Czym jest obieg dokumentów w firmie? Weźmy przykład wyceny i zakupu jakiegokolwiek produktu:
- osoba odpowiedzialna za zakupy wyszukuje produkty zgodne z wstępnymi wymogami
- zbieramy wyceny, oferty lub po prostu ceny tych produktów
- w tym momencie osoba mająca wiedzę techniczną powinna zweryfikować czy produkty z zebranych ofert faktycznie spełniają wymagania
- czasem szef lub ktoś inny musi zatwierdzić ostatecznie zakup
- składane jest zamówienie, które musi zostać opłacone przez księgowość lub szefa na podstawie faktury pro-forma lub ostatecznej
W powyższą procedurę zaangażowanych jest kilka osób. Jeżeli procedura ta jest wykonywana bez udziału systemu informatycznego to może dojść do pomyłek i opóźnień. Dlatego też w Contractors – Enterprise System wprowadziliśmy system akceptacji dokumentów którego kroki są dowolnie konfigurowalne. Można wprowadzić wiele kategorii (np. zakup sprzętu, zawieranie umów) z różnymi krokami. Oprócz tego można podpinać dokumenty pod konkretne rekordy w systemie, czyli np. fakturę za zakup materiałów można podpiąć pod ten zakup, tak aby zachować porządek i łatwo odnaleźć interesujący nas dokument.