Informácie v stavebnej firme prichádzajú z mnohých rôznych miest - z kancelárie, zo stavieb, zo skladu aj zo komunikácie so zákazníkmi. Projekty, zamestnanci, materiál, technika, dokumenty aj náklady musia byť prepojené.
Zo začiatku môžu stačiť Excel, e-maily, telefonáty a komunikačné aplikácie. S rastom firmy je však čoraz ťažšie nájsť aktuálne informácie a udržať všetko pod kontrolou bez manuálneho prepisovania dát.
Vtedy sa objaví otázka: ako vybrať správny softvér pre stavebnú firmu?
Neoplatí sa riadiť len počtom dostupných funkcií. Dôležitejšie je, či systém reálne vyhovuje každodenným potrebám firmy.
1. Jeden systém pre kanceláriu aj stavby
Dobrý softvér pre stavebnú firmu by mal prepájať prácu kancelárskych pracovníkov s prácou terénnych tímov.
Pracovník na stavbe môže potrebovať nahlásiť problém, pridať fotografiu, zaevidovať pracovný čas alebo požiadať o chýbajúci materiál. Ak sa každá taká informácia posiela do kancelárie telefonicky alebo správou, niekto ju musí ručne zapísať a priradiť k správnemu projektu.
Preto sa oplatí overiť, či systém umožňuje odosielať informácie priamo zo stavby.
Kancelária a stavba by mali pracovať s rovnakými dátami.
2. Riadenie projektov na jednom mieste
Keď beží súčasne niekoľko stavebných projektov, množstvo dokumentácie a informácií rýchlo narastá.
Systém by mal v rámci každého projektu umožniť usporiadať:
- zmluvy a dokumenty,
- rozpočty,
- etapy a úlohy,
- zamestnancov,
- materiál,
- techniku,
- náklady,
- faktúry a vyúčtovania.
Vďaka tomu netreba hľadať informácie v mnohých tabuľkách, priečinkoch a e-mailových schránkach.
3. Kontrola nákladov
Jednou z najdôležitejších funkcií softvéru pre stavebnú firmu je schopnosť sledovať náklady v priebehu celého projektu.
Majiteľ firmy by mal mať možnosť vidieť nielen to, čo už bolo vyfakturované, ale aj:
- aký bol plánovaný náklad,
- aké náklady už vznikli,
- koľko stoja zamestnanci a materiál,
- ako vyzerajú náklady jednotlivých etáp,
- či projekt napreduje podľa plánu.
Prístup k aktuálnym dátam uľahčuje odhaliť situáciu, keď sa skutočné náklady začnú odchyľovať od pôvodných predpokladov.
4. Mobilná aplikácia pre zamestnancov
Softvér využívaný len v kancelárii nevyrieši všetky výzvy stavebnej firmy.
Oplatí sa overiť, či zamestnanci môžu využívať mobilnú aplikáciu a základné úlohy vykonávať priamo zo stavby.
Užitočné funkcie môžu byť:
- evidencia pracovného času,
- fotenie a zdieľanie fotografií,
- nahlasovanie problémov,
- komunikácia s kanceláriou,
- prezeranie úloh,
- požiadavky na materiál.
Čím viac informácií sa dá odovzdať priamo zo stavby, tým menej administratívnej práce zostáva pre kanceláriu.
5. Materiál, sklad a technika
Oplatí sa tiež overiť, či systém pokrýva oblasti súvisiace s každodenným chodom stavieb.
V ideálnom prípade by mal umožniť riadiť:
- stav skladových zásob,
- výdaj a požiadavky na materiál,
- tok materiálu medzi skladom a stavbami,
- techniku a jej využitie,
- prenájom a vrátenie techniky,
- servis a termíny.
Vďaka tomu sa informácie o firemných zdrojoch nemusia spravovať v samostatných tabuľkách.
6. Dokumenty a komunikácia
Dôležité informácie by nemali zostať len v telefóne jedného človeka.
Oplatí sa overiť, či systém umožňuje ukladať dokumenty, reporty, fotografie a informácie viazané na konkrétny projekt na jednom mieste.
To je dôležité najmä vtedy, keď sa k danej téme treba vrátiť o niekoľko týždňov.
Problémom často nie je nedostatok informácií, ale ich nájdenie.
7. Dokáže systém rásť s firmou?
Firma, ktorá dnes má len niekoľko zamestnancov a projektov, ich môže mať v budúcnosti výrazne viac.
Pred výberom systému sa preto oplatí overiť:
- koľko používateľov môže systém obslúžiť,
- či sa dajú ľahko pridávať noví zamestnanci,
- či sú k dispozícii všetky potrebné moduly,
- či sú rozšírené funkcie spojené s ďalšími nákladmi,
- ako sa mení cena s rastúceho počtu používateľov.
Oplatí sa tiež overiť cenu za implementáciu, školenia, podporu a ďalšie služby. Samotné predplatné nemusí odrážať celkové náklady na používanie systému.
8. Pozrite si systém v praxi
Zoznam funkcií nie je všetko.
Dva softvérové produkty môžu ponúkať podobné možnosti, no v každodennom používaní sa správajú veľmi odlišne.
Preto sa pred rozhodnutím oplatí vyžiadať si ukážku a pozrieť si konkrétne procesy v praxi.
Nie len: „Dokáže systém evidovať pracovný čas?“
Ale: „Ukážte nám, ako pracovník zaznamenáva svoj čas na stavbe a ako sa tieto dáta priradia k projektu.“
Nie len: „Má skladové hospodárstvo?“
Ale: „Ukážte nám, ako sa zo stavby podáva požiadavka na materiál.“
Vďaka tomu dokážete posúdiť nielen to, čo systém vie, ale predovšetkým ako funguje v každodennej prevádzke.
Softvér pre stavebnú firmu - čo overiť pred výberom?
Pred rozhodnutím sa oplatí položiť si niekoľko otázok:
- Prepája systém kanceláriu a stavby?
- Sú všetky informácie o projekte dostupné na jednom mieste?
- Umožňuje kontrolu nákladov?
- Môžu zamestnanci pracovať s mobilnou aplikáciou?
- Pokrýva materiál, sklad a techniku?
- Uľahčuje komunikáciu a prístup k dokumentom?
- Dokáže rásť spolu s firmou?
- Ako vyzerá implementácia a podpora?
- Aká je skutočná cena používania systému?
Contractors.es - softvér pre stavebné firmy
Contractors.es prepája prácu kancelárie, stavieb a terénnych tímov v jednom systéme.
Umožňuje firmám riadiť projekty, náklady, zamestnancov, pracovný čas, dokumenty, materiál, sklady, techniku aj komunikáciu.
Zamestnanci môžu využívať mobilnú aplikáciu na odovzdávanie informácií priamo zo stavby, zatiaľ čo kancelária má prístup k aktuálnym projektovým dátam.
Vďaka tomu kancelária a stavba pracujú s jednou databázou a jedným tokom informácií.
Stavebný softvér sa však neoplatí vyberať len na základe zoznamu funkcií.
Pozrite si Contractors.es v praxi a zistite, ako by mohla vyzerať každodenná práca vašej firmy v jednom systéme.
