In einem Bauunternehmen entstehen Informationen an vielen Orten - im Büro, auf der Baustelle, im Lager und im Gespräch mit dem Kunden. Projekte, Mitarbeiter, Material, Geräte, Dokumente und Kosten müssen miteinander verknüpft sein.
Am Anfang mögen Excel, E-Mail, Telefon und Messenger genügen. Mit dem Wachstum des Unternehmens wird es jedoch immer schwieriger, aktuelle Informationen zu finden und alles zu steuern, ohne Daten von Hand zu übertragen.
Dann stellt sich die Frage: **welche Software für Bauunternehmen soll man wählen?
** Es lohnt sich nicht, sich ausschließlich an der Zahl der verfügbaren Funktionen zu orientieren. Wichtiger ist, ob das System tatsächlich die täglichen Bedürfnisse des Unternehmens abdeckt.
1. Ein System für Büro und Baustelle
Ein gutes Programm für Bauunternehmen sollte die Arbeit im Büro mit der Arbeit der Kolonnen vor Ort verbinden.
Ein Mitarbeiter auf der Baustelle muss vielleicht ein Problem melden, ein Foto hinzufügen, Arbeitszeit erfassen oder fehlendes Material bestellen. Wenn jede solche Information telefonisch oder per Nachricht ins Büro gelangt, muss sie später jemand abtippen und dem richtigen Projekt zuordnen.
Es lohnt sich daher zu prüfen, ob das System erlaubt, Informationen direkt von der Baustelle zu übermitteln.
Büro und Baustelle sollten mit denselben Daten arbeiten.
2. Projektmanagement an einem Ort
Bei mehreren gleichzeitig betreuten Baustellen wächst die Zahl der Dokumente und Informationen schnell.
Das System sollte es erlauben, im Rahmen eines Projekts unter anderem zu ordnen:
- Verträge und Dokumente,
- Kostenvoranschläge,
- Phasen und Aufgaben,
- Mitarbeiter,
- Material,
- Geräte,
- Kosten,
- Rechnungen und Abrechnungen.
So muss man nicht in mehreren Tabellen, Ordnern und Postfächern suchen.
3. Kostenkontrolle
Eine der wichtigsten Funktionen von Software für Bauunternehmen ist die Möglichkeit, die Kosten während der Projektausführung zu kontrollieren.
Der Inhaber sollte nicht nur prüfen können, was bereits abgerechnet wurde, sondern auch:
- wie hoch die geplanten Kosten waren,
- welche Kosten bereits angefallen sind,
- was Mitarbeiter und Material kosten,
- wie die Kosten der einzelnen Phasen aussehen,
- ob die Projektausführung planmäßig verläuft.
Der Zugang zu aktuellen Daten lässt schneller erkennen, dass die tatsächlichen Kosten vom Plan abweichen.
4. Mobile App für die Mitarbeiter
Ein Programm, das ausschließlich im Büro genutzt wird, löst nicht alle Probleme eines Bauunternehmens.
Es lohnt sich zu prüfen, ob die Mitarbeiter die App auf dem Telefon nutzen und grundlegende Aufgaben direkt auf der Baustelle erledigen können.
Nützlich können unter anderem sein:
- Erfassung der Arbeitszeit,
- Fotos,
- Meldung von Problemen,
- Kommunikation mit dem Büro,
- Informationen zu Aufgaben,
- Meldung von Materialbedarf.
Je mehr Informationen direkt von der Baustelle übermittelt werden können, desto weniger Verwaltungsaufwand bleibt im Büro.
5. Material, Lager und Geräte
Es lohnt sich ebenfalls zu prüfen, ob das System die Bereiche abdeckt, die zum täglichen Betrieb einer Baustelle gehören.
Gut ist es, wenn es Folgendes kontrollieren lässt:
- Lagerbestände,
- Ausgaben und Materialanforderungen,
- den Materialfluss zwischen Lager und Baustelle,
- Geräte und ihren Einsatz,
- Ausleihen und Rückgaben,
- Wartung und Termine.
