Statybos įmonėje informacija plūsta iš daugelio šaltinių - biuro, statybos objektų, sandėlio, klientų komunikacijos. Projektus, darbuotojus, medžiagas, įrangą, dokumentus ir sąnaudas reikia sujungti.
Iš pradžių gali pakakti „Excel“, el. pašto, telefono skambučių ir pokalbių programėlių. Tačiau augant įmonei, vis sunkiau surasti aktualią informaciją ir visa tai išlaikyti kontrolėje neperkeliant duomenų rankomis.
Todėl kyla klausimas: kaip išsirinkti tinkamą programinę įrangą statybos įmonei?
Neverta vertinti vien pagal funkcijų skaičių. Svarbiau, ar sistema tikrai atitinka kasdienius įmonės poreikius.
1. Viena sistema biurui ir statybų aikštelėms
Gera statybos įmonės programinė įranga turėtų sujungti biuro darbuotojų ir lauko komandų darbą.
Statybos aikštelės darbuotojui gali prireikti pranešti apie problemą, pridėti nuotrauką, fiksuoti darbo valandas ar prašyti trūkstamų medžiagų. Jei visa informacija į biurą siunčiama telefonu ar žinute, kažkas ją turi suvesti ranka ir priskirti reikiamam projektui.
Taigi verta patikrinti, ar sistema leidžia informaciją siųsti tiesiai iš statybos aikštelės.
Biuras ir statybų aikštelė turi dirbti su tais pačiais duomenimis.
2. Projektų valdymas vienoje vietoje
Kai vienu metu vykdoma keli statybos projektai, dokumentų ir informacijos kiekis greitai išauga.
Sistema turėtų leisti kiekviename projekte tvarkyti:
- sutartis ir dokumentus,
- sąmatas,
- etapus ir užduotis,
- darbuotojus,
- medžiagas,
- įrangą,
- sąnaudas,
- sąskaitas ir atsiskaitymus.
Tai reiškia, kad nebereikia ieškoti informacijos tarp daugybės lentelių, aplankų ir el. pašto dėžučių.
3. Sąnaudų kontrolė
Viena svarbiausių statybos įmonės programinės įrangos funkcijų - galimybė stebėti sąnaudas viso projekto vykdymo metu.
Įmonės savininkas turi matyti ne tik kiek išrašyta sąskaitų, bet ir:
- kokia buvo planuota sąnaudų suma,
- kokios sąnaudos jau patirtos,
- kiek kainuoja darbuotojai ir medžiagos,
- kaip atrodo atskirų etapų sąnaudos,
- ar projektas vyksta pagal planą.
Prieiga prie aktualių duomenų leidžia lengviau pastebėti, kada faktinės sąnaudos ima skirtis nuo pradinių prielaidų.
4. Mobili programėlė darbuotojams
Programinė įranga, naudojama tik biure, neišspręs visų statybos įmonės iššūkių.
Verta patikrinti, ar darbuotojai gali naudotis mobiliąja programėle ir pagrindinius veiksmus atlikti tiesiai iš statybos aikštelės.
Naudingos funkcijos:
- darbo valandų fiksavimas,
- nuotraukų darymas ir dalijimasis,
- problemų pranešimas,
- bendravimas su biuru,
- užduočių peržiūra,
- medžiagų užsakymas.
Kuo daugiau informacijos galima pateikti tiesiai iš statybos aikštelės, tuo mažiau administracinio darbo lieka biurui.
5. Medžiagos, sandėlis ir įranga
Taip pat verta patikrinti, ar sistema apima sritis, susijusias su kasdieniu statybos aikštelių darbu.
Idealiu atveju ji turėtų leisti valdyti:
- sandėlio atsargų lygius,
- medžiagų išdavimą ir užsakymus,
- medžiagų srautą tarp sandėlio ir statybos aikštelių,
- įrangą ir jos naudojimą,
- įrangos nuomą ir grąžinimą,
- priežiūrą ir terminus.
