W zarządzaniu firmą budowlaną coraz częściej widać zjawisko, które nie zawsze jest od razu widoczne w raportach finansowych. Projekt na poziomie kosztorysu może wyglądać poprawnie, a mimo to końcowy wynik finansowy jest niższy niż zakładano.
Powód? Koszty dodatkowe, które pojawiają się w trakcie realizacji inwestycji – i które bardzo często nie są spójnie rejestrowane w jednym miejscu.
W efekcie firma budowlana nie zawsze traci na jednym dużym błędzie. Częściej traci na wielu małych, rozproszonych kosztach, które „rozpływają się” między biurem a budową.
Dwie wersje kosztów tej samej inwestycji
W biurze, gdzie funkcjonuje Excel lub system do zarządzania firmą budowlaną, projekt ma swoją pierwotną wersję:
- kosztorys bazowy
- założony budżet
- planowana marża
To obraz kontrolowany i uporządkowany.
Na budowie jednak rzeczywistość wygląda inaczej. W trakcie realizacji pojawiają się:
- dodatkowe prace
- zmiany materiałowe
- przestoje
- pilne decyzje operacyjne
- nieprzewidziane sytuacje
Każda z nich generuje koszt, który nie zawsze trafia do jednego, wspólnego rejestru.
Gdzie „uciekają” pieniądze w firmie budowlanej?
W praktyce najczęściej nie chodzi o jeden duży błąd, ale o wiele małych odchyleń:
- „to była drobna zmiana, nie wpisaliśmy tego”
- „materiał został domówiony na szybko”
- „ekipa zrobiła to dodatkowo”
- „to było uzgodnione ustnie”
Każda z tych sytuacji wygląda niewinnie. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy nie ma jednego miejsca, które zbiera wszystkie koszty dodatkowe w czasie rzeczywistym.
Brak jednego obrazu kosztów = brak kontroli nad marżą
Jeśli koszty dodatkowe są rejestrowane w różnych miejscach – w notatkach, mailach, Excelach, wiadomościach – firma budowlana przestaje widzieć realny wynik projektu na bieżąco.
W praktyce oznacza to:
- zysk jest znany dopiero po zakończeniu projektu
- budżet nie odzwierciedla rzeczywistości
- decyzje podejmowane są na niepełnych danych
- marża „znika” niezauważenie w trakcie realizacji
Z perspektywy zarządzania firmą budowlaną problem nie leży w samych kosztach, ale w braku ich spójnego śledzenia.
Koszty dodatkowe to nie problem operacyjny – to problem informacyjny
Paradoksalnie większość firm budowlanych dobrze kontroluje wykonanie prac. Problem zaczyna się na poziomie informacji o kosztach.
Dlatego coraz większe znaczenie ma podejście, w którym:
- każda zmiana ma przypisany koszt
- koszty są aktualizowane na bieżąco
- biuro i budowa pracują na tym samym obrazie projektu
- marża jest widoczna w trakcie, a nie po fakcie
Czy da się odzyskać kontrolę nad zyskiem?
Coraz więcej firm dochodzi do wniosku, że kontrola nad kosztami dodatkowymi nie wynika z większej liczby raportów, ale z jednego spójnego systemu, który łączy:
- budżet
- realizację
- zmiany
- i faktyczne koszty na budowie
Dopiero wtedy zarządzanie firmą budowlaną zaczyna pokazywać realny wynik projektu w czasie rzeczywistym, a nie po jego zakończeniu.