Warum fehlende Kontrolle über Zusatzkosten den Gewinn im Bauunternehmen senkt

In der Steuerung von Bauunternehmen zeigt sich immer häufiger ein Phänomen, das in den Finanzberichten nicht sofort sichtbar ist. Ein Projekt kann auf Ebene der Kalkulation sauber aussehen und trotzdem fällt das Endergebnis enttäuschend aus.

Der Grund? Zusatzkosten, die während der Umsetzung entstehen - und die sehr oft nicht einheitlich an einer Stelle erfasst werden.

In der Folge verliert das Bauunternehmen nicht immer an einem großen Fehler. Häufiger verliert es an vielen kleinen, verstreuten Kosten, die zwischen Büro und Baustelle „zerfließen“.

Zwei Kostenbilder desselben Projekts

Im Büro, wo Excel oder ein System zur Steuerung des Bauunternehmens im Einsatz ist, hat das Projekt seine ursprüngliche Fassung:

• die Basiskalkulation
• den geplanten Budgetrahmen
• die geplante Marge

Das ist ein kontrolliertes und geordnetes Bild.

Auf der Baustelle sieht die Wirklichkeit anders aus. Während der Umsetzung entstehen:

• Zusatzleistungen
• Materialänderungen
• Stillstände
• kurzfristige operative Entscheidungen
• unvorhergesehene Situationen

Jede davon erzeugt einen Kostenpunkt, der nicht immer in einem gemeinsamen Register landet.

Wohin im Bauunternehmen das Geld „abfließt“?

In der Praxis geht es selten um einen großen Fehler, sondern um viele kleine Abweichungen:

• „das war eine kleine Änderung, das haben wir nicht eingetragen“
• „das Material wurde kurzfristig bestellt“
• „das Team hat das zusätzlich gemacht“
• „das war mündlich vereinbart“

Jede dieser Situationen sieht harmlos aus. Das Problem entsteht erst dann, wenn es keine einzige Stelle gibt, an der alle Zusatzkosten in Echtzeit zusammenlaufen.

Kein einheitliches Kostenbild = keine Kontrolle über die Marge

Werden Zusatzkosten an verschiedenen Stellen erfasst - in Notizen, E-Mails, Excel-Tabellen, Nachrichten - verliert das Bauunternehmen den Überblick über das tatsächliche Projektergebnis.

In der Praxis bedeutet das:

• Der Gewinn ist erst nach Projektende bekannt
• Das Budget bildet die Wirklichkeit nicht ab
• Entscheidungen werden auf unvollständigen Daten getroffen
• Die Marge verschwindet unbemerkt während der Umsetzung

Aus Sicht der Steuerung eines Bauunternehmens liegt das Problem nicht in den Kosten selbst, sondern darin, dass sie nicht einheitlich nachverfolgt werden.

Zusatzkosten sind kein operatives Problem - sie sind ein Informationsproblem

Paradoxerweise kontrollieren die meisten Bauunternehmen die Ausführung der Arbeiten gut. Das Problem beginnt auf der Ebene der Kosteninformationen.

Deshalb gewinnt ein Ansatz an Bedeutung, bei dem:

• jede Änderung einen zugeordneten Kostenpunkt hat
• die Kosten laufend aktualisiert werden
• Büro und Baustelle mit demselben Projektbild arbeiten
• die Marge während der Umsetzung sichtbar ist und nicht hinterher

Lässt sich die Kontrolle über den Gewinn zurückgewinnen?

Immer mehr Unternehmen kommen zu dem Schluss, dass die Kontrolle über Zusatzkosten nicht aus mehr Berichten resultiert, sondern aus einem einzigen einheitlichen System, das verbindet:

• das Budget
• die Umsetzung
• die Änderungen
• und die tatsächlichen Kosten auf der Baustelle

Erst dann beginnt die Steuerung des Bauunternehmens, das tatsächliche Projektergebnis in Echtzeit zu zeigen und nicht erst nach dessen Abschluss.