju usporiadať.
Mnohé stavebné firmy si v priebehu rokov vytvorili vlastný spôsob organizácie práce. Náklady sa evidujú v Exceli, stavbyvedúci komunikuje s kanceláriou telefonicky a dokumenty a informácie sa medzi zamestnancami odovzdávajú rôznymi spôsobmi.
Tento prístup môže fungovať veľmi dobre.
Dokáže to firma udržať pod kontrolou?
Problémy nastávajú, keď začne rásť počet zamestnancov, zmlúv a informácií. Majiteľ musí súčasne sledovať niekoľko stavebných projektov, náklady na materiál, pracovný čas, objednávky, techniku aj postup projektov.
V tom bode je čoraz ťažšie spoliehať sa na pamäť, telefonáty a jednotlivé súbory pri riadení stavebnej firmy.
Tu môže pomôcť softvér na riadenie stavebnej firmy.
Dobrý systém by nemal firmu nutiť začať pracovať od nuly. Jeho účelom je zlepšiť procesy, ktoré už existujú.
Najväčšou zmenou? Tok informácií
V praxi najväčšia zmena po zavedení systému pre stavebnú firmu nemusí byť spôsob, akým sa vykonáva samotná práca.
Najviac sa mení spôsob zdieľania informácií.
Namiesto toho, aby informácie cirkulovali medzi telefonátmi, správami, poznámkami a excelovými tabuľkami, sa dáta dajú zaznamenávať na jednom mieste a sprístupniť tým, ktorí ich potrebujú.
Zamestnanec dokončí úlohu. Stavbyvedúci vidí postup. Kancelária má prístup k potrebným informáciám. Náklad sa dá priradiť ku konkrétnemu projektu. Majiteľ si môže overiť dáta bez toho, aby musel rekonštruovať celú históriu rozhovorov.
Toto je jedna z najdôležitejších výhod softvéru na riadenie stavby.
Musia sa zamestnanci učiť všetko od nuly?
Nie.
Zavedenie softvéru na riadenie stavebnej firmy by nemalo znamenať, že každý zamestnanec musí poznať každú funkciu systému.
Pracovník na stavbe potrebuje iné informácie než niekto v kancelárii. Stavbyvedúci využíva iné funkcie než majiteľ firmy.
Preto by mal systém umožniť používateľom pracovať podľa ich roly.
Zamestnanci sa sústredia na svoje úlohy.
Stavbyvedúci sledujú postup projektov.
Kancelária sa stará o dokumenty a vyúčtovania.
Majiteľ dostáva informácie potrebné na rozhodovanie.
Nie každý musí poznať všetko. Každý by mal mať prístup k tomu, čo potrebuje.
Má niekedy zmysel zaužívané návyky zmeniť?
Samozrejme. V niektorých prípadoch zavedenie systému znamená zmenu určitých návykov.
Ak sa informácie roky odovzdávali výlučne telefonicky, oplatí sa ich začať zaznamenávať.
Ak sa náklady evidovali v rôznych tabuľkách, oplatí sa zjednotiť spôsob ich sledovania.
Ak boli dokumenty uložené na niekoľkých rôznych miestach, oplatí sa vytvoriť jedno centrálne miesto na prístup k informáciám.
Cieľom však nie je meniť veci len kvôli zmene.
Cieľom je zabezpečiť, aby firma nebola závislá od toho, kto si pamätá konkrétnu informáciu, kde sa nachádza určitý súbor alebo kto naposledy hovoril so stavbyvedúcim.
Nie je potrebné meniť všetko naraz
Dobrá implementácia systému nemusí znamenať revolúciu.
Môžete začať oblasťou, ktorá firme aktuálne spôsobuje najviac problémov.
Pre jednu firmu to môže byť kontrola nákladov. Pre inú komunikácia medzi kanceláriou a stavbou. Ďalšia firma môže primárne potrebovať usporiadať dokumenty, pracovný čas, nákupy alebo informácie o prebiehajúcich projektoch.
Až neskôr sa dajú zaviesť ďalšie funkcie.
Takýto postup robí riadenie stavebných projektov organizovanejším a zároveň dáva zamestnancom čas zvyknúť si na nové riešenia.
Kedy sa oplatí zvážiť zmenu?
Nie preto, že niekto hovorí, že každá stavebná firma musí ísť digitálne.
Oplatí sa to zvážiť vtedy, keď súčasný spôsob práce začne firmu obmedzovať.
Keď majiteľ musí čoraz častejšie pýtať zamestnancov, čo sa deje na stavbe.
Keď sú informácie uložené na niekoľkých rôznych miestach.
Keď sa hromadia zbytočné telefonáty.
Keď je ťažké rýchlo skontrolovať náklady projektu.
Keď firma realizuje čoraz viac zmlúv a jej existujúce riešenia už nestačia.
V tom bode môže byť systém na riadenie stavebnej firmy nie ďalšou povinnosťou, ale nástrojom, ktorý pomáha získať späť kontrolu nad informáciami.
Contractors.es - systém prispôsobený spôsobu, akým vaša firma pracuje
Contractors.es vznikol pre stavebné, montážne a rekonštrukčné firmy, ktoré chcú mať poriadok v riadení projektov, zamestnancov, nákladov, materiálu a dokumentácie.
Cieľom nie je prinútiť firmu zo dňa na deň opustiť všetky doterajšie riešenia.
Cieľom je zabezpečiť, aby sa informácie, ktoré každý deň vznikajú, nestratili medzi telefonátmi, správami, papierovými dokumentmi a excelovskými súbormi.
Pretože niekedy nie je potrebné meniť spôsob, akým celú firmu riadite.
Stačí zmeniť spôsob, akým firma riadi informácie.
