In un’impresa edile le informazioni compaiono in molti luoghi - in ufficio, in cantiere, in magazzino e durante il contatto con il cliente. Progetti, dipendenti, materiali, attrezzature, documenti e costi devono essere collegati tra loro.
All’inizio Excel, l’e-mail, il telefono e le app di messaggistica possono bastare. Con la crescita dell’azienda, però, diventa sempre più difficile trovare l’informazione aggiornata e controllare tutto senza dover trascrivere i dati a mano.
Allora compare la domanda: **quale software per l’impresa edile scegliere?
** Non conviene basarsi solo sul numero di funzioni disponibili. Più importante è capire se il sistema risponde davvero alle esigenze quotidiane dell’azienda.
1. Un solo sistema per ufficio e cantiere
Un buon programma per l’impresa edile dovrebbe collegare il lavoro delle persone in ufficio con quello delle squadre in cantiere.
Il dipendente in cantiere può aver bisogno di segnalare un problema, aggiungere una foto, registrare il tempo di lavoro o ordinare il materiale mancante. Se ogni informazione arriva in ufficio per telefono o via messaggio, qualcuno dovrà poi trascriverla e collegarla al progetto giusto.
Vale quindi la pena verificare se il sistema permette di trasmettere informazioni direttamente dal cantiere.
Ufficio e cantiere devono lavorare sugli stessi dati.
2. Gestione dei progetti in un unico posto
Con più cantieri seguiti contemporaneamente crescono rapidamente i documenti e le informazioni.
Il sistema dovrebbe permettere di organizzare all’interno del progetto, tra l’altro:
- contratti e documenti,
- preventivi,
- fasi e compiti,
- dipendenti,
- materiali,
- attrezzature,
- costi,
- fatture e calcoli.
Grazie a questo non devi cercare le informazioni in fogli, cartelle e caselle di posta diversi.
3. Controllo dei costi
Una delle funzioni più importanti del software per le imprese edili è la possibilità di controllare i costi durante la realizzazione del progetto.
Il titolare dovrebbe poter verificare non solo quanto è stato fatturato, ma anche:
- quale era il costo previsto,
- quali costi sono già stati sostenuti,
- quanto costano dipendenti e materiali,
- come si presentano i costi delle singole fasi,
- se la realizzazione del progetto segue le previsioni.
L’accesso ai dati aggiornati permette di accorgersi prima che i costi reali inizino a discostarsi dal piano.
4. App mobile per i dipendenti
Un programma usato solo in ufficio non risolverà tutti i problemi di un’impresa edile.
Vale la pena verificare se i dipendenti possono usare l’app sul telefono e svolgere le attività di base direttamente in cantiere.
Utili possono essere tra l’altro:
- la registrazione del tempo di lavoro,
- le foto,
- la segnalazione dei problemi,
- la comunicazione con l’ufficio,
- le informazioni sui compiti,
- la segnalazione delle richieste di materiale.
Più informazioni si possono trasmettere direttamente dal cantiere, meno lavoro amministrativo resta all’ufficio.
5. Materiali, magazzino e attrezzature
Vale la pena verificare anche se il sistema copre gli ambiti legati al funzionamento quotidiano del cantiere.
Meglio se permette di controllare:
- le giacenze di magazzino,
- le consegne e le richieste di materiali,
- il flusso dei materiali tra magazzino e cantiere,
- le attrezzature e il loro utilizzo,
- i prestiti e le restituzioni,
- la manutenzione e le scadenze.
Grazie a questo le informazioni sulle risorse dell’azienda non devono essere tenute in fogli separati.
6. Documenti e comunicazione
Un’informazione importante non dovrebbe restare soltanto nel telefono di una persona.
Vale la pena verificare se il sistema permette di conservare documenti, segnalazioni, foto e informazioni relative a un progetto specifico in un unico posto.
È particolarmente importante quando si deve tornare su una pratica dopo qualche settimana.
Il problema spesso non è la mancanza di informazioni, ma il fatto che non si riesca a trovarle.
7. Il sistema si può far crescere insieme all’azienda?
Un’azienda che oggi ha poche persone e pochi progetti, tra qualche tempo potrebbe averne molti di più.
Prima di scegliere vale quindi la pena verificare:
- quanti utenti possono usare il sistema,
- se si possono aggiungere facilmente altri dipendenti,
- se tutti i moduli necessari sono disponibili,
- se le funzioni aggiuntive comportano costi aggiuntivi,
- come cambia il prezzo con l’aumento degli utenti.
Vale la pena verificare anche il costo di implementazione, formazione, assistenza e servizi aggiuntivi. L’abbonamento da solo non mostra sempre il costo completo dell’utilizzo del sistema.
8. Guarda il sistema in pratica
L’elenco delle funzioni non è tutto.
Due programmi possono avere capacità simili, ma comportarsi in modo completamente diverso nel lavoro quotidiano.
Per questo, prima di scegliere, vale la pena chiedere una dimostrazione e vedere i processi concreti.
Non solo: «Il sistema permette di registrare il tempo di lavoro?»
ma: «Mostrateci come un dipendente in cantiere registra il tempo e come questi dati arrivano al progetto.»
Non solo: «C’è un magazzino?»
ma: «Mostrateci come funziona una richiesta di materiale dal cantiere.»
Grazie a questo puoi valutare non solo cosa sa fare il sistema, ma soprattutto come funziona nel lavoro quotidiano. Prima di decidere, scopri perché conviene provare il sistema prima dell’implementazione.
Software per l’impresa edile: cosa controllare prima di scegliere?
Prima di prendere una decisione vale la pena darsi una risposta ad alcune domande:
- Il sistema collega ufficio e cantiere?
- Tutte le informazioni sul progetto sono in un unico posto?
- Permette di controllare i costi?
- I dipendenti possono usare l’app mobile?
- Gestisce materiali, magazzino e attrezzature?
- Facilita la comunicazione e l’accesso ai documenti?
- Si può far crescere insieme all’azienda?
- Come sono l’implementazione e l’assistenza?
- Qual è il costo reale di utilizzo del sistema?
Contractors.es: il sistema per le imprese edili
Contractors.es collega in un unico sistema il lavoro dell’ufficio, dei cantieri e delle squadre in campo.
Permette di gestire tra l’altro progetti, costi, dipendenti, tempo di lavoro, documenti, materiali, magazzino, attrezzature e comunicazione.
I dipendenti possono usare l’app mobile e trasmettere informazioni direttamente dal cantiere, mentre in ufficio si ha accesso ai dati aggiornati del progetto.
Grazie a questo **ufficio e cantiere lavorano su un unico database e su un unico flusso di informazioni.
** Meglio però non scegliere il software soltanto in base alla descrizione delle funzioni.
Guarda Contractors.es in azione e verifica come può essere il lavoro quotidiano di un’azienda in un unico sistema.
