Perché ufficio e cantiere vedono lo stesso progetto in modo diverso?

Nella gestione di un’impresa edile si vede sempre più spesso un fenomeno che fino a pochi anni fa era meno evidente. In teoria esiste un solo progetto e un obiettivo comune, ma nella pratica lo stesso progetto funziona in più versioni parallele.

Una nasce in ufficio, nel sistema di gestione dell’impresa edile o in fogli Excel. L’altra vive in cantiere, nelle decisioni del giorno e nelle condizioni reali. La terza - meno formale, ma spesso la più attuale - esiste nella testa di chi prende le decisioni operative.

Questo fa sì che anche un’impresa edile ben organizzata finisca per lavorare su interpretazioni diverse della stessa investimento.

Due immagini diverse della stessa investimento nel sistema di gestione del cantiere

In ufficio, dove è in funzione un sistema per le imprese edili o un software di gestione dei progetti edili, il progetto viene visto attraverso:

• i cronoprogrammi,
• i budget,
• i contratti,
• le ipotesi di preventivo,
• i report e le analisi.

È un’immagine ordinata dell’investimento, che costituisce la base della gestione strategica dell’impresa edile.

In cantiere la situazione è diversa. Il capocantiere e le squadre operative lavorano in un ambiente variabile, dove contano:

• le condizioni attuali del terreno,
• la disponibilità dei materiali,
• le decisioni prese “qui e ora”,
• i cambiamenti che derivano dalle realtà esecutive.

Di conseguenza il sistema di gestione del cantiere in ufficio mostra una cosa, mentre la realtà operativa ne impone altre.

Da dove nascono i problemi nella gestione di un’impresa edile?

Nella pratica i fraintendimenti nelle imprese edili si ripetono in situazioni simili:

• “in cantiere questo è già stato fatto”
• “questa modifica non è stata registrata nel sistema”
• “il cronoprogramma nel software edile mostra un’altra cosa”

Ogni parte agisce in modo logico, ma si basa su una fonte di informazione diversa. È il classico problema della gestione dei progetti edili quando i dati non sono coerenti e aggiornati in un unico sistema per le imprese edili.

Quando il sistema per le imprese edili non è un’unica fonte di verità

Se modifiche, decisioni e aggiornamenti sono distribuiti tra ufficio, cantiere e strumenti diversi, l’impresa edile smette di lavorare su un’immagine unica del progetto.

Nella pratica questo significa che:

• il cronoprogramma perde attualità,
• i costi smettono di essere coerenti con la realtà,
• le responsabilità si sfumano,
• la comunicazione tra ufficio e cantiere si allunga.

Dal punto di vista della gestione dell’impresa edile il progetto smette di essere un unico processo. Diventa un insieme di versioni parallele della realtà, difficili da controllare anche con un avanzato sistema ERP per l’edilizia.

L’efficienza non si perde in cantiere, ma nelle informazioni

Contro ogni aspettativa, le maggiori perdite nelle imprese edili non derivano dall’esecuzione dei lavori in sé. Nascono più spesso nella fase di flusso delle informazioni tra:

• ufficio,
• responsabile di progetto,
• squadra esecutiva.

Per questo i moderni sistemi per le imprese edili si concentrano sempre più non solo sulla pianificazione, ma sul garantire un’unica fonte di dati aggiornata sul progetto. È così che funziona l’app per il caposquadra in cantiere: informazioni dal cantiere in tempo reale, che trasmette le informazioni dal cantiere direttamente all’ufficio.

È un problema permanente nel settore edile?

La domanda che compare sempre più spesso nel contesto della digitalizzazione e del software per le imprese edili è:

la divergenza tra ufficio e cantiere è un elemento naturale del settore o qualcosa che si può davvero mettere in ordine grazie a una gestione migliore dell’impresa edile e a sistemi IT adeguati?

Sempre più aziende arrivano alla conclusione che la chiave non sta in un maggior numero di report, ma in un unico sistema coerente di gestione dei progetti edili che colleghi ufficio e cantiere in tempo reale.