Durante le implementazioni di Contractors.es ho notato un motivo che si ripete e che nel tempo è diventato quasi un classico. All’inizio i proprietari di imprese edili sorridono spesso nervosamente quando sentono parlare di gestire l’azienda senza Excel. «Trasferire queste tabelle richiederà un’eternità…», dicono. E difficile non dar loro ragione: decine di progetti, centinaia di ore di lavoro e una quantità enorme di dati da mettere in ordine. Questo schema compare in pratica a ogni implementazione, ancora prima che venga iniziata qualunque azione concreta.
Di solito è solo dopo una conversazione più lunga che si scopre che la fonte di questa preoccupazione non è la tecnologia in sé, ma la paura del cambiamento e della perdita di controllo su dati che per anni sono stati salvati in fogli di calcolo. È proprio allora che inizia la conversazione vera: su ciò che si può guadagnare quando il software per le imprese edili inizia a supportare realmente la gestione dell’azienda, invece di fornire l’ennesimo foglio Excel.
Le prime reazioni dei proprietari e la sfida dei fogli di calcolo
Il quadro è quasi sempre molto simile: i proprietari aprono le loro decine, a volte centinaia, di fogli Excel e dopo un istante è chiaro che manca un quadro coerente dei progetti. I cronoprogrammi si trovano in un file, i preventivi in un altro, e i report di cantiere arrivano in ritardo o in forma incompleta. In momenti come questi si ripete spesso una frase: «Non so qual è lo stato reale del progetto…».
A quel punto mostro che il sistema di gestione per l’impresa edile può raccogliere tutte queste informazioni in un unico punto. Il primo avvio del sistema e una rapida panoramica sugli stati dei progetti, sui costi e sul tempo di lavoro delle squadre provocano quasi sempre una reazione simile: «Non sapevo che si potessero avere tanti dati in un unico posto».
È il momento in cui si vede chiaramente che la resistenza iniziale al cambiamento comincia a lasciare il posto alla curiosità e a un interesse reale.
Misurare e registrare il tempo di lavoro, ordine al posto del caos
In cantiere si usano ancora spesso fogli presenza cartacei, appunti sciolti e telefonate per chiedere quante ore sono state lavorate. I proprietari di aziende ammettono che in condizioni simili è difficile verificare in modo univoco il tempo di lavoro effettivo delle squadre. Nel corso delle conversazioni compare molto spesso una preoccupazione, sempre la stessa: «I report saranno incompleti e non si saprà chi ha lavorato quanto».
La differenza si vede quasi immediatamente, quando i dipendenti iniziano a usare l’app mobile per i dipendenti sul campo di Contractors.es. Le ore di lavoro finiscono direttamente nel sistema, vengono assegnate a progetti concreti e sono sempre aggiornate. I proprietari ottengono un quadro completo e coerente del lavoro delle squadre, e la registrazione delle ore smette di essere una fonte di incertezza. Il caos lascia il posto all’ordine e le decisioni cominciano a poggiare su dati affidabili, non su supposizioni.
Pianificare il lavoro, fine del caos nei cronoprogrammi
L’annuncio di un miglioramento reale nella pianificazione del lavoro incontra spesso uno scetticismo moderato. I proprietari di imprese edili ammettono che nei fogli Excel è difficile capire rapidamente quale squadra è disponibile, chi può iniziare il progetto successivo e quali modifiche sono già state introdotte. Ogni correzione significa un’altra versione dei file e un ulteriore livello di stress.
Il cambiamento avviene nel momento in cui si comincia a lavorare con il sistema Contractors.es. Al posto di fogli di calcolo su più pagine compare un pianificatore di progetti e squadre chiaro e interattivo. In un’unica vista sono visibili le assegnazioni dei dipendenti, i termini di consegna e la disponibilità delle squadre, il che semplifica notevolmente le decisioni organizzative quotidiane.
Trasferire i dati, non è così complicato
Nella pratica si scopre molto in fretta che il trasferimento dei dati non è né così complicato né così lento come all’inizio credono i proprietari. L’importazione dei fogli in Contractors.es e l’assegnazione automatica dei dati a progetti, squadre e budget provocano quasi sempre una reazione simile: prima lo stupore, poco dopo un sollievo evidente. Scopri di più su se implementare un sistema in un’impresa edile comporta un cambiamento delle abitudini.
La conclusione più importante che emerge al termine di ogni implementazione è sempre la stessa: il cambiamento non significa perdita di controllo. Al contrario, l’ordine nei progetti e la conoscenza completa dello stato dell’azienda compaiono più in fretta di quanto chiunque si aspettasse.
Nel momento in cui Excel smette di essere lo strumento principale di gestione e tutte le informazioni diventano disponibili in un unico sistema coerente, il lavoro quotidiano di un’impresa edile comincia ad avere un aspetto completamente diverso.
In base all’esperienza - Beata Bukowska, specialista nelle implementazioni di Contractors.es
