W zarządzaniu firmą budowlaną coraz częściej widać zjawisko, które jeszcze kilka lat temu było mniej zauważalne. Teoretycznie istnieje jeden projekt i jeden wspólny cel, ale w praktyce ten sam projekt funkcjonuje w kilku równoległych wersjach.
Jedna powstaje w biurze w systemie do zarządzania firmą budowlaną lub arkuszach Excel. Druga żyje na budowie, w bieżących decyzjach i realnych warunkach. Trzecia – mniej formalna, ale często najbardziej aktualna – istnieje w głowach osób podejmujących decyzje operacyjne.
To powoduje, że nawet dobrze zorganizowana firma budowlana zaczyna działać na różnych interpretacjach tej samej inwestycji.
Dwa różne obrazy tej samej inwestycji w systemie zarządzania budową
W biurze, gdzie funkcjonuje system dla firm budowlanych lub oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi, projekt widziany jest przez pryzmat:
- harmonogramów,
- budżetów,
- umów,
- założeń kosztorysowych,
- raportów i analiz.
To uporządkowany obraz inwestycji, który jest podstawą zarządzania firmą budowlaną od strony strategicznej.
Na budowie sytuacja wygląda inaczej. Kierownik budowy i zespoły wykonawcze pracują w środowisku zmiennym, gdzie kluczowe są:
- aktualne warunki terenowe,
- dostępność materiałów,
- decyzje podejmowane „tu i teraz”,
- zmiany wynikające z realiów wykonawczych.
W efekcie system do zarządzania budową w biurze pokazuje jedno, a rzeczywistość operacyjna wymusza inne działania.
Skąd biorą się problemy w zarządzaniu firmą budowlaną?
W praktyce nieporozumienia w firmach budowlanych powtarzają się w podobnych sytuacjach:
- „na budowie już to wykonano”
- „ta zmiana nie została uwzględniona w systemie”
- „harmonogram w oprogramowaniu budowlanym pokazuje coś innego”
Każda ze stron działa logicznie, ale opiera się na innym źródle informacji. To klasyczny problem w zarządzaniu projektami budowlanymi, gdy dane nie są spójne i aktualne w jednym systemie dla firm budowlanych.
Gdy system dla firm budowlanych nie jest jednym źródłem prawdy
Jeśli zmiany, decyzje i aktualizacje są rozproszone między biurem, budową i różnymi narzędziami, firma budowlana przestaje operować na jednym obrazie projektu.
W praktyce oznacza to, że:
- harmonogram traci aktualność,
- koszty przestają być spójne z rzeczywistością,
- odpowiedzialności się rozmywają,
- komunikacja między biurem a budową się wydłuża.
Z perspektywy zarządzania firmą budowlaną projekt przestaje być jednym procesem. Staje się zbiorem równoległych wersji rzeczywistości, które trudno kontrolować nawet przy użyciu zaawansowanego systemu ERP dla budownictwa.
Efektywność nie ginie na budowie, tylko w informacji
Wbrew pozorom największe straty w firmach budowlanych nie wynikają z samej realizacji robót. Najczęściej powstają na etapie przepływu informacji między:
- biurem,
- kierownikiem projektu,
- zespołem wykonawczym.
Dlatego nowoczesne systemy dla firm budowlanych coraz częściej koncentrują się nie tylko na planowaniu, ale na zapewnieniu jednego, aktualnego źródła danych o projekcie.
Czy to stały problem w branży budowlanej?
Pytanie, które coraz częściej pojawia się w kontekście cyfryzacji i oprogramowania dla firm budowlanych, brzmi:
czy rozbieżność między biurem a budową to naturalny element branży, czy coś, co można realnie uporządkować dzięki lepszemu zarządzaniu firmą budowlaną i odpowiednim systemom IT?
Coraz więcej firm dochodzi do wniosku, że klucz nie leży w większej liczbie raportów, ale w jednym, spójnym systemie do zarządzania projektami budowlanymi, który łączy biuro i budowę w czasie rzeczywistym.