En la gestión de una empresa de construcción se observa cada vez más un fenómeno que hace unos años era menos visible. En teoría existe un solo proyecto y un objetivo común, pero en la práctica ese mismo proyecto funciona en varias versiones paralelas.
Una se crea en la oficina, en el sistema de gestión de la empresa constructora o en las hojas de Excel. Otra vive en la obra, en las decisiones del día a día y en las condiciones reales. La tercera, menos formal pero a menudo la más actualizada, existe en la cabeza de quienes toman las decisiones operativas.
Esto hace que incluso una empresa de construcción bien organizada empiece a funcionar con interpretaciones distintas de la misma inversión.
Dos imágenes distintas de la misma inversión en el sistema de gestión de la obra
En la oficina, donde funciona un sistema para empresas de construcción o un software de gestión de proyectos de construcción, el proyecto se ve a través de:
- los calendarios,
- los presupuestos,
- los contratos,
- los supuestos de coste,
- los informes y los análisis.
Es una imagen ordenada de la inversión, que constituye la base de la gestión de la empresa de construcción desde el punto de vista estratégico.
En la obra la situación es distinta. El jefe de obra y los equipos ejecutores trabajan en un entorno cambiante, donde lo clave es:
- las condiciones del terreno en cada momento,
- la disponibilidad de materiales,
- las decisiones que se toman «aquí y ahora»,
- los cambios derivados de la realidad de la ejecución.
El resultado es que el sistema de gestión de la obra en la oficina muestra una cosa, mientras que la realidad operativa obliga a actuar de otra manera.
¿De dónde surgen los problemas en la gestión de la empresa de construcción?
En la práctica, los malentendidos en las empresas de construcción se repiten en situaciones similares:
- «en la obra ya está hecho»
- «ese cambio no se ha recogido en el sistema»
- «el calendario del software de construcción muestra otra cosa»
Cada parte actúa de forma lógica, pero se apoya en una fuente de información distinta. Es el problema clásico de la gestión de proyectos de construcción cuando los datos no son coherentes ni están actualizados en un único sistema para empresas de construcción.
Cuando el sistema para empresas de construcción no es una única fuente de verdad
Si los cambios, las decisiones y las actualizaciones se dispersan entre la oficina, la obra y distintas herramientas, la empresa de construcción deja de trabajar sobre una única imagen del proyecto.
En la práctica, esto significa que:
- el calendario pierde vigencia,
- los costes dejan de ser coherentes con la realidad,
- las responsabilidades se difuminan,
- la comunicación entre la oficina y la obra se alarga.
Desde el punto de vista de la gestión de la empresa, el proyecto deja de ser un único proceso. Se convierte en un conjunto de versiones paralelas de la realidad, difíciles de controlar incluso con un ERP avanzado para la construcción.
La eficiencia no se pierde en la obra, sino en la información
Contra lo que parece, las mayores pérdidas en las empresas de construcción no provienen de la ejecución de las obras. Suelen surgir en la fase de flujo de información entre:
- la oficina,
- el jefe de proyecto,
- el equipo ejecutor.
Por eso, los modernos sistemas para empresas de construcción se concentran cada vez más no solo en la planificación, sino en proporcionar una única fuente de datos actualizada sobre el proyecto.
¿Es un problema permanente en el sector de la construcción?
La pregunta que aparece cada vez más en el contexto de la digitalización y del software para empresas de construcción es:
¿la discrepancia entre la oficina y la obra es un elemento natural del sector, o es algo que se puede ordenar de verdad con una mejor gestión de la empresa y con sistemas IT adecuados?
Cada vez más empresas llegan a la conclusión de que la clave no está en tener más informes, sino en un único sistema coherente de gestión de proyectos de construcción, que conecte la oficina y la obra en tiempo real.