So müssen die Informationen zu den Ressourcen des Unternehmens nicht in getrennten Tabellen geführt werden.
6. Dokumente und Kommunikation
Eine wichtige Information sollte nicht allein im Telefon einer Person liegen.
Es lohnt sich darauf zu achten, ob das System erlaubt, Dokumente, Meldungen, Fotos und Informationen zu einem konkreten Projekt an einem Ort zu speichern.
Das ist besonders wichtig, wenn man nach einigen Wochen zu dem Vorgang zurückkehren muss.
Das Problem ist oft nicht das Fehlen von Informationen, sondern sie zu finden.
7. Kann man das System gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln?
Ein Unternehmen, das heute fünf Mitarbeiter und ein paar Projekte hat, kann in ein paar Jahren deutlich mehr haben.
Vor der Auswahl lohnt es sich daher zu prüfen:
- wie viele Benutzer das System nutzen können,
- ob sich weitere Mitarbeiter leicht hinzufügen lassen,
- ob alle benötigten Module verfügbar sind,
- ob zusätzliche Funktionen mit Zusatzkosten verbunden sind,
- wie sich der Preis mit wachsender Benutzerzahl entwickelt.
Ebenfalls sinnvoll ist es, die Kosten für Einführung, Schulungen, Support und Zusatzleistungen zu prüfen. Das Abo allein zeigt nicht immer die vollen Kosten der Nutzung.
8. Das System in der Praxis ansehen
Eine Funktionsliste ist nicht alles.
Zwei Programme können ähnliche Möglichkeiten haben, sich im Alltag aber völlig unterschiedlich verhalten.
Deshalb lohnt es sich vor der Auswahl, um eine Präsentation zu bitten und konkrete Abläufe zu sehen.
Nicht nur: „Kann das System die Arbeitszeit erfassen?“
sondern: „Zeigen Sie, wie ein Mitarbeiter auf der Baustelle die Zeit erfasst und wie diese Daten ins Projekt gelangen.“
Nicht nur: „Gibt es ein Lager?“
sondern: „Zeigen Sie, wie eine Materialanforderung von der Baustelle aus aussieht.“
So kann man nicht nur beurteilen, was das System kann, sondern vor allem, wie es im Alltag funktioniert. Bevor Sie sich entscheiden, prüfen Sie, warum es sich lohnt, das System vor der Einführung zu testen.
Software für Bauunternehmen - was vor der Auswahl prüfen?
Bevor Sie entscheiden, sollten Sie sich ein paar Fragen beantworten:
- Verbindet das System Büro und Baustelle?
- Liegen alle Informationen zum Projekt an einem Ort?
- Erlaubt es, die Kosten zu kontrollieren?
- Können die Mitarbeiter die mobile App nutzen?
- Deckt es Material, Lager und Geräte ab?
- Erleichtert es die Kommunikation und den Zugriff auf Dokumente?
- Kann man es gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln?
- Wie sehen Einführung und Support aus?
- Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten der Nutzung?
Contractors.es - System für Bauunternehmen
Contractors.es verbindet in einem System die Arbeit im Büro, auf den Baustellen und der Kolonnen vor Ort.
Es ermöglicht unter anderem die Steuerung von Projekten, Kosten, Mitarbeitern, Arbeitszeit, Dokumenten, Material, Lager, Geräten und Kommunikation.
Die Mitarbeiter können die mobile App nutzen und Informationen direkt von der Baustelle übermitteln, während die Menschen im Büro auf aktuelle Projektdaten zugreifen.
So arbeiten **Büro und Baustelle auf einer Datenbasis und einem Informationsfluss.
** Am besten wählt man Software aber nicht allein nach der Funktionsbeschreibung aus.
Sehen Sie Contractors.es in Aktion und prüfen Sie, wie der Arbeitsalltag eines Unternehmens in einem einzigen System aussehen kann.
