Statybos įmonėse momentas, kai projektas pereina į “vykdomo” etapą, yra tas, kada teorija susitinka su praktika. Prasideda grafikas, o medžiagos turi atvykti būtent tada, kai reikia.
Dažniausias iššūkis? Aiškaus bendravimo tarp projekto vadovo, sandėlio ir statybvietės trūkumas.
Su Contractors.es šis procesas organizuojamas žingsnis po žingsnio.
1 žingsnis: Užklausos pagal sąmatą
Projekto vadovas, vadovaudamasis patvirtinta sąmata, pateikia medžiagų užklausą konkrečiam darbų etapui, pavyzdžiui, pirmajam projekto etapui.
Tai labai svarbu, nes:
- užklausa tiesiogiai susieta su biudžetu,
- medžiagos priskiriamos projektui nuo pradžių,
- įmonė palaiko biudžeto kontrolę pačioje pristatymo proceso pradžioje.
Toks požiūris sumažina atsitiktinių ar nesusijusių užsakymų riziką.
2 žingsnis: Sandėlio tvarkymas - perkėlimas ar tiesioginis užsakymas
Kai užklausa pateikta, sandėlis priima operacinį sprendimą:
- Jei medžiagų yra pagrindiniame sandėlyje, ji perkeliama į projektą.
- Jei atsargų nepakanka, pateikiamas užsakymas su tiesioginiu pristatymu į statybvietę.
Sistema automatiškai:
- atnaujina atsargų lygius,
- įrašo operacijų istoriją,
- priskiria sąnaudas teisingam projektui.
Kiekviena operacija registruojama, užtikrinant pilną medžiagų atsekamumą - nuo šaltinio iki paskirties vietos.
3 žingsnis: Medžiagų priėmimas objekte
Pristatymo metu brigadininkas:
- priima užsakymą sistemoje,
- įkelia pristatymo lapą tiesiai iš statybvietės.
Privalumai:
- dokumentai prieinami realiuoju laiku,
- nereikia rankiniu būdu perduoti į biurą,
- projekte atsispindi faktinės, atnaujintos sąnaudos.
Tai pašalina vėlavimus ir sumažina apskaitos klaidų riziką.
4 žingsnis: Medžiagų trūkumai ir sąmatoje nenumatytos prekės
Statyba retai vyksta tiksliai pagal planą. Kartais:
- objekte trūksta medžiagų,
- reikia papildomos įrangos,
- atsiranda prekių, kurios nebuvo įtrauktos į pradinę sąmatą.
Tokiais atvejais darbuotojai gali pateikti užklausą tiesiai iš objekto.
Kai ji patvirtinama:
- sąnaudos automatiškai pridedamos prie projekto,
- atsispindi kaip faktinės išlaidos,
- projekto biudžetas atnaujinamas nedelsiant.
Tai užtikrina, kad papildomos išlaidos tampa kontroliuojamo proceso dalimi, o ne “išnyksta” popieriuose.
5 žingsnis: Medžiagų kokybės kontrolė - medžiagų informacinės užklausos
Pristatyta medžiaga ne visada iš karto tinkama naudoti. Projekto vadovui gali prireikti patvirtinti:
- ar medžiaga atitinka techninius reikalavimus,
- ar ji atitinka projektą,
- ar ją galima patvirtinti naudoti.
Su Contractors.es galima pateikti medžiagų informacinę užklausą gamintojui.
Šis procesas:
- dokumentuoja užklausą,
- archyvuoja atsakymus,
- apsaugo įmonę teisiškai ir techniškai.
Tai labai svarbu kokybės kontrolei ir galimiems patikrinimams ar pretenzijoms.
6 žingsnis: Projekto pakeitimai ir papildomos sąnaudos kontroliuojamos
Kiekvienas projekto pakeitimas:
- pereina per patvirtinimo procesą,
- priskiriamas konkrečiam projektui,
- turi susijusias papildomas sąnaudas.
Sistema seka sąnaudas, neįtrauktas į pradinę sąmatą, leidžiant įmonei analizuoti:
- pakeitimų apimtį,
- jų poveikį pelningumui,
- ar reikia iš naujo derėtis su klientu.
Užuot biudžeto viršijimus atradus pabaigoje, vadovybė juos mato realiuoju laiku.
Kodėl šis procesas svarbus
Daugelyje statybos įmonių:
- užklausos tvarkomos atskirai nuo biudžetų,
- pristatymo dokumentai į biurą patenka pavėluotai,
- papildomos sąnaudos fiksuojamos tik galutinio atsiskaitymo metu,
- projekto pakeitimai neturi formalios patvirtinimo procedūros.
Tai sukelia informacijos chaosą ir maržos kontrolės praradimą.
Su Contractors.es sandėlio operacijos, užklausos, pristatymai, projekto pakeitimai ir papildomos sąnaudos yra vientisos, integruotos projektų valdymo sistemos dalis.
Rezultatas:
- pilnas medžiagų atsekamumas,
- realaus laiko įžvalga apie faktines sąnaudas,
- projekto pakeitimų kontrolė,
- stipresnis formalus atitikimas,
- projekto pelningumo apsauga.
Santrauka
Statybos logistika - tai ne tik medžiagų perkėlimas. Tai vienu metu vykstantis finansinis, operacinis ir formalus procesas.
Jo organizavimas vienoje sistemoje duoda:
- mažiau nekontroliuojamų sąnaudų,
- mažiau vėlavimų,
- daugiau skaidrumo,
- labiau nuspėjamus finansinius rezultatus.
Štai kodėl užklausų, pristatymų, kokybės kontrolės ir projekto pakeitimų valdymas vienoje sistemoje nebėra pasirinkimas - tai šiuolaikinės statybos įmonės valdymo standartas.
