Durante las implantaciones de Contractors.es he observado un motivo que se repite una y otra vez y que con el tiempo se ha convertido casi en un clásico. Al principio, los propietarios de empresas de construcción suelen esbozar una sonrisa nerviosa cuando oyen que se habla de gestionar la empresa sin Excel. «Mover estas tablas llevará una eternidad…», dicen. Y no es difícil entenderlos: decenas de proyectos, cientos de horas de trabajo y una cantidad enorme de datos que ordenar. Este esquema aparece en casi todas las implantaciones, incluso antes de que empiece cualquier acción real.
Normalmente solo tras una conversación larga queda claro que el origen de esa preocupación no es la tecnología en sí, sino el miedo al cambio y a perder el control sobre unos datos que durante años se han guardado en hojas de cálculo. Es justo entonces cuando empieza la conversación de verdad - sobre lo que se puede ganar cuando el software para empresas de construcción empieza a sostener de verdad la gestión de la empresa, en lugar de ser un archivo de Excel más.
Las primeras reacciones de los propietarios y los retos de las hojas de cálculo
Lo más habitual es que todo ocurra muy parecido: los propietarios abren sus decenas, y a veces cientos, de hojas de Excel y enseguida se ve que les falta una visión coherente de los proyectos. Los calendarios están en un archivo, los presupuestos en otro, y los informes de obra llegan con retraso o incompletos. En momentos como estos suele salir una frase: «No sé cuál es el estado real del proyecto…».
Entonces enseño que un sistema de gestión para empresas de construcción puede reunir toda esa información en un solo lugar. El primer arranque del sistema y la consulta rápida de los estados de los proyectos, los costes y el tiempo de trabajo de las brigadas provocan casi siempre una reacción parecida: «No sabía que se podía tener tanta información en un solo sitio».
Ese es el momento en que se ve con claridad que la resistencia inicial al cambio empieza a dejar paso a la curiosidad y a un interés real.
Medir y registrar el tiempo de trabajo: orden en lugar de caos
En las obras siguen funcionando a menudo las listas de asistencia en papel, las notas sueltas y las llamadas preguntando por las horas trabajadas. Los propietarios reconocen que en esas condiciones es difícil verificar de forma inequívoca el tiempo real de trabajo de los equipos. En las conversaciones aparece una y otra vez la misma preocupación: «Los informes van a estar incompletos y no se va a saber quién ha trabajado cuántas horas».
La diferencia se nota casi de inmediato en cuanto los empleados empiezan a usar la aplicación móvil para el personal de campo de Contractors.es. Las horas de trabajo llegan directamente al sistema, se asignan a proyectos concretos y están siempre al día. Los propietarios ganan una visión completa y coherente del trabajo de los equipos, y el registro del tiempo deja de ser una fuente de incertidumbre. El caos da paso al orden y las decisiones empiezan a apoyarse en datos fiables, no en suposiciones.
Planificación del trabajo: el fin del caos en los calendarios
El anuncio de una mejora real en la planificación del trabajo suele encontrarse con un escepticismo moderado. Los propietarios de empresas de construcción reconocen que en las hojas de Excel es difícil determinar con rapidez qué equipo está disponible, quién puede empezar el siguiente proyecto y qué cambios se han introducido ya. Cada corrección significa una versión nueva del archivo y un estrés añadido.
El cambio se produce en el momento en que se empieza a trabajar con el sistema Contractors.es. En lugar de hojas de cálculo de varias páginas aparece un planificador de proyectos y equipos claro e interactivo. En una sola vista se ven las asignaciones de personal, los plazos de ejecución y la disponibilidad de las brigadas, lo que simplifica notablemente las decisiones organizativas del día a día.
Migrar los datos: no es tan difícil como parece
En la práctica, muy pronto queda claro que migrar los datos no es ni tan complicado ni tan pesado como imaginan los propietarios al principio. La importación de hojas de cálculo a Contractors.es, junto con la asignación automática de los datos a proyectos, equipos y presupuestos, provoca casi siempre una reacción parecida: primero sorpresa y, al momento siguiente, un alivio claro.
La conclusión más importante que aparece al terminar una implantación siempre es similar: el cambio no significa perder el control. Al contrario: el orden en los proyectos y el conocimiento completo del estado de la empresa aparecen antes de lo que nadie esperaba.
En el momento en que Excel deja de ser la principal herramienta de gestión y toda la información está disponible en un único sistema coherente, el trabajo diario de una empresa de construcción empieza a tener otro aspecto.
Basado en nuestra experiencia: Beata Bukowska, especialista en implantaciones de Contractors.es
