У будівельній компанії інформація з’являється в багатьох місцях - в офісі, на будівництві, на складі та під час контакту з клієнтом. Проєкти, працівники, матеріали, обладнання, документи та витрати повинні бути пов’язані між собою.
На початку можуть вистачати Excel, e-mail, телефон і месенджери. Проте з розвитком компанії дедалі важче знайти актуальну інформацію та контролювати все без ручного переписування даних.
Тоді постає питання: **яке програмне забезпечення для будівельної компанії вибрати?
** Не варто орієнтуватися лише на кількість доступних функцій. Важливіше, чи система справді відповідає на щоденні потреби компанії.
1. Одна система для офісу та будівництва
Хороша програма для будівельної компанії має поєднувати роботу людей в офісі з роботою польових бригад.
Працівник на будівництві може мати потребу повідомити про проблему, додати фотографію, зафіксувати час роботи або замовити матеріал, якого не вистачає. Якщо кожна така інформація потрапляє до офісу телефоном або в повідомленні, хтось потім мусить її переписати та прив’язати до відповідного проєкту.
Тому варто перевірити, чи система дає змогу передавати інформацію прямо з будівництва.
Офіс і будівництво мають працювати на одних і тих самих даних.
2. Керування проєктами в одному місці
Коли одночасно ведеться кілька будівель, кількість документів та інформації швидко зростає.
Система має давати змогу впорядковувати в межах проєкту, зокрема:
- договори та документи,
- кошториси,
- етапи та завдання,
- працівників,
- матеріали,
- обладнання,
- витрати,
- рахунки й оплати.
Завдяки цьому не потрібно шукати інформацію в кількох таблицях та поштових скриньках.
3. Контроль витрат
Однією з найважливіших функцій програмного забезпечення для будівельної компанії є можливість контролювати витрати протягом реалізації проєкту.
Власник має бачити не лише те, скільки виставлено рахунків, а й:
- якою була планова вартість,
- які витрати вже понесені,
- скільки коштують працівники та матеріали,
- як виглядають витрати окремих етапів,
- чи реалізація проєкту відбувається за планом.
Доступ до актуальних даних дозволяє швидше помітити, що фактичні витрати починають відхилятися від планових.
4. Мобільний додаток для працівників
Програма, якою користуються лише в офісі, не розв’яже всіх проблем будівельної компанії.
Варто перевірити, чи можуть працівники користуватися додатком на телефоні та виконувати основні завдання прямо на будівництві.
Корисними можуть бути, зокрема:
- реєстрація часу роботи,
- фотографії,
- повідомлення про проблеми,
- комунікація з офісом,
- інформація про завдання,
- заявки на матеріали.
Чим більше інформації можна передати прямо з будівництва, тим менше адміністративної роботи залишається в офісі.
5. Матеріали, склад та обладнання
Варто також перевірити, чи система охоплює напрями, пов’язані з щоденною роботою на будівництві.
Добре, коли вона дає змогу контролювати:
- залишки на складі,
- видачу матеріалів і заявки на них,
- рух матеріалів між складом і будівництвом,
- обладнання та його використання,
- оренду та повернення,
- обслуговування і графіки.
Завдяки цьому відомості про ресурси компанії не потрібно вести в окремих таблицях.
6. Документи та комунікація
Важлива інформація не має залишатися лише в телефоні однієї людини.
Варто звернути увагу, чи система дозволяє зберігати документи, звернення, фотографії та відомості про конкретний проєкт в одному місці.
Це особливо важливо, коли до справи треба повернутися через кілька тижнів.
Проблемою часто стає не відсутність інформації, а її пошук.
7. Чи можна розвивати систему разом із компанією?
Компанія, яка сьогодні має кількох людей і кілька проєктів, за якийсь час може мати їх значно більше.
Тому перед вибором варто перевірити:
- скільки користувачів може працювати в системі,
- чи можна легко додавати нових працівників,
- чи доступні всі потрібні модулі,
- чи додаткові функції потребують окремої оплати,
- як змінюється ціна разом зі зростанням кількості користувачів.
Варто також порахувати вартість впровадження, навчання, підтримки та додаткових послуг. Одна підписка не завжди показує повну вартість користування системою.
8. Погляньте на систему в дії
Перелік функцій - це ще не все.
Дві програми можуть мати схожі можливості, але зовсім по-різному працювати щодня.
Тому перед вибором варто попросити презентацію та подивитися на конкретні процеси.
Не тільки: «Чи система дозволяє реєструвати час роботи?»
але: «Покажіть, як працівник на будівництві реєструє час і як ці дані потрапляють до проєкту.»
Не тільки: «Чи є склад?»
але: «Покажіть, як виглядає заявка на матеріал з будівництва.»
Завдяки цьому можна оцінити не лише те, що система вміє, а насамперед як вона працює щодня. Перед тим, як ухвалити рішення, подивіться, чому варто протестувати систему перед впровадженням.
Програмне забезпечення для будівельної компанії - що перевірити перед вибором?
Перш ніж ухвалити рішення, варто відповісти собі на кілька запитань:
- Чи система поєднує офіс і будівництво?
- Чи вся інформація про проєкт зосереджена в одному місці?
- Чи дає вона змогу контролювати витрати?
- Чи можуть працівники користуватися мобільним додатком?
- Чи підтримує вона матеріали, склад та обладнання?
- Чи спрощує комунікацію та доступ до документів?
- Чи можна її розвивати разом із компанією?
- Як виглядають впровадження та підтримка?
- Яка реальна вартість користування системою?
Contractors.es - система для будівельних компаній
Contractors.es поєднує в одній системі роботу офісу, будівельних майданчиків і польових бригад.
Дає змогу керувати, зокрема, проєктами, витратами, працівниками, часом роботи, документами, матеріалами, складом, обладнанням і комунікацією.
Працівники можуть користуватися мобільним додатком і передавати інформацію прямо з будівництва, а в офісі мають доступ до актуальних даних проєкту.
Завдяки цьому **офіс і будівництво працюють на одній базі даних і одному потоці інформації.
** Найкраще однак не обирати програмне забезпечення лише на основі опису функцій.
Погляньте, як Contractors.es працює в дії, і переконайтеся, як може виглядати щоденна робота компанії в одній системі.