Tai reiškia, kad informacijos apie įmonės išteklius nebereikia tvarkyti atskirose lentelėse.
6. Dokumentai ir komunikacija
Svarbi informacija neturėtų likti tik vieno žmogaus telefone.
Verta patikrinti, ar sistema leidžia saugoti dokumentus, ataskaitas, nuotraukas ir su konkrečiu projektu susijusią informaciją vienoje vietoje.
Tai ypač svarbu, kai prie konkretaus klausimo reikia grįžti po kelių savaičių.
Problema dažnai ne informacijos trūkumas, o jos suradimas.
7. Ar sistema gali augti kartu su įmone?
Įmonė, kuri šiandien turi vos kelis darbuotojus ir projektus, ateityje gali turėti ženkliai daugiau.
Prieš renkantis sistemą verta pasitikrinti:
- kiek naudotojų gali naudotis sistema,
- ar naujus darbuotojus lengva pridėti,
- ar prieinami visi reikalingi moduliai,
- ar papildomos funkcijos reiškia papildomas išlaidas,
- kaip keičiasi kaina didėjant naudotojų skaičiui.
Taip pat verta pasidomėti diegimo, mokymų, palaikymo ir papildomų paslaugų kaina. Vien prenumeratos kaina ne visada atspindi visos sistemos naudojimo sąnaudas.
8. Pažvelkite į sistemą praktiškai
Funkcijų sąrašas - ne viskas.
Du programinės įrangos sprendimai gali pasiūlyti panašias galimybes, tačiau kasdien dirbti labai skirtingai.
Todėl prieš priimant sprendimą verta paprašyti demonstracijos ir pažiūrėti konkrečius procesus praktiškai.
Ne tik: „Ar sistema fiksuoja darbo valandas?“
Bet: „Parodykite, kaip darbuotojas fiksuoja valandas statybos aikštelėje ir kaip šie duomenys priskiriami projektui.“
Ne tik: „Ar yra sandėlio valdymas?“
Bet: „Parodykite, kaip medžiagų užsakymas pateikiamas iš statybos aikštelės.“
Tai leidžia įvertinti ne tik ką sistema gali, bet pirmiausia kaip ji veikia kasdienėse operacijose.
Statybos įmonės programinė įranga - ką patikrinti prieš pasirenkant?
Prieš priimant sprendimą verta užduoti sau kelis klausimus:
- Ar sistema sujungia biurą ir statybos aikšteles?
- Ar visa projekto informacija prieinama vienoje vietoje?
- Ar leidžia kontroliuoti sąnaudas?
- Ar darbuotojai gali naudotis mobiliąja programėle?
- Ar valdo medžiagas, sandėlį ir įrangą?
- Ar palengvina komunikaciją ir prieigą prie dokumentų?
- Ar gali augti kartu su įmone?
- Kaip atrodo diegimas ir palaikymas?
- Kokia reali sistemos naudojimo kaina?
Contractors.es - programinė įranga statybos įmonėms
Contractors.es sujungia biuro, statybos aikštelių ir lauko komandų darbą vienoje sistemoje.
Ji leidžia įmonėms valdyti projektus, sąnaudas, darbuotojus, darbo valandas, dokumentus, medžiagas, sandėlius, įrangą ir komunikaciją.
Darbuotojai gali naudotis mobiliąja programėle ir teikti informaciją tiesiai iš statybos aikštelės, o biuro darbuotojai gauna prieigą prie aktualių projekto duomenų.
Tai reiškia, kad biuras ir statybos aikštelė dirba su viena duomenų baze ir vienu informacijos srautu.
Tačiau programinę įrangą statybos sektoriui geriausia rinktis ne vien pagal funkcijų sąrašą.
Pažvelkite, kaip Contractors.es veikia praktiškai, ir atraskite, kaip galėtų atrodyti kasdienis jūsų įmonės darbas vienoje sistemoje.
