W trakcie wdrożeń Contractors.es zauważyłam pewien powtarzający się motyw, który z czasem stał się niemal klasykiem. Na samym początku właściciele firm budowlanych często uśmiechają się nerwowo, gdy słyszą, że mowa o zarządzaniu firmą bez Excela.
„Przeniesienie tych tabel zajmie wieczność…” – mówią. I trudno się temu dziwić – kilkadziesiąt projektów, setki godzin pracy i ogromna ilość danych do uporządkowania.Ten schemat pojawia się niemal przy każdym wdrożeniu, jeszcze zanim rozpocznie się jakiekolwiek realne działanie.
Zazwyczaj dopiero po dłuższej rozmowie okazuje się, że źródłem tych obaw nie jest sama technologia, lecz lęk przed zmianą i utratą kontroli nad danymi, które przez lata były zapisywane w arkuszach. Właśnie wtedy zaczyna się właściwa rozmowa – o tym, co można zyskać, gdy oprogramowanie dla firm budowlanych zaczyna realnie wspierać zarządzanie firmą, zamiast kolejnych plików Excela.
Pierwsze reakcje właścicieli i wyzwania z arkuszami
Najczęściej wygląda to bardzo podobnie: właściciele otwierają swoje dziesiątki, a czasem setki arkuszy Excela i już po chwili widać, że brakuje im spójnego obrazu projektów. Harmonogramy znajdują się w jednym pliku, kosztorysy w kolejnym, a raporty z budowy docierają z opóźnieniem lub w niepełnej formie.
W takich momentach często pada jedno zdanie:
„Nie wiem, gdzie jest prawdziwy stan projektu…”.
Wtedy pokazuję, że system do zarządzania firmą budowlaną może zebrać wszystkie te informacje w jednym miejscu. Pierwsze uruchomienie systemu i szybki podgląd statusów projektów, kosztów oraz czasu pracy brygad niemal zawsze wywołują podobną reakcję:
„Nie wiedziałem, że można mieć tyle danych w jednym miejscu”.
To moment, w którym wyraźnie widać, że początkowy opór przed zmianą zaczyna ustępować miejsca ciekawości i realnemu zainteresowaniu.
Mierzenie i rozliczanie czasu pracy – porządek zamiast chaosu
Na budowach wciąż często funkcjonują papierowe listy obecności, luźne notatki i telefony z pytaniami o przepracowane godziny. Właściciele firm przyznają, że w takich warunkach trudno jest jednoznacznie zweryfikować rzeczywisty czas pracy zespołów.
W trakcie rozmów bardzo często pojawia się jedna, powtarzalna obawa:
„Raporty będą niekompletne i nie będzie wiadomo, kto ile faktycznie pracował.”
Różnica staje się widoczna niemal natychmiast, gdy pracownicy zaczynają korzystać z aplikacji mobilnej dla pracowników terenowych w Contractors.es. Godziny pracy trafiają bezpośrednio do systemu, są przypisane do konkretnych projektów i zawsze aktualne. Właściciele zyskują pełny, spójny obraz pracy zespołów, a rozliczanie czasu przestaje być źródłem niepewności.
Chaos ustępuje miejsca porządkowi, a decyzje zaczynają opierać się na rzetelnych danych, a nie domysłach.
Planowanie pracy – koniec chaosu w harmonogramach
Zapowiedź realnej poprawy w planowaniu pracy często spotyka się z umiarkowanym sceptycyzmem. Właściciele firm budowlanych przyznają, że w arkuszach Excela trudno szybko określić, który zespół jest dostępny, kto może rozpocząć kolejny projekt i jakie zmiany już zostały wprowadzone. Każda korekta oznacza kolejne wersje plików i dodatkowy stres.
Zmiana następuje w momencie rozpoczęcia pracy z systemem Contractors.es. Zamiast wielostronicowych arkuszy pojawia się czytelny, interaktywny planer projektów i zespołów. W jednym widoku widoczne są przypisania pracowników, terminy realizacji oraz dostępność brygad, co znacząco upraszcza codzienne decyzje organizacyjne.
Przenoszenie danych – nie taki diabeł straszny
W praktyce bardzo szybko okazuje się, że przeniesienie danych nie jest ani tak skomplikowane, ani tak czasochłonne, jak początkowo zakładają właściciele firm. Import arkuszy do Contractors.es oraz automatyczne przypisanie danych do projektów, zespołów i budżetów niemal zawsze wywołuje podobną reakcję – najpierw zaskoczenie, a chwilę później wyraźną ulgę.
Najważniejszy wniosek, jaki pojawia się po zakończeniu wdrożenia, jest zawsze podobny: zmiana nie oznacza utraty kontroli. Wręcz przeciwnie – porządek w projektach i pełna wiedza o stanie firmy pojawiają się szybciej, niż ktokolwiek się spodziewał.
W momencie, gdy Excel przestaje być głównym narzędziem zarządzania, a wszystkie informacje stają się dostępne w jednym, spójnym systemie, codzienna praca firmy budowlanej zaczyna wyglądać zupełnie inaczej.
Na podstawie doświadczeń – Beata Bukowska, specjalista ds. wdrożeń Contractors.es