Informace ve stavební firmě přicházejí z mnoha různých míst - z kanceláře, ze stavenišť, ze skladu a ze komunikace se zákazníky. Projekty, zaměstnanci, materiál, technika, dokumenty i náklady je třeba propojit.
Ze začátku může stačit Excel, e-mail, telefonáty a messagingové aplikace. S růstem firmy je však stále obtížnější nacházet aktuální informace a udržet vše pod kontrolou bez ručního přenosu dat.
Tím se dostáváme k otázce: jak vybrat správný software pro stavební firmu?
Není smysl řídit se pouze počtem dostupných funkcí. Podstatnější je, zda systém skutečně odpovídá každodenním potřebám firmy.
1. Jeden systém pro kancelář i staveniště
Dobrý software pro stavební firmu by měl propojit práci kancelářských pracovníků s prací terénních týmů.
Pracovník na staveništi možná potřebuje nahlásit problém, přidat fotku, zaznamenat odpracovaný čas nebo vyžádat chybějící materiál. Pokud se každá informace posílá do kanceláře telefonem či zprávou, někdo ji pak musí ručně přepsat a přiřadit ke správnému projektu.
Proto stojí za to ověřit, zda systém umožňuje posílat informace přímo ze staveniště.
Kancelář a staveniště mají pracovat se stejnými daty.
2. Řízení projektů na jednom místě
Když se zároveň realizuje několik stavebních projektů, objem dokumentace a informací rychle roste.
Systém by vám měl umožnit uspořádat v rámci každého projektu:
- smlouvy a dokumenty,
- rozpočty,
- fáze a úkoly,
- zaměstnance,
- materiál,
- techniku,
- náklady,
- faktury a vypořádání.
Znamená to, že není potřeba hledat informace v mnoha tabulkách, složkách a doručených poštách.
3. Kontrola nákladů
Jednou z nejdůležitějších funkcí softwaru pro stavební firmu je možnost sledovat náklady po celou dobu realizace projektu.
Majitel firmy by měl vidět nejen kolik bylo vyfakturováno, ale také:
- jaká byla plánovaná cena,
- jaké náklady již vznikly,
- kolik stojí zaměstnanci a materiál,
- jak vypadají náklady jednotlivých fází,
- zda projekt postupuje podle plánu.
Přístup k aktuálním datům usnadňuje zachycení okamžiku, kdy se skutečné náklady začnou lišit od původních předpokladů.
4. Mobilní aplikace pro zaměstnance
Software používaný pouze v kanceláři nevyřeší všechny výzvy stavební firmy.
Stojí za to ověřit, zda zaměstnanci mohou používat mobilní aplikaci a vykonávat základní úkoly přímo ze staveniště.
Užitečné funkce mohou zahrnovat:
- zaznamenávání odpracovaného času,
- pořizování a sdílení fotografií,
- hlášení problémů,
- komunikaci s kanceláří,
- prohlížení úkolů,
- žádosti o materiál.
Čím více informací lze získat přímo ze staveniště, tím méně administrativy zbývá kanceláři.
5. Materiál, sklad a technika
Také stojí za to ověřit, zda systém pokrývá oblasti související s každodenním provozem stavenišť.
Ideálně by měl umožnit spravovat:
- skladové zásoby,
- výdej a žádosti o materiál,
- tok materiálu mezi skladem a staveništi,
- techniku a její využívání,
- pronájmy a vrácení techniky,
- servis a termíny.
Znamená to, že informace o firemních zdrojích nemusíte spravovat v samostatných tabulkách.
6. Dokumenty a komunikace
Důležitá informace by neměla zůstávat jen v telefonu jednoho člověka.
Stojí za to ověřit, zda systém umožňuje uchovat dokumenty, reporty, fotografie a informace týkající se konkrétního projektu na jednom místě.
To je zvlášť důležité, když se k určitému problému vrátíte o několik týdnů později.
Problémem často není nedostatek informací, ale jejich nalezení.
7. Umí systém růst s vaší firmou?
Firma, která má dnes jen několik zaměstnanců a projektů, může mít v budoucnu výrazně více.
Před výběrem systému je proto vhodné ověřit:
- kolik uživatelů systém dokáže obsloužit,
- zda lze snadno přidat nové zaměstnance,
- zda jsou dostupné všechny potřebné moduly,
- zda další funkce znamenají extra náklady,
- jak se cena mění s rostoucím počtem uživatelů.
Stojí za to ověřit také náklady na implementaci, školení, podporu a doplňkové služby. Samotná cena předplatného neukazuje vždy celkové náklady na používání systému.
8. Uvidíte systém v praxi
Seznam funkcí není všechno.
Dvě softwarová řešení mohou nabídnout podobné možnosti, ale v každodenním použití se chovat velmi odlišně.
Proto je před rozhodnutím vhodné požádat o ukázku a vidět konkrétní procesy v praxi.
Ne jen: “Umí systém zaznamenat odpracovaný čas?”
Ale: “Ukažte nám, jak pracovník na staveništi zaznamená svůj čas a jak se tato data přiřadí k projektu.”
Ne jen: “Obsahuje správu skladu?”
Ale: “Ukažte nám, jak se ze staveniště podává žádost o materiál.”
Díky tomu posoudíte nejen co systém umí, ale především jak v každodenním provozu funguje.
Software pro stavební firmy - co ověřit před výběrem?
Než se rozhodnete, zeptejte se sami na několik otázek:
- Propojuje systém kancelář a staveniště?
- Je všechna informace o projektu dostupná na jednom místě?
- Umožňuje kontrolovat náklady?
- Mohou zaměstnanci používat mobilní aplikaci?
- Pokrývá materiál, správu skladu a techniku?
- Usnadňuje komunikaci a přístup k dokumentům?
- Umí růst s firmou?
- Jak vypadá implementace a podpora?
- Jaká je skutečná cena používání systému?
Contractors.es - software pro stavební firmy
Contractors.es propojuje práci kanceláře, stavenišť a terénních týmů v jednom systému.
Umožňuje firmám spravovat projekty, náklady, zaměstnance, odpracovaný čas, dokumenty, materiál, sklady, techniku a komunikaci.
Zaměstnanci mohou pomocí mobilní aplikace předávat informace přímo ze staveniště, zatímco kancelářské pracovníky mají přístup k aktuálním datům projektu.
Znamená to, že kancelář a staveniště pracují s jednou databází a jedním tokem informací.
Nejlépe však není vybírat stavební software pouze podle seznamu funkcí.
Podívejte se na Contractors.es v akci a zjistěte, jak by mohla vypadat každodenní práce vaší firmy v jednom systému.
