¿Cómo controlar los costes en una empresa de construcción y evitar pérdidas?

En construcción, los costes rara vez «estallan» de golpe. Por lo general, todo ocurre despacio: algo más de material, un día de trabajo adicional, repasos, retrasos, pequeños acuerdos «sobre la marcha».

Al principio no parece un problema.

El problema empieza cuando alguien se sienta a hacer el balance del proyecto y comprueba que el presupuesto ya se superó hace tiempo.

Dónde se escapan más a menudo los costes

En la mayoría de las empresas se repite una serie de patrones:

• pedidos de material sin una supervisión continua del consumo,
• ausencia de control real sobre el tiempo de trabajo de los equipos,
• trabajos adicionales acordados verbalmente o por WhatsApp,
• ausencia de un único lugar donde ver el estado actual del proyecto,
• divergencia entre lo que «iba a ser» y lo que hay en la obra.

No son errores grandes por sí solos. El problema es su suma.

El mayor problema: la falta de una imagen actualizada de la situación

En la práctica, lo habitual es esto:

El propietario de la empresa o el responsable se entera del problema solo cuando:

• el proyecto ya está en su tramo final,
• se acaba el dinero del presupuesto,
• el cliente empieza a preguntar por los retrasos.

Y no es porque nadie esté trabajando.

Sino porque la información está dispersa y llega con retraso.

Lo que realmente ayuda a controlar los costes

No se trata de calcularlo todo al céntimo en tiempo real.

Se trata más bien de tener bajo control unas pocas cosas básicas:

1. El coste actual del proyecto

No el plan, sino el estado real.

2. La vinculación de los costes a una obra concreta

Para saber exactamente dónde se están «escapando» el dinero.

3. Información rápida cuando algo empieza a desviarse del plan

En el sistema Contractors.es se puede comprobar en todo momento cómo está la situación en los proyectos, antes de que ya sea demasiado tarde para reaccionar.

En un mismo lugar se ve:

• el estado de los proyectos,
• el avance de los trabajos,
• los costes asignados a cada obra,
• los informes de campo.

Se trata de no tener que reunir información de sitios distintos, sino tenerla disponible de inmediato en una única vista. Gracias a esto, resulta más fácil detectar que algo se está desviando ya durante la ejecución del proyecto, y no solo al final. En las empresas que empiezan a hacerlo, por lo general no hay ninguna revolución de la noche a la mañana.

Pero cambian varias cosas:

• las desviaciones presupuestarias se ven antes,
• hay menos sorpresas al final del proyecto,
• resulta más fácil evaluar qué encargos son realmente rentables,
• se toman menos decisiones «por intuición».

En construcción no es posible preverlo todo a la perfección. Pero sí es posible dejar de enterarse de los problemas cuando ya no se puede hacer nada al respecto. Cuanto antes se ve lo que ocurre en los proyectos, más fácil resulta evitar las pérdidas.