Warum sehen Büro und Baustelle dasselbe Projekt unterschiedlich?

In der Steuerung von Bauunternehmen fällt immer häufiger ein Phänomen auf, das vor wenigen Jahren noch kaum auffiel. Theoretisch gibt es ein Projekt und ein gemeinsames Ziel, in der Praxis aber funktioniert dasselbe Projekt in mehreren parallelen Versionen.

Eine entsteht im Büro in einem System zur Unternehmenssteuerung oder in Excel-Tabellen. Die andere lebt auf der Baustelle, in laufenden Entscheidungen und den realen Gegebenheiten. Die dritte - weniger förmlich, aber oft am aktuellsten - existiert in den Köpfen derer, die die operativen Entscheidungen treffen.

Das führt dazu, dass selbst ein gut organisiertes Bauunternehmen beginnt, mit unterschiedlichen Auslegungen derselben Investition zu arbeiten.

Zwei verschiedene Bilder derselben Investition in der Baustellensteuerung

Im Büro, wo ein System für Bauunternehmen oder eine Software für die Projektsteuerung läuft, wird das Projekt aus dem Blickwinkel betrachtet von:

• Terminplänen,
• Budgets,
• Verträgen,
• Kalkulationsgrundlagen,
• Berichten und Auswertungen.

Das ist ein geordnetes Bild der Investition, das die Grundlage für die strategische Steuerung des Bauunternehmens ist.

Auf der Baustelle sieht es anders aus. Bauleitung und ausführende Teams arbeiten in einem wechselnden Umfeld, in dem entscheidend sind:

• die aktuellen Bedingungen vor Ort,
• die Verfügbarkeit von Material,
• Entscheidungen, die „hier und jetzt” fallen,
• Änderungen, die sich aus der Ausführungsrealität ergeben.

Im Ergebnis zeigt die Baustellensteuerung im Büro das eine, während die operative Realität andere Maßnahmen erzwingt.

Woher die Probleme in der Steuerung von Bauunternehmen rühren?

In der Praxis wiederholen sich Missverständnisse in Bauunternehmen bei ähnlichen Gelegenheiten:

• „das ist auf der Baustelle doch schon erledigt”
• „diese Änderung ist im System nicht berücksichtigt”
• „der Terminplan in der Baustellensoftware zeigt etwas anderes”

Jede Seite handelt logisch, stützt sich aber auf eine andere Informationsquelle. Das ist das klassische Problem im Projektmanagement auf der Baustelle, wenn die Daten in einem System für Bauunternehmen nicht konsistent und aktuell sind.

Wenn das System für Bauunternehmen nicht die einzige Wahrheitsquelle ist

Wenn Änderungen, Entscheidungen und Aktualisierungen zwischen Büro, Baustelle und verschiedenen Werkzeugen verteilt sind, arbeitet das Bauunternehmen nicht mehr mit einem einheitlichen Projektbild.

In der Praxis bedeutet das:

• der Terminplan verliert an Aktualität,
• die Kosten passen nicht mehr zur Realität,
• Zuständigkeiten verschwimmen,
• die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle dauert länger.

Aus der Perspektive der Unternehmenssteuerung ist das Projekt damit kein Prozess mehr. Es wird zu einer Ansammlung paralleler Versionen der Realität, die selbst mit einem fortschrittlichen ERP-System für das Bauwesen schwer zu kontrollieren sind.

Effizienz geht nicht auf der Baustelle verloren, sondern in der Information

Entgegen der gängigen Annahme entstehen die größten Verluste in Bauunternehmen nicht aus der Ausführung der Arbeiten selbst. Am häufigsten entstehen sie beim Informationsfluss zwischen:

• dem Büro,
• der Projektleitung,
• dem ausführenden Team.

Deshalb richten moderne Systeme für Bauunternehmen zunehmend den Fokus nicht nur auf die Planung, sondern darauf, eine einzige, aktuelle Datenquelle zum Projekt bereitzustellen. So arbeitet die App für den Polier auf der Baustelle, die Informationen von der Baustelle direkt ins Büro übermittelt.

Ist das ein dauerhaftes Problem in der Bauwirtschaft?

Die Frage, die im Zusammenhang mit der Digitalisierung und Software für Bauunternehmen immer häufiger gestellt wird, lautet:

Ist die Abweichung zwischen Büro und Baustelle ein natürlicher Bestandteil der Branche - oder etwas, das sich durch bessere Unternehmenssteuerung und geeignete IT-Systeme in der Praxis tatsächlich ordnen lässt?

Immer mehr Unternehmen kommen zu dem Schluss, dass der Schlüssel nicht in mehr Berichten liegt, sondern in einem einzigen, konsistenten System zur Steuerung von Bauprojekten, das Büro und Baustelle in Echtzeit verbindet.