Le déploiement d’un nouveau système est souvent associé à un changement. De nouveaux outils, de nouvelles règles et la nécessité de former les employés à l’utilisation d’un nouveau logiciel. Il n’est pas difficile d’imaginer que le dirigeant d’une entreprise de construction puisse se demander si le système de gestion de l’entreprise de construction facilitera réellement le travail ou introduira au contraire des complications supplémentaires.
Particulièrement lorsque l’entreprise utilise Excel, des documents papier, le téléphone et ses propres méthodes de transmission des informations depuis des années.
Le changement de habitudes est-il nécessaire ?
Pas toujours.
Le système ne doit pas changer l’entreprise. Il doit l’organiser.
De nombreuses entreprises de construction ont mis au point pendant des années leur propre méthode d’organisation du travail. Les coûts sont enregistrés dans Excel, le chef de chantier contacte le bureau par téléphone, et les documents et les informations sont transmis entre les employés de diverses manières.
Ce fonctionnement peut être très efficace.
Tant que l’entreprise est en mesure de le maîtriser.
Le problème apparaît lorsque le nombre d’employés, de contrats et d’informations commence à augmenter. Le dirigeant doit simultanément superviser plusieurs chantiers, les coûts des matériaux, le temps de travail, les commandes, les équipements et l’avancement des travaux.
Il devient alors de plus en plus difficile de reposer la gestion de l’entreprise de construction uniquement sur la mémoire, le téléphone et des fichiers isolés.
C’est précisément ici qu’un logiciel de gestion pour les entreprises de construction peut être utile.
Un bon système ne doit pas obliger l’entreprise à repartir de zéro. Son objectif est d’optimiser les processus qui fonctionnent déjà.
La principale évolution ? La façon de faire circuler l’information
En pratique, la principale évolution après le déploiement d’un système pour les entreprises de construction ne sera pas forcément la manière d’exécuter le travail lui-même.
Ce qui change principalement, c’est la façon de transmettre les informations.
Au lieu de circuler entre téléphones, messages, notes et feuilles Excel, les données peuvent être enregistrées au même endroit et mises à disposition des personnes qui en ont besoin.
Un employé réalise sa tâche. Le chef de chantier voit l’avancement des travaux. Le bureau dispose des informations nécessaires. Le coût peut être imputé à un projet précis. Le dirigeant peut consulter les données sans avoir à reconstituer l’historique complet des échanges.
C’est précisément l’un des principaux avantages que procure un logiciel pour les entreprises de construction.
Les employés doivent-ils tout apprendre dès le début ?
Non.
Le déploiement d’un logiciel de gestion de l’entreprise de construction ne doit pas impliquer que chaque employé maîtrise l’ensemble des fonctionnalités du système.
Un employé sur le chantier a besoin d’informations différentes de celles dont a besoin une personne qui travaille au bureau. Le chef de chantier utilise des fonctions différentes de celles du dirigeant de l’entreprise.
Le système doit donc permettre à chacun de l’utiliser en fonction de son rôle d’utilisateur.
L’employé réalise ses tâches.
Le chef de chantier supervise l’exécution des travaux.
Le bureau gère les documents et les règlements.
Le dirigeant reçoit les informations nécessaires à la prise de décision.
Personne ne doit tout savoir. Chacun doit avoir accès à ce dont il a besoin.
Nous expliquons concrètement comment procéder dans l’article Comment convaincre les employés à utiliser une application mobile ?.
Le changement de habitudes peut-il être nécessaire ?
Bien sûr. Le déploiement d’un système implique parfois la nécessité de modifier certaines habitudes.
Si les informations ont pendant des années été transmises uniquement par téléphone, il convient de commencer à les consigner.
Si les coûts étaient enregistrés dans différentes feuilles de calcul, il convient d’organiser leur suivi.
Si les documents étaient dispersés en plusieurs endroits, il convient de créer un point d’accès unique aux informations.
L’objectif n’est toutefois pas de changer pour le seul plaisir de changer.
L’entreprise ne doit plus dépendre de la personne qui se souvient d’une information, de l’emplacement d’un fichier précis ou de la personne qui a parlé en dernier au chef de chantier.
Il n’est pas nécessaire de tout changer en même temps
Un bon déploiement de système ne doit pas se traduire par une révolution.
Il est possible de commencer par le domaine qui pose aujourd’hui le plus de problèmes à l’entreprise.
Pour une entreprise, il s’agira du suivi des coûts. Pour une autre, de la communication entre le bureau et le chantier. Une autre entreprise aura besoin de structurer la gestion des documents, du temps de travail, des achats ou des informations sur les projets en cours.
Ce n’est qu’ensuite que l’on pourra étendre l’utilisation de nouvelles fonctionnalités.
Cette approche permet de structurer davantage la gestion de chantier et laisse aux collaborateurs le temps de se familiariser avec les nouvelles solutions.
Quand faut-il envisager un changement ?
Pas simplement parce que quelqu’un affirme que toute entreprise de construction doit se numériser.
Il faut y songer lorsque l’organisation actuelle commence à limiter l’entreprise.
Lorsque le dirigeant doit demander de plus en plus souvent aux employés ce qui se passe sur le chantier.
Lorsque les informations sont dispersées en plusieurs endroits.
Lorsque des appels superflus commencent à se multiplier.
Lorsqu’il est difficile de vérifier rapidement les coûts d’un projet.
Lorsque l’entreprise réalise de plus en plus de contrats et que les solutions existantes ne suffisent plus.
À ce moment-là, un système de gestion de l’entreprise de construction ne sera pas nécessairement une obligation de plus, mais un outil qui permet de retrouver le contrôle de l’information.
Contractors.es - un système adapté à l’organisation de travail de l’entreprise
Contractors.es a été conçu pour les entreprises de construction, d’installation et de rénovation qui souhaitent structurer la gestion de leurs projets, de leurs employés, de leurs coûts, de leurs matériaux et de leur documentation.
Il ne s’agit pas d’obliger l’entreprise à abandonner soudainement toutes les solutions utilisées jusqu’ici.
L’objectif est de faire en sorte que les informations qui sont déjà générées dans l’entreprise ne disparaissent pas entre les téléphones, les messages, les documents papier et les fichiers Excel.
Car il n’est pas toujours nécessaire de changer la façon de gérer l’ensemble de l’entreprise.
Il suffit de changer la manière dont l’entreprise gère l’information. <<
>>
