Dans une entreprise du bâtiment, les informations apparaissent dans de nombreux endroits : au bureau, sur le chantier, dans le magasin et lors des échanges avec les clients. Les projets, les collaborateurs, les matériaux, les équipements, les documents et les coûts doivent être reliés entre eux.
Au départ, Excel, l’e-mail, le téléphone et les outils de messagerie peuvent suffire. Mais à mesure que l’entreprise grandit, il devient de plus en plus difficile de trouver une information à jour et de tout contrôler sans ressaisir manuellement les données.
C’est alors qu’une question se pose : **quel logiciel choisir pour une entreprise du bâtiment ?
** Il ne faut pas se fonder uniquement sur le nombre de fonctionnalités disponibles. Ce qui compte davantage, c’est de savoir si le système répond réellement aux besoins quotidiens de l’entreprise.
1. Un seul système pour le bureau et le chantier
Un bon logiciel pour une entreprise du bâtiment doit relier le travail des personnes au bureau avec celui des équipes de terrain.
Un collaborateur sur le chantier peut avoir besoin de signaler un problème, d’ajouter une photo, d’enregistrer son temps de travail ou de commander un matériau manquant. Si chaque information est transmise au bureau par téléphone ou par message, quelqu’un doit ensuite la ressaisir et l’affecter au projet concerné.
Il est donc préférable de vérifier si le système permet de transmettre les informations directement depuis le chantier.
Le bureau et le chantier doivent travailler avec les mêmes données.
2. La gestion de projets au même endroit
Lorsque plusieurs chantiers sont menés simultanément, le nombre de documents et d’informations augmente rapidement.
Le système doit permettre d’organiser au sein de chaque projet, notamment :
- les contrats et les documents,
- les devis,
- les étapes et les tâches,
- les collaborateurs,
- les matériaux,
- les équipements,
- les coûts,
- les factures et les règlements.
Il n’est ainsi nécessaire de rechercher les informations dans plusieurs feuilles de calcul, dossiers et boîtes mail.
3. Le contrôle des coûts
L’une des fonctionnalités les plus importantes d’un logiciel pour une entreprise du bâtiment est la possibilité de contrôler les coûts au cours de la réalisation du projet.
Le dirigeant doit pouvoir vérifier non seulement le montant facturé, mais aussi :
- le coût prévu initialement,
- les coûts déjà engagés,
- le coût des collaborateurs et des matériaux,
- l’évolution des coûts de chaque étape,
- si la réalisation du projet se déroule conformément aux prévisions.
L’accès aux données à jour permet de repérer plus rapidement lorsque les coûts réels commencent à s’écarter du plan.
4. Une application mobile pour les collaborateurs
Un programme utilisé uniquement au bureau ne résoudra pas tous les problèmes d’une entreprise du bâtiment.
Il est utile de vérifier si les collaborateurs peuvent utiliser une application sur leur téléphone et effectuer les tâches essentielles directement sur le chantier.
Les fonctions suivantes peuvent notamment être utiles :
- l’enregistrement du temps de travail,
- la prise de photos,
- le signalement de problèmes,
- la communication avec le bureau,
- les informations sur les tâches,
- le signalement des besoins en matériaux.
Plus les informations peuvent être transmises directement depuis le chantier, moins il reste de tâches administratives au bureau.
5. Les matériaux, le stock et les équipements
Il est également important de vérifier si le système couvre les domaines liés au fonctionnement quotidien du chantier.
Il serait pertinent qu’il permette de contrôler :
- les niveaux de stock,
- les sorties et les demandes de matériaux,
- les flux de matériaux entre le magasin et le chantier,
- les équipements et leur utilisation,
- les prêts et les retours,
- la maintenance et les échéances.
Les informations sur les ressources de l’entreprise n’ont ainsi plus besoin d’être gérées dans des feuilles de calcul distinctes.
6. Les documents et la communication
Une information importante ne doit pas rester uniquement dans le téléphone d’une seule personne.
Il convient de vérifier si le système permet de conserver au même endroit les documents, les signalements, les photos et les informations concernant un projet précis.
C’est particulièrement important lorsqu’il faut revenir sur une affaire plusieurs semaines plus tard.
Souvent, le problème n’est pas l’absence d’informations, mais leur difficulté à les retrouver.
7. Le système peut-il évoluer avec l’entreprise ?
Une entreprise qui compte aujourd’hui quelques personnes et quelques projets pourra en avoir beaucoup plus dans quelques années.
Avant de faire son choix, il est donc préférable de vérifier :
- le nombre d’utilisateurs pouvant accéder au système,
- la facilité d’ajout de nouveaux collaborateurs,
- la disponibilité de tous les modules nécessaires,
- le caractère payant ou non des fonctionnalités supplémentaires,
- l’évolution du prix avec l’augmentation du nombre d’utilisateurs.
Il est également utile de vérifier le coût du déploiement, des formations, de l’assistance et des services complémentaires. L’abonnement ne reflète pas toujours le coût total d’utilisation du système.
8. Voir le système en pratique
La liste des fonctionnalités ne suffit pas.
Deux logiciels peuvent proposer des possibilités similaires, mais se comporter de manière très différente dans le quotidien du travail.
Il est donc préférable, avant de faire son choix, de demander une présentation et d’observer des processus concrets.
Pas seulement : « Le système permet-il d’enregistrer le temps de travail ? »
mais : « Montrez-nous comment un collaborateur enregistre son temps de travail sur le chantier et comment ces données sont intégrées au projet. »
Pas seulement : « Existe-t-il une gestion du stock ? »
mais : « Montrez-nous comment se présente une demande de matériaux effectuée depuis le chantier. »
Il est ainsi possible d’évaluer non seulement ce que le système sait faire, mais surtout comment il fonctionne au quotidien. Avant de prendre votre décision, découvrez pourquoi il est préférable de tester un système avant son déploiement.
Logiciel pour une entreprise du bâtiment - que vérifier avant de choisir ?
Avant de prendre une décision, il est utile de répondre à quelques questions :
- Le système relie-t-il le bureau et le chantier ?
- Toutes les informations relatives au projet sont-elles réunies au même endroit ?
- Permet-il de contrôler les coûts ?
- Les collaborateurs peuvent-ils utiliser une application mobile ?
- Gère-t-il les matériaux, le stock et les équipements ?
- Facilite-t-il la communication et l’accès aux documents ?
- Peut-il évoluer avec l’entreprise ?
- Comment se présentent le déploiement et l’assistance ?
- Quel est le coût réel d’utilisation du système ?
Contractors.es - un système pour les entreprises du bâtiment
Contractors.es réunit en un seul système le travail du bureau, des chantiers et des équipes de terrain.
Il permet de gérer notamment les projets, les coûts, les collaborateurs, le temps de travail, les documents, les matériaux, le stock, les équipements et la communication.
Les collaborateurs peuvent utiliser une application mobile et transmettre des informations directement depuis le chantier, tandis que le personnel du bureau dispose des données à jour sur les projets.
Ainsi, **le bureau et le chantier s’appuient sur une même base de données et un même flux d’information.
** Il ne faut toutefois pas choisir un logiciel uniquement sur la base de la description de ses fonctionnalités.
Découvrez Contractors.es en action et voyez à quoi peut ressembler le travail quotidien d’une entreprise avec un seul système.
