En una empresa de construcción la información aparece en muchos lugares - en la oficina, en la obra, en el almacén y durante el contacto con el cliente. Los proyectos, los empleados, los materiales, el equipo, los documentos y los costes tienen que estar conectados entre sí.
Al principio, Excel, el correo electrónico, el teléfono y las aplicaciones de mensajería pueden bastar. Sin embargo, a medida que la empresa crece, resulta cada vez más difícil encontrar la información actualizada y controlar todo sin transcribir los datos a mano.
Entonces surge la pregunta: **¿qué software para empresas de construcción hay que elegir?
** No conviene basarse únicamente en el número de funciones disponibles. Lo importante es si el sistema responde de verdad a las necesidades del día a día de la empresa.
1. Un solo sistema para la oficina y la obra
Un buen programa para empresas de construcción debería conectar el trabajo de la oficina con el de los equipos de obra.
Un trabajador en la obra puede necesitar comunicar una incidencia, añadir una foto, registrar su tiempo de trabajo o pedir el material que falta. Si cada uno de esos datos llega a la oficina por teléfono o por mensaje, alguien tiene que transcribirlos después y asignarlos al proyecto correspondiente.
Por eso conviene comprobar si el sistema permite transmitir la información directamente desde la obra.
La oficina y la obra deben trabajar con los mismos datos.
2. Gestión de proyectos en un solo lugar
Cuando se llevan varias obras a la vez, el número de documentos y de información crece rápidamente.
El sistema debería permitir organizar dentro del proyecto, entre otras cosas:
- contratos y documentos,
- presupuestos,
- etapas y tareas,
- empleados,
- materiales,
- equipo,
- costes,
- facturas y liquidaciones.
Así no hace falta buscar la información en varias hojas de cálculo, carpetas y buzones de correo.
3. Control de costes
Una de las funciones más importantes del software para empresas de construcción es la posibilidad de controlar los costes durante la ejecución del proyecto.
El propietario debería poder comprobar no solo cuánto se ha facturado, sino también:
- cuál era el coste previsto,
- qué costes se han asumido ya,
- cuánto cuestan los empleados y los materiales,
- cómo evoluciona el coste de cada etapa,
- si la ejecución del proyecto avanza según lo previsto.
El acceso a los datos actualizados permite detectar antes que los costes reales se desvían del plan.
4. Aplicación móvil para los empleados
Un programa que se usa solo en la oficina no resolverá todos los problemas de una empresa de construcción.
Conviene comprobar si los empleados pueden usar la aplicación en el teléfono y realizar las tareas básicas directamente en la obra.
Puede ser útil, entre otras cosas:
- registrar el tiempo de trabajo,
- hacer fotos,
- comunicar incidencias,
- comunicarse con la oficina,
- consultar la información sobre las tareas,
- solicitar materiales.
Cuanta más información se pueda transmitir directamente desde la obra, menos trabajo administrativo queda en la oficina.
5. Materiales, almacén y equipo
También conviene comprobar si el sistema cubre las áreas relacionadas con el funcionamiento diario de la obra.
Es bueno si permite controlar:
- el stock de almacén,
- los pedidos y las solicitudes de material,
- el flujo de materiales entre el almacén y la obra,
- el equipo y su uso,
- los préstamos y las devoluciones,
- el mantenimiento y los plazos.
Gracias a esto, la información sobre los recursos de la empresa no tiene que llevarse en hojas de cálculo separadas.
6. Documentos y comunicación
La información importante no debería quedarse únicamente en el teléfono de una sola persona.
Conviene fijarse en si el sistema permite guardar los documentos, las comunicaciones, las fotos y la información de un proyecto concreto en un solo lugar.
Esto es especialmente importante cuando hay que volver al asunto unas semanas después.
El problema a menudo no es la falta de información, sino encontrar la que existe.
7. ¿Se puede hacer crecer el sistema junto con la empresa?
Una empresa que hoy tiene unas pocas personas y unos pocos proyectos, dentro de un tiempo puede tener muchos más.
Por eso, antes de elegir, conviene comprobar:
- cuántos usuarios pueden usar el sistema,
- si es fácil añadir nuevos empleados,
- si están disponibles todos los módulos necesarios,
- si las funciones adicionales implican costes adicionales,
- cómo evoluciona el precio a medida que crece el número de usuarios.
También merece la pena comprobar el coste de la implantación, la formación, el soporte y los servicios adicionales. La cuota por sí sola no siempre muestra el coste real de usar el sistema.
8. Vea el sistema en la práctica
La lista de funciones no lo es todo.
Dos programas pueden ofrecer funcionalidades parecidas, pero funcionar de forma muy distinta en el día a día.
Por eso, antes de elegir, vale la pena pedir una demostración y ver procesos concretos.
No solo: «¿El sistema permite registrar el tiempo de trabajo?»
sino: «Enséñennos cómo registra un trabajador de la obra su tiempo y cómo llegan esos datos al proyecto.»
No solo: «¿Tiene almacén?»
sino: «Enséñennos cómo se ve una solicitud de material desde la obra.»
Así se puede evaluar no solo lo que el sistema sabe hacer, sino sobre todo cómo funciona en el día a día.
Software para empresas de construcción - ¿qué conviene comprobar antes de elegir?
Antes de tomar una decisión, conviene responderse a unas cuantas preguntas:
- ¿El sistema conecta la oficina y la obra?
- ¿Está toda la información del proyecto en un solo lugar?
- ¿Permite controlar los costes?
- ¿Pueden los empleados usar la aplicación móvil?
- ¿Gestiona los materiales, el almacén y el equipo?
- ¿Facilita la comunicación y el acceso a los documentos?
- ¿Se puede hacer crecer junto con la empresa?
- ¿Cómo son la implantación y el soporte?
- ¿Cuál es el coste real de usar el sistema?
Contractors.es - un sistema para empresas de construcción
Contractors.es reúne en un solo sistema el trabajo de la oficina, las obras y los equipos de campo.
Permite gestionar, entre otras cosas, los proyectos, los costes, los empleados, el tiempo de trabajo, los documentos, los materiales, el almacén, el equipo y la comunicación.
Los empleados pueden usar la aplicación móvil y transmitir la información directamente desde la obra, mientras que en la oficina se dispone de los datos actualizados del proyecto.
Gracias a esto, **la oficina y la obra trabajan sobre una misma base de datos y un mismo flujo de información.
** Y aun así, conviene no elegir el software solo por la descripción de sus funciones.
Vea Contractors.es en acción y compruebe cómo puede ser el día a día de una empresa en un solo sistema.
